- Archivserver der Universität Erfurt
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- Archivserver der Universität Erfurt
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Universitäts- und Forschungsbibliothkek Erfurt/Gotha
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| Jahresbericht 1999 - 2000 (Teil 2) / (Teil 1) |
| Erfurt 2001 |
4. Benutzung
4.1 Universitätsbibliothek Erfurt
4.1.1 Benutzung vor Bezug des Neubaus
4.1.2 Benutzungsbetrieb im Neubau
4.1.3 Information, Lesesaal und Mediothek
4.1.4 Ausleihe
4.1.5 Fernleihe
4.2 Forschungsbibliothek Gotha
4.2.1 Schriftliche Auskünfte
4.2.2 Ausstellungen mit Leihgaben
5. EDV und Neue Medien
5.1 Universitätsbibliothek Erfurt
5.1.1 EDV
5.1.2 Neue Medien
5.2 Forschungsbibliothek Gotha
6. Benutzerschulung und Öffentlichkeitsarbeit
6.1 Universitätsbibliothek Erfurt
6.1.1 Benutzerschulung
6.1.2 Öffentlichkeitsarbeit
6.2 Forschungsbibliothek Gotha
6.2.1 Führungen
6.2.2 Schülerprogramm
6.2.3 Tagungen
6.2.4 Ausstellung
6.2.5 Veröffentlichungen
7. Personal und Organisation
7.1 Universitätsbibliothek Erfurt
7.2 Forschungsbibliothek Gotha
7.3 Mitarbeiterinnen in Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen
7.4 Aus- und Fortbildung der Mitarbeiterinnen
8. Chronik
9. Verzeichnis der Abkürzungen
4.1 Universitätsbibliothek Erfurt
4.1.1 Benutzung vor Bezug des Neubaus
Die Zeit von Januar 1999 bis August 2000 war in der Benutzungsabteilung erstens geprägt durch die schrittweise vollzogene Übernahme und Reorganisation von Benutzungsfunktionen der PH-Bibliothek sowie den Aufbau weiterer Sachgebiete. Zum zweiten konzentrierten sich die Arbeiten auf den weiteren Auf- und Ausbau bibliothekarischer Basisdienstleistungen. Drittens mussten zahlreiche Kolleginnen in neue Aufgabenbereiche eingearbeitet werden. Und viertens galt es, alle erforderlichen Vorbereitungen für den Umzug in den Bibliotheksneubau zu treffen.
Integration, Reorganisation und Aufbau neuer Sachgebiete
Integriert und organisatorisch restrukturiert wurden ab Januar 1999 die Freihandausleihe sowie der Monographien- und der Zeitschriftenlesesaal der PHB. Mit der Übernahme dieser Benutzungsfunktionen gelang unter hohem Zeitdruck die Weiterentwicklung der Arbeitsstrukturen in den vier Sachgebieten Ausleihe, Fernleihe, Information und Lesesaal. Diese wurden im Hinblick auf die künftigen Anforderungen im Neubau aufgebaut bzw. neu gestaltet.
So konnte die konventionell arbeitende Freihandausleihe bereits im Februar 1999 elektronisch über PICA-OUS und ab Frühjahr 2000 mit Selbstverbuchung betrieben werden. Aufgrund der arbeitsintensiven Bereinigung der verschiedenen Kataloge und Ausleihkarteien der ehemaligen Zentral-, Freihand- und Kunstbibliothek der PHB konnte die konventionelle Ausleihe allerdings erst zum 31. März 2000 endgültig geschlossen werden.
Von Grunde auf neu aufgebaut werden musste das Sachgebiet Information mit all seinen technischen, organisatorischen und bibliothekarischen Voraussetzungen und Dienstleistungsfunktionen. Hierzu gehörten die Einrichtung einer Informationstheke, die Entwicklung aller Geschäftsgänge, der Aufbau konventioneller und elektronischer Auskunftsapparate, die Gestaltung von Datenbankbeschreibungen und -hilfetexten, die Organisation von Thekendiensten und Bibliotheksführungen, die Einrichtung des Signierdienstes, die Weiterentwicklung von Informationsmaterialien, Formularen und Serviceseiten im Internet etc.
Mit der Übernahme des Monographien- und Zeitschriftenlesesaals der PHB konnte auch das neu aufzubauende Sachgebiet Lesesaal seine Arbeit aufnehmen. Hierbei standen neben der Ausarbeitung von Geschäftsgängen z.B. die Bereitstellung von Semesterapparaten, die Neuorganisation der Zeitschriftenauslagen sowie die Verwaltung der künftigen Schließfachanlagen und Carrels im Vordergrund.
Insbesondere die vielfältigen praktischen Erfahrungen dieser Zeit vor Bezug des Neubaus halfen dabei, die künftigen Funktionsprofile für Benutzer-PC festzulegen, das Kopier- und Druckerwesen neu zu organisieren und bei den Vorbereitungen für das Leit- und Orientierungssystem mitzuwirken.
Ausbau von Basisdienstleistungen
Bis zum Einzug in den Neubau und darüber hinaus wurde das Dienstleistungsprofil der Bibliothek sukzessive ausgebaut. Außer der Verlängerung der Öffnungs- und Servicezeiten um bis zu zwei Stunden täglich ab Oktober 1999 kamen folgende Angebote hinzu:
Mit der Verbreiterung des Dienstleistungsangebotes wurde nicht nur eine Verbesserung der Informationsversorgung für Universität und Pädagogische Hochschule erreicht, sondern es gelang darüber hinaus, die organisatorischen Voraussetzungen für die Betriebsaufnahme im Neubau zu schaffen, die bibliothekarischen Arbeitsprozesse zu optimieren und die Mitarbeiterinnen für die Betriebsaufnahme im Neubau zu qualifizieren.
Mitarbeiterqualifikation
Über 20 Mitarbeiterinnen mussten in ihre neuen Aufgabenfelder in der Benutzung eingearbeitet werden. Die Mitarbeiterqualifizierung beinhaltete dabei nicht nur eine allgemeine Einführung in die Organisations- und Arbeitsstrukturen aller Servicebereiche der Benutzung. Sie zielte im Sachgebiet Ausleihe insbesondere auf die elektronische Ausleihverwaltung, in der Fernleihe auf die OUS-gestützte Verwaltung der passiven Fernleihe, im Sachgebiet Information auf die allgemeine, bibliographische und Sach-Information, den Signierdienst und die Durchführung von Benutzerführungen sowie im Lesesaal/ Mediothek auf die bestandsbezogene Auskunft und den Umgang mit einer Vielzahl technischer Geräte.
4.1.2 Benutzungsbetrieb im Neubau
Die Aufnahme des Benutzungsbetriebes verlief planmäßig. Dies war besonders erfreulich, da es unter gänzlich neuen technischen, baulichen und organisatorischen Gegebenheiten galt, das nun wesentlich erweiterte Dienstleistungsangebot zu realisieren:
Diese Neuerungen gingen einher mit zahlreichen Strukturveränderungen. Organisatorisch wurden beispielsweise die Mitarbeiterinnen der Bereiche Ausleihe, Clearingstelle, Kasse, Magazin- und Buchordnungsdienst sowie Kontrolltheke in einem einzigen Sachgebiet zusammengeführt. Im Sachgebiet Information galt es zwei Informationstheken, im Sachgebiet Lesesaal drei weit auseinanderliegende Auskunftstheken zu besetzen. Schichtdienste mussten auf alle Mitarbeiterinnen in den Benutzungsbereichen ausgeweitet werden. Neu entstandene Arbeitsfelder wie etwa die zentrale Eingangs- und Ausgangskontrolle, das Informationszentrum oder die Mediothek galt es zu organisieren. Dass unter den veränderten räumlichen und technischen Arbeits- und Benutzungsbedingungen darüber hinaus eine Vielzahl bestehender Arbeitsabläufe verändert, alle Geschäftsgangs- und Informationsmaterialien überarbeitet sowie alle Bücherregale und Zeitschriftenfächer im Lesesaal beschriftet werden mussten, sei nur am Rande erwähnt.
Im Rückblick kann festgehalten werden, dass die Betriebsaufnahme im Neubau erfolgreich vonstatten ging. Dennoch soll nicht verschwiegen werden, dass einige Probleme noch weiterer Klärung und Anstrengung bedürfen:
Die neue Bibliothek wurde mit ihrem differenzierten Benutzungsangebot von ihren Benutzern sehr gut und in schnell wachsendem Maße angenommen. Allein in den ersten 4 Monaten von September bis Dezember 2000 wurden nahezu 50.000 Besucher gezählt. Selbst in den Abendstunden zwischen 22 und 24 Uhr ist die Bibliothek gut besucht: täglich nutzen noch über 40 Benutzer die Bibliothek in den beiden letzten Öffnungsstunden.
4.1.3 Information, Lesesaal und Mediothek
Informationsvermittlung und Benutzerbetreuung findet im Neubau an fünf bzw. seit Oktober 2000 an vier Informations- und Lesesaaltheken statt. Vermittelt werden von hier aus entsprechend dem je besonderen Dienstleistungsprofil der Theken ein Medienbestand von insgesamt 580.000 Bänden sowie 1.700 laufend gehaltenen Zeitschriften und zahlreichen Nichtbuchmedien, ein breiter Bestand an Bibliographien, Nachschlagewerken und Datenbanken sowie die Nutzung einer Vielzahl von PC, technischer Geräte und spezieller Arbeitsräume. Darüber hinaus bietet die Information eine breite Palette von Serviceleistungen wie Recherche- und Signierdienst, Bibliotheksführungen, Vermittlung von Anschaffungswünschen, Kopier- und Fotoaufträgen, Bearbeitung von Beschwerden etc. an.
Mündliche Anfragen
Seit Eröffnung des Neubaus wurden statistische Daten über mündliche Anfragen an allen Informations- und Lesesaaltheken erhoben. Schon eine einfache Auszählung der Anfragen belegt den großen Bedarf an dieser Dienstleistung.
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Mündliche Anfragen |
Sept. bis Dez. 2000 |
|
Allgemeine Information (9-19 Uhr) |
9.137 |
|
Informationszentrum (10-16 Uhr) |
1.372 |
|
Lesesaal (10-24 Uhr) |
5.018 |
|
Mediothek (10-24 Uhr) |
769 |
Schriftliche Anfragen
Aufgrund der Aufbausituation wurde 1999 noch auf die genaue Erfassung schriftlicher Anfragen verzichtet. In 2000 wurden vom Informationsdienst 159 schriftliche Anfragen beantwortet, 335 Rechercheaufträge erledigt, 134 Anschaffungsvorschläge bearbeitet und 981 Fernleihbestellungen signiert.
Bibliotheksführungen
Ein besonders hoher Anstieg der Nachfrage ist seit Eröffnung des Neubaus bei den Bibliotheksführungen zu verzeichnen. Allein in diesen letzten 4 Monaten des Jahres 2000 wurden 192 Führungen für 1.814 Besucher realisiert.
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Jahr |
Anzahl Führungen |
Teilnehmer |
|
1999 |
56 |
621 |
|
2000 |
236 |
2.263 |
Semesterapparate
Auch der für das wissenschaftliche Personal der Hochschule angebotene Service, Semesterapparate für laufende Lehrveranstaltungen zusammenzustellen, trifft auf große Resonanz.
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Semester |
Anzahl Semesterapparate |
Anzahl Medien |
|
Sommer 1999 |
24 |
ca. 250 |
|
Winter 1999/2000 |
68 |
ca. 700 |
|
Sommer 2000 |
73 |
880 |
|
Winter 2000/2001 |
112 |
1.258 |
Benutzerentwicklung
Die Zahl angemeldeter Benutzer wuchs stetig und seit Eröffnung des Neubaus rapide an. Allein in den ersten vier Monaten nach Eröffnung wurden 2.964 Benutzer neu angemeldet, das sind durchschnittlich 741 Neuanmeldungen je Monat.
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Jahr |
Anzahl Benutzer |
davon: Studenten |
Mitarbeiter |
Externe |
|
1998 |
2.687 |
47,5 % |
8,0 % |
44,5 % |
|
1999 |
5.163 |
35,3 % |
12,9 % |
51,8 % |
|
2000 |
9.271 |
24,3 % |
9,6 % |
66,1 % |
Entwicklung der Ausleihen
Der Zuwachs an Ausleihen erklärt sich einerseits aus der durch die Entwicklung der Universität stark gestiegenen Nachfrage. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass mit dem Bezug des Neubaus für das Gros des ausleihbaren Bestandes eine Leihfrist von nur 7 Tagen eingeführt wurde, um entsprechend dem Bibliothekskonzept eine höhere Präsenz der Freihandbestände zu erreichen. Daraus erklären sich auch die hohen Zahlen für Verlängerungen bzw. Mahnungen und Erinnerungsschreiben.
|
Jahr |
Gesamtzahl Ausleihen |
davon Verlängerungen |
Mahnungen/ Erinnerungen |
Vormer-kungen |
|
1998 |
40.998 |
14.431 |
3.265 |
726 (1,8%) |
|
1999 |
207.288 |
96.194 |
17.223 |
4.505 (2,2%) |
|
2000 |
347.980 |
189.225 |
34.165 |
7.722 (2,2%) |
Erfreulich in diesem Zusammenhang sind nach wie vor die relativ niedrigen Werte für Vormerkungen, die für ein adäquates Verhältnis von Literaturangebot und -nachfrage sprechen.
Ausleihen je Nutzertyp
Die Zahl der Ausleihen verteilt sich auf die verschiedenen Nutzergruppen wie folgt:
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Jahr |
Studenten |
Mitarbeiter |
Externe |
Sonstige |
|
1999 |
55.010 (49,5%) |
19.536 (17,6%) |
21.790 (19,6%) |
14.758 |
|
2000 |
83.424 (52,6%) |
27.713 (17,5%) |
39.821 (25%) |
7.797 |
Handapparate
Die Zahl der Bände in Handapparaten von Hochschullehrern war aufgrund des Abbaus zeitlich befristet eingerichteter Institutsapparate rückläufig. Daran hat auch die im April 2000 erfolgte Ausweitung der Nutzungsberechtigung auf die Gruppe wissenschaftlicher Mitarbeiter relativ wenig geändert.
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Jahr |
Hochschul-lehrer |
Bände |
Wissenschaftliche Mitarbeiter |
Bände |
|
1999 |
103 |
10.099 |
– |
– |
|
2000 |
116 |
8.453 |
74 |
714 |
Clearingstelle
Die Aufgaben der Clearingstelle sind vielfältig. Hier erfolgen ausleihbegleitend zahlreiche ergänzende oder korrigierende Katalogarbeiten, um Medien z.B. durch Kurzkatalogisate oder durch Nachbearbeitung elektronisch ausleihbar zu machen, um Standortänderungen von Medien in Hand- oder Semesterapparate vornehmen zu können oder einen Nachweis über Bücher beim Buchbinder zu haben. Soweit es die steigende Arbeitsbelastung zuließ, wurden darüber hinaus auch Monographien katalogisiert.
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1999 |
2000 |
|
|
Kurzkatalogisate |
2.615 |
1.240 |
|
Nachbearbeitung |
7.960 |
3.346 |
|
Standortänderung |
8.001 |
8.019 |
|
Änderung Bandstatus |
362 |
2.272 |
|
Katalogisate |
2.079 |
748 |
Die Clearingstelle übernimmt auch die Nachforschung und Verwaltung von Medien, die beim ersten Zugriff an ihrem Standort im Regal nicht gefunden werden.
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1999 |
2000 |
|
|
Nichtgefundene Bände |
1.028 |
1.018 |
|
Nachforschungen |
1.409 |
2.171 |
Trotz erheblichen Suchaufwandes blieben in den Jahren 1999 und 2000 insgesamt 242 Bände vermisst. Auch wenn dies für eine Bibliothek mit großem Freihandbereich kein besonders hoher Wert sein mag, so gilt es hier durch laufende Revisionsarbeiten am Bestand in den nächsten Jahren einer weiteren Verschlechterung der Situation entgegenzuarbeiten.
Nehmende Fernleihe
Der Aufbau der Universität brachte der nehmenden Fernleihe nicht nur Bestellungen höheren Schwierigkeitsgrades, sondern vor allem hohe Zuwachsraten.
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Jahr |
Bestellungen |
positiv erledigte Bestellungen |
davon Kopien |
Anteil elektronische Bestellungen |
|
1999 |
4.722 |
ca. 4.227 (89,5%) |
1.022 (21,6%) |
3.967 |
|
2000 |
7.133 |
ca. 6.508 (91,2%) |
1.607 (24,7%) |
6.152 |
Gebende Fernleihe
Auch die nachfolgende Statistik zeigt, dass die UB ein zuverlässiger Leistungsträger im Leihverkehr geworden ist. Mit einer durchschnittlichen Bereitstellungszeit von weniger als 30 Stunden je Bestellung erfüllt die Bibliothek die Voraussetzungen für eine schnelle Dokumentenbereitstellung.
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Jahr |
Bestellungen |
positiv erledigt |
davon Kopien |
|
1999 |
10.581 |
8.750 (82,7 %) |
1.257 (11,9%) |
|
2000 |
13.477 |
11.336 (84,1%) |
1.416 (10,5%) |
Außer den 2.673 Kopieraufträgen aufgrund von Fernleihbestellungen wurden 1999 lokal 25 Kopieraufträge, in 2000 bereits 85 Kopieraufträge aufgegeben.
Seit Oktober 2000 erfolgt der Kopienaustausch im Rahmen der PICA-Fernleihe nach Möglichkeit elektronisch über die örtliche Ariel-Station. Durch diese Umstellung auf elektronischen Kopienversand können nicht nur Kosten im Kopierwesen und Versandkosten eingespart werden. Insbesondere die enorme Beschleunigung der Aufsatzlieferung ist ein positiver Begleiteffekt des elektronischen Kopienaustausches, von dem alle Benutzer der UB profitieren können.
Schnelllieferdienst GBV-direkt
Seit November 1999 wurden Vorbereitung für die Teilnahme an der elektronischen Dokumentlieferung via Ariel-Station angestellt. Aufgrund anderweitiger Arbeitsbelastungen gelang die Betriebsaufnahme dieses Dienstes allerdings erst im Dezember 2000. Seither stellt die UB über den Dokumentlieferdienst "GBV-direkt" Bücher und Aufsatzkopien im Normaldienst (72 Stunden Bearbeitungszeit) und im Eildienst (24 Stunden Bearbeitungszeit) kostenpflichtig zur Verfügung.
Die Vermittlung von Expresslieferbestellungen durch die UB ist weiter rückläufig. Waren es 1998 insgesamt 55 Bestellungen, wurde dieser Service 1999 noch 32mal und im Jahr 2000 nur noch 9mal genutzt. Diese Dienstleistung der Bibliothek verliert generell an Bedeutung, da Selbstbedienung bei der Nutzung von Expresslieferdiensten in der Zwischenzeit von den meisten Benutzern akzeptiert wird.
4.2 Forschungsbibliothek Gotha
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1999 |
2000 |
|
|
Entleihung (Ortsleihe und in das Lesezimmer) |
17.062 |
11.605 |
|
Eingetragene aktive Benutzer |
965 |
866 |
|
Aktive Fernleihen |
2.099 |
1.907 |
|
Lesezimmer-Benutzer |
2.800 |
2.276 |
Die Benutzungszahlen der Forschungsbibliothek weisen sehr große Schwankungen auf. Dies liegt an der Durchführung konkreter Projekte während des Berichtzeitraums: Die Recherchen der Mitarbeiter des von der Stadt Gotha geförderten ABM-Projektes der Urania e.V. zur Aufarbeitung der Gothaer Firmengeschichte wurde durch die FB unterstützt. Regelmäßig waren im Jahr 1999 dadurch über zwanzig ABM-Mitarbeiter dieses Projektes in der Bibliothek.
Die Mitarbeiter der von der DFG geförderten Gerhardina-Forschungsstelle (Heidelberg) arbeiteten zur Rekonstruktion der Bibliotheca Gerhardina (Sammlung der Bibliothek der Jenenser Theologen Johann und Johann Ernst Gerhard, welche von Herzog Friedrich I. für die Gothaer Bibliothek erworben wurde) überwiegend mit den Beständen und in den Räumen der Forschungsbibliothek. Im Rahmen eines Projektes des Lehrstuhles für Ostasiatische Geschichte der Universität Erfurt wurde 1999 ein Verzeichnis von ostasienbezogener Literatur der FB Gotha erstellt.
Wie immer bildete das Erteilen von schriftlichen Auskünften zu den Beständen der Forschungsbibliothek eine der umfangreichsten Aufgaben der Handschriften- und der Druckschriftenabteilung. Durch die Leiterin der Handschriftenabteilung wurden im Jahr 1999 in 293 Briefen Auskünfte zur 957 Handschriften gegeben, im Jahr 2000 in 276 Briefen Auskünfte zu 469 Handschriften.
Von der Druckschriftenabteilung wurden 1999 504 Auskünfte mit 1919 Titelmeldungen erteilt, 2000 waren es 481 Auskünfte mit 1309 Titelmeldungen.
4.2.2 Ausstellungen mit Leihgaben
Die FB Gotha wird in steigendem Umfang um Leihgaben für Ausstellungen ersucht. Deshalb wurde 1999 ein Fragebogen (konservatorische Rahmendaten) für Antragsteller und die "Bedingungen für die Überlassung von Leihgaben von besonderem Wert" entwickelt. Letztere werden Bestandteil der gleichfalls neu entwickelten Vertragsunterlagen, jedoch den Leihnehmern bereits im Vorfeld zur Verfügung gestellt.
1999 wurden 8 Leihverträge mit insgesamt 63 Leihgaben abgeschlossen. Mit Handschriften oder alten Drucken wurden u.a. folgende Ausstellungen unterstützt:
2000 kamen 4 Leihverträge mit insgesamt 40 Leihgaben zustande. Handschriften bzw. alte Drucke wurden u.a. für folgende Ausstellungen zur Verfügung gestellt:
5.1 Universitätsbibliothek Erfurt
Die Arbeit der Bibliotheks-EDV konzentrierte sich im Berichtszeitraum auf 3 Schwerpunkte:
Einen größeren Umfang hatte die Bereinigung der Serverstruktur. Es gab Anfang 1999 vier veraltete Novell-3- bzw. -4-Server der UB bzw. der PHB. Diese 4 Server wurden schrittweise durch den modernen Novell-5-Server UBSERV01 (IBM Netfinity 5500) ersetzt.
Der Datenbankserver DEC Digital 2100 des lokalen PICA-Bibliothekssystems wurde im Herbst 1999 ebenfalls durch einen modernen Server SUN Enterprise 450 ersetzt. Schwerpunkt der inhaltlichen Arbeit am PICA-System war die Implementierung einer Etatkontrolle für die Literaturerwerbung, die Umstellung der Bibliotheksstatistik über das PICA-ACQ sowie der Anschluss weiterer Bibliotheken an das Lokale System (Fachhochschule Nordhausen, Vorbereitungsarbeiten für die Integration von 16 Behördenbibliotheken).
Da die 1998 angeschaffte CD-ROM-Serverkombination (CD-ROM-Server 1) ihrer Kapazitätsgrenze nahe kam, wurde Ende 1999 ein zweiter CD-ROM-Server erworben (Hardware IBM Netfinity 5500, Betriebssysteme Windows NT/ Terminalserver/Citrix MetaFrame mit der CD-ROM-Software UltraNet 2000, CD-ROM-Server 2)
Das Programm zum Prüfen der PICA-Katalogisate (s.a. 3.1.2.) wurde wesentlich weiterentwickelt.
Im Februar 2000 wurden die Vorgaben der Haushaltsunterlage (HU-Gerät) in einem Leistungsverzeichnis sowohl für die EDV-Technik als auch für die AV-Technik (Mikroformentechnik, Präsentationstechnik, Technik für die Medien-Carrels) präzisiert und an das Staatsbauamt Erfurt übergeben. Dieses Leistungsverzeichnis entstand in enger Zusammenarbeit der EDV-Abteilung und Abteilung Neue Medien der UFB, des Rechenzentrums und Audiovisuellen Medienzentrums.
Von den beiden Abteilungen EDV und Neue Medien wurden umfangreiche Zuarbeiten für die Planungen der Umzugslogistik geleistet.
Ab Mai 2000 war die Netzinfrastruktur im Neubau funktionsfähig und die ersten PC für die zu diesem Zeitpunkt schon im Neubau tätigen Mitarbeiterinnen des Magazins wurden in Betrieb genommen.
Anfang Juni 2000 begann die Auslieferung der Geräte (PC, Drucker, Scanner, AV-Geräte usw.) für den Neubau. Da in der 2. Junihälfte 2000 alle Mitarbeiterinnen (mit Ausnahme der meisten Mitarbeiterinnen der Benutzungsabteilung) der UFB in den Neubau einzogen, mussten die neu gelieferten PC innerhalb von ca. 2 Wochen betriebsfertig gemacht werden.
In den Monaten Juli und August 2000 wurden die EDV-Technik für die Öffentlichkeitsbereiche im Neubau und für die Mitarbeiterinnen der Benutzungsabteilung schrittweise installiert und in Betrieb genommen. Anfang Oktober 2000 fand als letzter Umzugsschritt der Umzug der Server der UFB aus dem Serverraum des Rechenzentrums in den Neubau der UB statt.
Im Herbst 2000 erfolgte die Umstellung der 1998 angeschafften CD-ROM-Serverkombination 1 von WinFrame auf MetaFrame bzw. die Umstellung von Windows NT-3.51-Server auf Windows TerminalServer 4.0 (verbunden mit einer Hardwareaufrüstung). Schließlich wurden im Dezember 2000 zur Erhöhung der Kapazität die Funktionen des CD-ROM-Servers 2 auf 2 Server IBM-Netfinity 5500 (CD-ROM- und Applikationsserver incl. Hardwareaufrüstung) verteilt.
Insgesamt wurde im Rahmen der Ersteinrichtung für den Neubau bis Ende 2000 die folgende EDV-Technik neu angeschafft: 166 PC, davon 23 Multi-Media-PC; 37 Drucker, davon 6 Netzdrucker; 3 Sun Ray 1-Terminals; 2 Infoterminals; 11 Touchreader; Serveraufrüstungen CD-Server 2 und Sun Enterprise 450.
Insgesamt waren Ende 2000 im Neubau die folgenden EDV-Geräte im Betrieb:
Das Jahr 1999 und die erste Hälfte des Jahres 2000 waren geprägt von den Planungen zum Bibliotheksneubau, der langsamen Entwicklung des Electronic Text Centers sowie der Normalisierung der Medienbearbeitung, dem Ausbau des Datenbankangebotes und der Internetpräsentation.
Mit Bezug des Neubaues erfolgte schrittweise die Ausstattung der Lesesaalbereiche mit Mikroformentechnik (Mikrofiche- und Filmlesegeräte, Readerprinter, Mikroformenscanner), die Inbetriebnahme des Vortragsraumes mit der Präsentationstechnik und der Mediensteuerung, die Inbetriebnahme der Medien-Carrels, sonstigen AV-Geräte und des PC-Netzes in der Mediothek.
Der Geschäftsgang für Nichtbuchmaterialien wurde in Vorbereitung des Neubaubezugs präzisiert bzw. geändert, so hinsichtlich der Bearbeitung von Mikroformen, Einführung eines Geschäftsganges für CD-ROM im Netz und Bearbeitung elektronischer Zeitschriften (in enger Kooperation mit der Zeitschriftenstelle bzw. letztere in der Zeitschriftenstelle).
Das Datenbankangebot wurde wesentlich ausgebaut. Mitte 1999 wurden ca. 60 CD-ROM-Titel über das Netz angeboten, Ende 2000 waren es über 100 CD-ROM- und Online-Datenbanken im universitären Netz. Einige CD-ROM-Angebote konnten durch Online-Datenbanken ersetzt und dadurch freiwerdende Arbeitskapazität anderweitig eingesetzt werden. 1999 wurde entschieden, dass sich die UFB am bundesweit renommierten Projekt Elektronische Zeitschriftenbibliothek Regensburg (EZB) beteiligt. Durch den Abschluss eines Vertrages mit JSTOR zum Jahresende 2000 wird die UFB die EZB auch um einige Titel bereichern (vgl. 3.1.1.).
Im Herbst 1999 wurde an der Universität eine einheitliche Präsentation im Internet eingeführt. Das bedeutete für die Bibliothek, alle Inhalte der eigenen Seiten kritisch zu überarbeiten und in das Layout der Universität einzubinden. Zu Beginn des Jahres 2000 entstand eine personell schwierige Situation, da zwei bewährte Mitarbeiterinnen nicht mehr zur Verfügung standen. Durch Schulung einer größeren Zahl von Mitarbeiterinnen in HTML wurde die Pflege und Erweiterung des Internetangebotes der Bibliothek auf mehrere Personen verteilt, und so konnte die Kontinuität der Web-Präsenz der Bibliothek gewahrt bleiben.
In Vorbereitung auf die Mediothek im Neubau wurde das Angebot lokal vorinstallierter CD-ROM-Datenbanken im damaligen Zeitschriftenlesesaal erweitert.
Im Berichtszeitraum gab es vielfältige Aktivitäten, in größerem Umfang elektronische Dokumente online anzubieten (Electronic Text Center). Als erster Schritt wurden die Webseiten des Text-ARchivs Gotha/ErfurT (TARGET) mit elektronischen Publikationen und einigen Dissertationen realisiert.
Das Projekt "Digitale Bibliothek Thüringen (DIBITH)", das in Zusammenarbeit der Thüringer Hochschulbibliotheken und Rechenzentren erarbeitet wurde, ist in der vorgelegten Form vom TMWFK nicht gefördert worden. Stattdessen wurde ein kleineres, an der Universität Jena zentriertes Projekt auf der Basis des IBM Content Managers (Digital Library) genehmigt. Über die in Jena angeschafften Hard- und Softwarebasis kann die Universität Erfurt künftig ihre elektronischen Daten einbringen und anbieten.
Mit dem Bezug des Neubaus wurden ab 01.07.2000 die Abteilungsstrukturen an der UFB reorganisiert. Die Aufgaben der bisherigen Abteilung Neue Medien in der Medienbearbeitung wurden in die Abteilung Buchbearbeitung integriert. Die Tätigkeiten in der Betreuung von Benutzern der Mediothek wurden Teil der Benutzungsabteilung. Die Aufgaben CD-ROM-Angebot und Internet, Electronic Text Center sowie die technische Betreuung von Mediothek und Vortragsraum wurden mit der Bibliotheks-EDV in der Abteilung "EDV und Elektronische Medien" zusammengefasst.
5.2 Forschungsbibliothek Gotha
Schwerpunkte im Berichtszeitraum waren die Um- und Ausbauarbeiten von sechs neuen Räumen im Erdgeschoss sowie die Modernisierung von drei Räumen in der ersten Etage. EDV-mäßig waren diese bislang nicht bzw. nur unzureichend und mit veralteter Technik erschlossen. Von der Stromversorgung über Datenkabel bis zu Patchfeldern und HUB wurde alles neu installiert. Die Räume in der ersten Etage und im EG wurden im 4. Quartal 2000 bezogen. Ebenfalls ein neues Büro wird die EDV-Abteilung beziehen. Das ehemalige Büro wird dann ausschließlich als Schalt- und Serverraum dienen. Ein weiterer Schalt- und Serverraum wurde im Erdgeschoss eingerichtet und mit Patchfeldern, HUB und einem neuen Netwareserver ausgestattet. Dieser Server unterstützt hauptsächlich die Fotostelle und zum größten Teil das Projekt VD17. Ebenfalls einbezogen in diese Umbaumaßnahmen ist die Fotostelle, die mit modernster Scanner- und Rechentechnik ausgerüstet wurde.
Die Arbeitsstelle VD17 wurde komplett umgebaut. An die Stelle von drei HP-Workstations traten eine HP-Workstation als Server für fünf PC, die als Doppelboot-PC wahlweise unter Windows 98 für z.B. PICA, als auch unter Linux für das Projekt VD17 eingesetzt werden können.
Im Zuge der Einrichtung von 12 Arbeitsplätzen für ein ABM-Projekt wurden auch mehrere andere Arbeitsplätze modernisiert und in den Arbeitsbedingungen verbessert. Dies erfolgte zum großen Teil mit Hilfe von Mobiliar und Technik der UB.
Ende des Jahres 2000 erfolgte die Umstellung des Internetzugangs der FB Gotha von B-Win auf G-Win und das Umschwenken der Router von der Fachhochschule Erfurt auf den Router der Universität Erfurt. Im Vorfeld dieser Umstellung erfolgte die Beschaffung und Inbetriebnahme von zwei SUN-Servern. Neben einem verbesserten Webzugang, Routing und erhöhter Netzwerksicherheit bietet die neue Serverlösung vor allem den Vorteil eines einfacheren, netzwerkweiten zentralen Backups.
6. Benutzerschulung und Öffentlichkeitsarbeit
6.1 Universitätsbibliothek Erfurt
Benutzerschulung ist ein Serviceangebot, das darauf ausgerichtet ist, Informationskompetenz zu vermitteln und zu erweitern.
In den Jahren 1999 und 2000 wurden insgesamt 173 Veranstaltungen durchgeführt, an denen insgesamt 2.050 Personen teilnahmen. Pro Veranstaltung haben im Durchschnitt 12 Personen teilgenommen.
Sämtliche Veranstaltungen waren dem Thema Literaturrecherche und Informationsbeschaffung verpflichtet. Es wurden Suchstrategien geübt und Arbeitstechniken vermittelt.
Im Einzelnen wurden Veranstaltungen zu folgenden thematischen Schwerpunkten realisiert:
Da die einzelnen Veranstaltungen modular geplant sind, konnten sie zu vielfältigen Kursreihen zusammengestellt werden. Zu diesen Kursreihen gehörten:
In der Vielfältigkeit der Veranstaltungen spiegelt sich die Heterogenität der Teilnehmer wieder. Die Zielgruppen der Benutzerschulung waren:
Im Jahre 2000 wurden erstmals Erfahrungen auf dem Gebiet des Seminarfach-Unterrichts für Gymnasiasten gesammelt. Die Schulungsgruppe führte 3 Veranstaltungen zu je 4 Stunden in Zusammenarbeit mit 3 Seminarfach-Lehrern des Albert-Einstein-Gymnasiums Erfurt durch.
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1999 |
2000 |
|
|
Anzahl Veranstaltungen |
86 |
87 |
|
Anzahl Teilnehmer |
902 |
1148 |
Tab. 1: Anzahl Veranstaltungen und Teilnehmer
|
1999 |
2000 |
|
|
Studierende |
596 |
754 |
|
Lehrende, wiss. und sonstige Mitarb. |
111 |
124 |
|
Wiss. Interessierte Bürgerinnen und Bürger |
195 |
270 |
|
Gesamt: |
902 |
1148 |
Tab. 2: Art der Teilnehmer
Was die Universitätsbibliothek im Jahr 2000 für viele Besucher besonders interessant machte, war der Neubau und die damit verbundene Ausweitung der Nutzungsmöglichkeiten, insbesondere der frei zugängliche Buchbestand von ca. 500.000 Bänden, die PC-Nutzung (auch Internet) und die großzügigen Öffnungszeiten.
Neben den laufenden Aktivitäten der internen und externen Öffentlichkeitsarbeit informierte die Universitätsbibliothek vor allem über ihre Angebote im Neubau.
Um das Gebäude einer breiteren Öffentlichkeit vorzustellen, veranstaltete die UB vier Wochen nach der Eröffnung am Samstag, den 23.09.2000 einen Tag der offenen Tür, bei dem ein interessiertes Publikum auch einige Blicke hinter die Kulissen werfen konnte. Es gab verschiedene Präsentationen im Vortragsraum, insbesondere zu elektronischen Medien. Führungen durch den Architekten, aber auch Führungen unter anderen Aspekten, u.a. eine Kinderführung, wurden halbstündlich angeboten und waren alle gut besucht. Außerdem gab es stündlich ein Quiz mit kniffligen Fragen rund um die Bibliothek, Jazz in der Cafeteria, Bratwurst auf dem Vorplatz und Spielangebote (nicht nur) für Kinder.
Die UB gab aus diesem Anlass ein Faltblatt mit den wichtigsten Informationen über die Bibliothek und ihre Nutzung heraus. Speziell zur Architektur des Gebäudes entstand kurz darauf in Zusammenarbeit des Architekturbüros Koch+Partner mit dem Freistaat Thüringen ein weiteres Faltblatt in größerem Format mit hochwertigen Fotos und einer Baubeschreibung.
Die feierliche Einweihung und Schlüsselübergabe des Bibliotheksneubaus fand am 3. November 2000 statt. Zahlreiche Gäste, allen voran Ministerpräsident Dr. Bernhard Vogel und die Ministerin für Wissenschaft, Forschung und Kunst, Prof. Dr. Dagmar Schipanski, gratulierten zu dem gelungenen Neubau. Den Festvortrag hielt Prof. Dr. K.-D. Lehmann (Präsident der Stiftung Preußischer Kulturbesitz).
Schon vor der Eröffnung wurde der Neubau zum Besuchsziel von Gästen der Universität, von bibliothekarischen Fachkollegen und Interessenten aller Art. Es gab zahlreiche Führungen unter verschiedensten Aspekten (Architektur, bibliothekarische Konzeption, praktische Details von Bau und Einrichtung, allgemeine Information).
Im Internet wurde während der gesamten Bauzeit durch aktuelle Fotos über den Stand der Baumaßnahme informiert.
Ein ausführlicher Artikel über den Neubau und die ersten Erfahrungen der Bibliothek mit dem neuen Gebäude erschien im Dezember in der Zeitschrift "Buch und Bibliothek" (BuB 12/2000).
6.2 Forschungsbibliothek Gotha
Aufgrund der Personalsituation können seit der Integration der Forschungsbibliothek in die Universität Erfurt keine regelmäßigen Einzelführungen mehr durchgeführt werden. Anfragen nach Gruppenführungen und Sonderveranstaltungen für Schulklassen werden dennoch stets realisiert, obgleich hierfür keine Werbung gemacht werden kann.
1999 fanden 34 Führungen mit 511 Teilnehmern, im Jahr 2000 28 Führungen mit 392 Teilnehmern statt. Insbesondere im Rahmen der Tagungen (s.u. 6.2.3.) wurden durch die Forschungsbibliothek Führungen angeboten, zum Teil mit interessenspezifischen Schwerpunkten.
1999 wurde u.a. im Rahmen der in Jena stattfindenden internationalen Byzantinistentagung eine Führung zu byzantinischen Handschriften (20.02.1999), eine Führung zu griechischen und reformatorischen Handschriften im Rahmen eines Pastoralkollegs in Tabarz (09.03.1999), ein "Handschriftenseminar" für den Leistungskurs Latein des Ernst-Abbe-Gymnasiums in Eisenach (15.03.1999) und eine Führung zu mittelalterlichen und reformatorischen Handschriften als Quellen zur Geschichte des Christentums in Thüringen für Prof. Koch aus Leipzig (04.06.1999) durchgeführt.
Für 2000 sind gesondert zu nennen eine Veranstaltung zu den Würzburger Handschriften, welche Ernst der Fromme im Dreißigjährigen Krieg nach Thüringen brachte für eine Gruppe Würzburger Regionalhistoriker (30.03.2000), eine "Handschriftenseminar" zu griechischen Handschriften mit Herrn Prof. Dr. Dummer, Frau Dr. Sode und Studenten der Friedrich-Schiller-Universität Jena (17.05.2000), ein "Handschriftenseminar" zu mittelhochdeutschen Handschriften mit Prof. Heinzle, Frau Prof. Bertelsmeier und mit Studenten der Universität Marburg (14.06.2000) sowie am 06.10.2000 eine Führung für Teilnehmer der in Gotha stattfindenden Jahrestagung der Gesellschaft für das Uhrmacherhandwerk (dazu Ausstellung mit Handschriften und Drucken des Gothaer Astronomen Peter Andreas Hansen).
1999 bis 2000 konnten für 30 Schulklassen im Rahmen des Seminarfaches Einführungen in die Literaturermittlung und Benutzung der Bibliothek sowie Führungen durch die Forschungsbibliothek realisiert werden. Die Klassen stammen aus dem Salza-Gymnasium (Bad Langensalza), Arnoldi-Schule (Gotha), Gymnasium Ernestinum (Gotha), Gymnasium Gleichensee (Ohrdruf) sowie der Salzmannschule (Schnepfental). Einige Schüler haben daraufhin die Bibliothek zur Erstellung ihrer Projektarbeiten genutzt.
Zusammen mit der internationalen Goethegesellschaft veranstaltete die Forschungsbibliothek vom 14.-18. Juli 1999 den "Gothaer Kongress der Europäischen Literarischen Gesellschaften" mit nahezu 100 Teilnehmern aus zahlreichen europäischen Ländern. Die FB steuerte hierzu eine Sonderausstellung mit Katalog "Europäische Literatur am Gothaer Fürstenhof" bei, welche auch über die Tagung hinaus gezeigt werden konnte.
Der Gothaer Hofbeamte Friedrich Melchior Grimm war als Diplomat in Paris tätig. Er befreundete sich hier mit Diderot und anderen Personen aus dem Kreis der Encyclopédie und publizierte mit dem handgeschriebenen Journal "Correspondance littéraire et critique" eine der wichtigsten Quellen zur Geschichte der Aufklärung in der zweiten Hälfte des 18. Jahrhunderts. Zahlreiche Texte Diderots sind beispielsweise ausschließlich in dieser handschriftlichen Form während des 18. Jahrhunderts publiziert worden. Die FB bewahrt das umfangreichste Manuskript dieser Zeitschrift. Ein Kreis von Romanisten aus verschiedensten europäischen Ländern unter Leitung von Prof. Dr. Ulla Kölving hat sich zusammengefunden, um eine krititsche Edition der Correspondance littéraire et critique zu erarbeiten. Die Forschungsbibliothek wirkt mit Leistungen im Bereich der Digitalisierung und Texterstellung mit. Partner sind das Centre international d’étude du XVIIIe siècle (Ferney-Voltaire) sowie das Forschungszentrum Europäische Aufklärung (Potsdam). Mit Unterstützung der DFG fand eine erste Tagung der Herausgeber mit 21 Teilnehmern vom 28.09.-01.10.2000 in der FB Gotha statt.
Für 23 Mitarbeiter des Verzeichnis deutscher Drucke des 17. Jahrhunderts veranstaltete die FB Gotha mit Unterstützung der DFG in der Zeit vom 14.-15.03.2000 eine Tagung zum Thema "Deutsche Drucke des 17. Jahrhunderts". Im Mittelpunkt standen bibliographische Fragen, insbesondere der Verzeichnung von Kleinschrifttum. Hierzu gab es Vorträge von Prof. Dr. Rudolf Lenz (Marburg), Dr. Hanspeter Marti (Enggi) und Dr. Ralph Georg Bogner (Heidelberg).
Zwischen dem 14. und 18.06.2001 veranstaltete die FB Gotha zusammen mit dem German Historical Institute Washington und mit Unterstützung des German Department of the University of Wisconsin (Madison) einen Sommerkurs für 9 amerikanische Doktoranden. Neben Einführung in das Archiv- und Bibliothekswesen, in Handschriftenkunde, Codicologie und Bibliographie wurden Besichtigungen verschiedenster Einrichtungen organisiert, welche auf zuvorkommende Weise zu einem Gelingen des Programms beigetragen haben (Herzogin Anna-Amalia Bibliothek Weimar; Goethe-Schiller-Archiv Weimar; Bundesbeauftragter für die Stasi-Unterlagen, Außenstelle Erfurt; Stadt- und Regionalbibliothek Erfurt, Abt. Sondersammlungen; Forschungsstelle für kirchliche Zeitgeschichte des Philosophisch-Theologischen Studiums Erfurt; Schlossmuseum Gotha). Die Resonanz dieser Veranstaltung führte dazu, dass auch in den Jahren 2001 und 2002 in Gotha ein Sommerkurs gemeinsam mit dem German Historical Institute durchgeführt wird.
Vom 14.07.-10.10.1999 veranstaltete die FB Gotha eine Ausstellung im Spiegelsaal der Forschungsbibliothek zum Thema "Europäische Literatur am Gothaer Fürstenhof". Die Ausstellung und der Katalog wurden von Herrn Dr. Wolfgang Ranke (Göttingen) konzipiert. Die Ausstellung erfreute sich mit 1.718 Besuchern einer für Gothaer Verhältnisse guten Resonanz.
1999: Europäische Literatur am Gothaer Fürstenhof: Katalog zur Sommerausstellung der Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha im Spiegelsaal auf Schloß Friedenstein Gotha 14.07.-10.10.1999 / bearb. von Wolfgang Ranke. – Gotha, 1999. - 106 S.: Ill. (Veröffentlichungen der Forschungsbibliothek Gotha; 37) (vgl. 6.2.4.)
2000: Wilhelm Pertsch: Orientalist und Bibliothekar; zum 100. Todestag / hrsg. von Hans Stein. - Gotha, 1999. – 145 S.: Ill. (Veröffentlichungen der Forschungsbibliothek Gotha ; 38)
Zum 100. Todestag des ehemaligen Gothaer Bibliotheksdirektors Wilhelm Pertsch (1832-1899) wurde durch den die orientalischen Handschriften der FB betreuenden Mitarbeiter eine Festschrift konzipiert und herausgegeben. Der thematisch vielfältige Sammelband würdigt Pertsch als Orientalisten und Bibliothekar und spiegelt seine verschiedenen Interessen wieder. Neben den Gothaer Autoren, die in enger Beziehung zur ehemaligen Wirkungsstätte des bedeutenden Gelehrten stehen, wirkten Wissenschaftler aus Jena, Berlin, Münster und Tübingen an dem Band mit.
7.1 Universitätsbibliothek Erfurt
Eine wichtige Aufgabe der Jahre 1999 und 2000 war die Planung und Umsetzung eines neuen Personal- und Organisationskonzepts der UB in Zusammenhang mit dem Bezug des Bibliotheksneubaus. So war die personelle Basis der Benutzungsabteilung erheblich auszuweiten, indem zahlreiche Mitarbeiterinnen für die neuen Dienstleistungen aus anderen Abteilungen – teilweise ganz, teils auf Mischarbeitsplätzen – für Benutzungsfunktionen umgesetzt wurden.
Parallel dazu musste die Abteilung Buchbearbeitung personell verkleinert, die Zahl der Teams von 5 auf 4 reduziert sowie die personelle und fachliche Zusammensetzung der Fachteams behutsam den neuen Anforderungen angepasst werden.
Im Hinblick auf den Neubau und den Abschluss der ersten Aufbauphase wurde die Organisationsstruktur der UB kritisch auf Möglichkeiten einer Zusammenarbeit fachlich eng benachbarter Abteilungen und mögliche Synergieeffekte überprüft. Dies führte zur Reduzierung der während des Aufbaus schrittweise entstandenen 6 Abteilungen auf nunmehr 3 Abteilungen.
Die Mitarbeitergespräche der Direktion mit den einzelnen Bibliotheksmitarbeiterinnen wurden fortgesetzt.
In beiden Jahren wurden gemeinsam von der Direktion mit den einzelnen Abteilungen Jahresziele erarbeitet, die jeweils schriftlich festgehalten wurden.
Seit Juli 1999 wurden für die geplante Übergabe der Sondersammlung der Stadt- und Regionalbibliothek Erfurt (Amploniana) an die UFB von den 86 Stellen der UB und 24 Stellen der FB insgesamt 5 Personalstellen freigehalten. Nachdem die Stadt im Frühjahr 2000 auf eine Stelle verzichtet hat, wurden bis heute 4 Stellen für diesen Zweck reserviert.
1999
In Zusammenhang mit der Integration der FB Gotha wurde ein Fachreferent der UB zunächst im Juli 1999 kommissarisch und zum 01.09.1999 auch formell zum Leiter der FB bestellt. Im Gegenzug wechselte die bisherige kommissarische Leiterin an den Standort Erfurt und wurde mit Fachreferaten sowie – mit Bezug des Bibliotheksneubaus – mit der Leitung der Abteilung Buchbearbeitung betraut.
In Einzelfällen kam es zu einem Personalaustausch von Mitarbeiterinnen zwischen den beiden Häusern der Bibliothek. So wurde zum 15.10.1999 eine Mitarbeiterin des gehobenen Bibliotheksdienstes auf einer Teilzeitstelle der FB Gotha eingestellt, die jedoch am Standort Erfurt eingesetzt wird. Im Gegenzug wechselte eine Diplom-Bibliothekarin aus Erfurt nach Gotha.
2000
Nachdem die Universitätsbibliothek bereits seit 1997 im Rahmen des Kooperationsabkommens sehr eng mit der Hochschulbibliothek der PH Erfurt zusammengearbeitet hatte und deren Mitarbeiterinnen der Fachaufsicht der Direktorin der UB sukzessive unterstellt worden waren, erfolgte zum 01.01.2000 auch formell die Integration der Bibliotheksmitarbeiterinnen in die Universität.
m Mai 2000 wurden in der UB durch den Eintritt in den Ruhestand zwei Stellen und durch Weggang weitere drei Stellen im mittleren Dienst frei. Durch den Verzicht der Stadt Erfurt auf eine für sie in Zusammenhang mit der Übergabe der Amploniana freigehaltenen Stelle konnten somit im Jahr 2000 insgesamt 6 unbefristete Stellen des einfachen und mittleren Dienstes ausgeschrieben werden.
Entsprechend den Erfordernissen der Bibliothek im Neubau erfolgte die Ausschreibung für folgende Arbeitsschwerpunkte: 2 Stellen für den Bereich Kontrolltheke (Spätdienst)/Buchordnungs- und Magazindienst, 1 Stelle zur Unterstützung der Büroleiterin und Mitarbeit in der integrierten Buchbearbeitung, 2 Stellen für die Mediothek bzw. die Einarbeitung von Nichtbuchmaterialien und 1 Stelle für die Fernleihe bzw. Information. Die drei letztgenannten Stellen wurden im "Bibliotheksdienst" bundesweit ausgeschrieben; auf diese Stellen gingen 34 Bewerbungen ein.
Im Zuge der befristeten Besetzung von Erziehungsurlaubsvertretungen konnten in den beiden Jahren 1999 und 2000 drei ehemalige Mitarbeiterinnen aus ABM-/SAM-Maßnahmen der Bibliothek eingestellt werden.
Für die Erziehungsurlaubsvertretung einer Fachreferentin wurde befristet eine Bibliotheksassessorin mit Erfahrungen im Bereich des alten Buches eingestellt, die schwerpunktmäßig Fachaufgaben in Gotha wahrnimmt, jedoch mit einem kleineren Zeitanteil auch für die Fachreferate Anglistik, Theologie und Philosophie zuständig ist.
Die beiden Auszubildenden der UB für den Beruf der Fachangestellten für Medien und Informationsdienste/Fachrichtung Bibliothek erhielten – nach Abschluss ihrer Ausbildung – einen befristeten Arbeitsvertrag für ein Jahr.
|
Personal (Stellen) UB Erfurt |
UB 1999 |
PHB 1999 |
UB (inkl. PHB) 2000 |
|
Stellen insgesamt |
67,00 |
17,35 |
85,40 |
|
Beamte/Angestellte im einfachen/mittleren Dienst |
28,00 |
7,35 |
35,40 |
|
Beamte/Angestellte im gehobenen Dienst |
29,00 |
8,00 |
39,00 |
|
Beamte im höheren Dienst |
10,00 |
2,00 |
11,00 |
|
Auszubildende (Personen) |
2 |
4 |
|
|
ABM-Kräfte |
18,35 |
18,46 |
17,80 |
7.2 Forschungsbibliothek Gotha
Von den für die Sondersammlung der Stadt- und Regionalbibliothek Erfurt (Bibliotheca Amploniana) freigehaltenen Stellen sind drei im Gothaer Teil des Stellenplanes verankert. Sie konnten einstweilen nur befristet besetzt werden. Ihre Realisierung für die FB Gotha nach Übernahme der Bibliotheca Amploniana durch die Universitätsbibliothek in Erfurt ist unbedingt erforderlich. Unabhängig hiervon konnte "gleichsam im Vorgriff" eine Mitarbeiterin der Sondersammlung der Stadt- und Regionalbibliothek Erfurt bereits auf eine freigewordene Stelle der FB Gotha eingestellt werden.
Um die Personalkapazität für die Erfassung der Bestände in den Datenbanken zu befördern, hat die vormalige Sekretärin Aufgaben im Bereich der Katalogisierung und des Magazindienstes übernommen. Es wurde beschlossen, die Mitarbeit am Verzeichnis der Deutschen Drucke des 16. Jahrhunderts (VD16) einzustellen, und die dort eingesetzten Mitarbeiterinnen für die Katalogisierung eigener Bestände zu verwenden. Um die enstandenen spezifischen Kenntnisse zu nutzen, werden von ihnen neben Restarbeiten am VD16 vor allem ausländische Drucke des 16. Jahrhunderts katalogisiert sowie Aufnahmen aus dem Kurztitelkatalog der Deutschen Drucke des 16. Jahrhunderts konvertiert.
Im Bereich des Verzeichnisses der Deutschen Drucke des 17. Jahrhunderts entstanden aufgrund von Sonderaufgaben im Bereich der Zusammenführung der Erfurter und Gothaer Katalogdaten und Geschäftsgänge sowie aufgrund eines hohen Krankenstandes in der FB Gotha in den Sommermonaten des Jahres 2000 Schwierigkeiten, den erforderlichen Eigenanteil im Umfang einer Stelle (zwei Stellen werden von der DFG finanziert) zu realisieren. Darüber hinaus wurden umfangreiche Testreihen für eine Umstellung auf die Direktdigitalisierung der Keypages realisiert. Der erfolgreiche Test führte zur Bewilligung der Mittel und der Beschaffung eines Hochleistungs-Graustufenscanners seitens der DFG.
Der durch die Universitätsbibliothek eingestellte Fotograf übernahm die Verantwortung für die Gothaer Fotostelle, fand sich bereit, in Gotha zu arbeiten und hat die Ausstattung des Bereiches mit Scantechnologie und Laborgeräten wesentlich vorangebracht.
Der seit 2000 täglich verkehrende Kurier der Universität verbindet die internen Arbeitsabläufe der FB Gotha mit der UB Erfurt. Ebenso unterstützt er die Literaturversorgung der Benutzer beider Bibliotheksstandorte, da die jüngeren Bestände gegenseitig von einem Tag auf den anderen zur Verfügung gestellt werden können. Den neuen Bedingungen angepasst, wurde im Erdgeschoss der FB eine Poststelle eingerichtet und die entsprechenden Aufgaben der Sekretärin auf den Hausmeister übertragen.
|
Personal (Stellen) FB Gotha |
1999 |
2000 |
|
Stellen insgesamt |
25 |
25 |
|
Beamte/Angestellte im einfachen/ mittleren Dienst |
9 |
6 |
|
Beamte/Angestellte im gehobenen Dienst |
11 |
14 |
|
Beamte im höheren Dienst |
5 |
5 |
|
Auszubildende |
2 |
0 |
|
ABM-Kräfte |
14 |
17 |
7.3 Mitarbeiterinnen in Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen
Ohne die tatkräftige Unterstützung von zahlreichen Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffung- und Strukturmaßnahmen wäre die Aufbauarbeit einschließlich der Integration mehrerer Bibliotheken sowohl in Erfurt als auch in Gotha nicht in dem geleisteten Umfang möglich gewesen.
So konnten am Standort Erfurt in den beiden Jahren die Einarbeitung der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg sowie der Bestände der Hochschulbibliothek der PH Erfurt und der Institute abgeschlossen werden (vgl. 3.1.4.). Weitere Einsatzfelder waren die Einarbeitung von Monographien- und Zeitschriftensonderbeständen (u.a. Sammlung Teufel, s. 3.1.4.) und die dadurch bedingten zusätzlichen Arbeiten in den verschiedenen Außenmagazinen.
Am Standort Erfurt waren – auf Vollzeitstellen je Jahr umgerechnet – im Jahr 1999 insgesamt 18,46 und 2000 insgesamt 17,8 Mitarbeiterinnen aus ABM- bzw. SAM-Maßnahmen tätig.
Vom 06.07.99-05.07.2001 wurde in der FB Gotha die ABM "PC-gestützte Bearbeitung der jüngeren Bestände" mit zwölf Arbeitnehmerinnen durchgeführt. Mit diesen Mitarbeiterinnen wurden Bestände der FB Gotha mit Erscheinungsjahr nach 1945 nach den einheitlichen Regelungen für die UFB Erfurt/Gotha bearbeitet, um befriedigende Benutzungsbedingungen für beide Standorte zu schaffen. Dabei wurden Recherche- und Erfassungsarbeiten am PC und Etikettierungen der Bestände durchgeführt. Diese Gruppe wird betreut von einer Diplombibliothekarin und einer Bibliotheksassistentin der FB. Eine 4-wöchige Einarbeitungszeit in die Katalogisierungsregeln (RAK) und die konkreten Anforderungen des GBV (PICA) fand zu Beginn des Projektes in der UB statt.
Der Forschungsbibliothek wurden zusätzlich zu der genannten ABM drei weitere, länger laufende SAM bewilligt. In der SAM "Digitalisierung von wertvollem Sammelgut", vom 01.01.1999 bis 31.12.2001, ist eine Arbeitnehmerin in der Fotostelle beschäftigt und wird dort durch den Fotografen betreut. Hierbei werden insbesondere Drucke des 17. Jahrhunderts mit hochwertigen Graustufenscannern digitalisiert. In der SAM "Unterstützung der datentechnischen Verzeichnung historischer Druckschriften der gymnasialen Sammlung an der FB Gotha", die vom 01.09.2000-31.12.2002 bewilligt wurde, ist eine Arbeitnehmerin beschäftigt. In der SAM "Revision und Sicherung der abendländischen Handschriften der Forschungsbibliothek Gotha", die vom 01.09.2000-31.12.2002 gefördert wird, arbeiten drei Arbeitnehmerinnen an der Reinigung, Sicherheitsverfilmung und der Zustandsbeschreibung der abendländischen Handschriften. Diese Gruppe wird durch die Leiterin der Handschriftenabteilung betreut.
7.4 Aus- und Fortbildung der Mitarbeiterinnen
Im Juli 2000 beendeten sowohl 2 Auszubildende an der UB Erfurt als auch 2 Auszubildende an der FB Gotha ihre dreijährige Ausbildung zur Fachangestellten für Medien, Information und Dokumentation.
Mit dem 01.09.2000 wurden zwei neue Auszubildende eingestellt, deren Ausbildung im Juni/Juli 2003 enden wird.
Im Rahmen eines landesinternen Austausches der Auszubildenden aus dem Bereich Fachangestellte für Medien, Information und Dokumentation hat die FB Gotha mehrfach Kurzpraktika (jeweils ca. zwei Wochen) für Auszubildende aus anderen Einrichtungen betreut. Zudem arbeiteten in beiden Häusern mehrere Schülerpraktikanten für ein oder zwei Wochen.
Zum Ende des Jahres 2000 konnte die UB erstmals Erfahrungen sammeln in der Durchführung eines dreimonatigen Praktikums für eine zukünftige Diplombibliothekarin.
Schwerpunkte bei der aufgabenspezifischen Fortbildung der Mitarbeiterinnen der UFB lagen in den Bereichen:
Mit dem Bezug des Neubaus war es notwendig, alle Mitarbeiterinnen auf neue technische Bedingungen vorzubereiten. Dazu wurde ein umfangreiches Schulungsprogramm aufgestellt und umgesetzt. Die Schulungen fanden konzentriert an den Tagen des Büroumzugs statt; so konnte die Zeit der Arbeitsunterbrechung sinnvoll genutzt werden. Alle Mitarbeiterinnen erhielten, entsprechend ihren vorhandenen Kenntnissen, eine Schulung im Betriebssystem Windows NT und eine Schulung zur PICA-WinIBW. Außerdem wurden die Mitarbeiterinnen in das neue GBV-Datenmodell zur Bearbeitung mehrbändiger Werke eingewiesen. Um die technische Kommunikation zu verbessern, wurden alle Mitarbeiterinnen zur E-mail geschult.
Um die Kontinuität der Arbeit zu gewährleisten, wurden sowohl Schulungen zu RAK und PICA als auch zu Windows NT bei Bedarf wiederholt. Daran nahmen auch Bibliothekarinnen aus anderen Einrichtungen teil. Regelmäßig schulen Mitarbeiterinnen der UFB im Auftrag des Deutschen Bibliotheksverbands Kolleginnen aus Thüringen in der Bearbeitung von Musikalien und von Nichtbuch-Material.
Wertvolle Anregungen konnte die Bibliothek aus zwei vierwöchigen Auslandspraktika von Mitarbeiterinnen erhalten: 1999 besuchte ein Mitarbeiter die Universitätsbibliothek Amsterdam und in 2000 war eine Mitarbeiterin zu Gast bei der Universitätsbibliothek Edinburgh.
Über den Besuch der Universitätsbibliothek Amsterdam erschien ein Bericht im Bibliotheksdienst 1/2000.
| 22.05.1999 | Mit der Neufassung des Thüringer Hochschulgesetzes bildet die Forschungsbibliothek Gotha zusammen mit der Universitätsbibliothek Erfurt die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha (UFB). |
| 09.06.1999 | Richtfest UB-Neubau |
| 14.-18.07.1999 | Gothaer Kongress der Europäischen Literarischen Gesellschaften |
| 14.07.-10.10.1999 | Ausstellung in Gotha: "Europäische Literatur am Gothaer Fürstenhof" |
| 01.01.2000 | Integration der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt in die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha |
| 14./15.03.2000 | Tagung "Deutsche Drucke des 17. Jahrhunderts" in der FB |
| 30.03.2000 | Übergabe Neubau an UB |
| 17.04.2000 | Beginn des Bücherumzugs der UB |
| 14.-18.06.2000 | Sommerkurs der FB Gotha für Doktoranden des German Historical Institute Washington |
| 28.08.2000 | Eröffnung des Benutzungsbetriebs im Neubau UB |
| 23.09.2000 | Tag der offenen Tür im Neubau UB |
| 28.09.-01.10.2000 | Tagung "La Correspondance littéraire e critique" in der FB |
| 03.11.2000 | Feierliche Einweihung des Neubaus der UB |
9. Verzeichnis der Abkürzungen
| 4° | Quartformat |
| ABM | Arbeitsbeschaffungsmaßnahme |
| ACQ | PICA-Erwerbungsmodul (lokal) |
| AV | audiovisuell |
| DVG | Deutsche Forschungsgemeinschaft |
| DVD | Digital Versatile Disk (CD-ROM mit höherer Kapazität) |
| E-journal | Elektronische Zeitschrift |
| EZB | Elektronische Zeitschriftenbibliothek Regensburg |
| FB | Forschungsbibliothek Gotha |
| GBV | Gemeinsamer Bibliotheksverbund (PICA) |
| HTML | Hypertext Markup Language |
| JSTOR | Journal Storage (elektronisches Zeitschriftenarchiv) |
| KH | Kirchliche Hochschule Naumburg |
| NMN | PICA-Katalogdatenbank (zentral) |
| OPAC | Online Public Access Catalogue |
| OUS | PICA-Ausleihmodul (lokal) |
| PH | Pädagogische Hochschule Erfurt |
| PHB | Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt |
| PICA | Project for Integrated Catalogue Automation |
| RAK | Regeln für die alphabetische Katalogisierung |
| RVK | Regensburger Verbundklassifikation |
| SAM | Strukturanpassungsmaßnahme |
| TMWFK | Thüringer Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur bzw. Kunst (2000 umbenannt) |
| UB | Universitätsbibliothek Erfurt |
| UFB | Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha |
| VD 16 | Verzeichnis der im deutschen Sprachbereich erschienenen Drucke des 16. Jahrhunderts |
| VD 17 | Verzeichnis der im deutschen Sprachbereich erschienenen Drucke des 17. Jahrhunderts |
| WinIBW | Windows – Intelligent Bibliographic Workstation |
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