5. Katalogisierung, Bestandserschließung und Bestandserhaltun  
 
5.1 Monographienkatalogisierung

Das wichtigste Ereignis 1997 war für die ehemalige Katalogisierungsabteilung im April die Eingliederung in die neue Abteilung Buchbearbeitung. Dadurch erweiterte sich das Arbeitsfeld der betroffenen MitarbeiterInnen fachteamorientiert um Aufgaben aus dem Bereich der Erwerbung, der Signaturenübernahme (Fremddatenübernahme) mit Hilfe von DBV-OSI sowie der technischen Buchbearbeitung. Im Zuge der Umstrukturierung mußten die Teamkollegen aus der früheren Erwerbungsabteilung und der Schlußstelle zahlreiche neue Arbeitsgänge im Bereich Katalogisierung lernen, andererseits mußten die KatalogisiererInnen sich mit dem Erwerben befassen.
Trotz der damit verbundenen Umstellungs- und Einarbeitungsphasen konnten 1997 insgesamt 52.381 Titelaufnahmen sowie 14.204 Haupt- bzw. Gesamtaufnahmen erstellt werden. Aus dem Rückstand der Erwerbungsjahre 1994 bis 1996 wurden dabei 36.831 Bände katalogisiert, 12.747 Titelaufnahmen wurden für Lieferungen des laufenden Erwerbungsjahres erstellt und 2.803 Bände für die Bibliothek der Pädagogischen Hochschule eingearbeitet. Die zunehmende Konsolidierung der Arbeitsabläufe schlug sich 1998 in einer weiteren Verbesserung der Katalogisierungszahlen nieder. So wurden insgesamt 59.479 Titelaufnahmen sowie 24.199 Haupt- und Gesamtaufnahmen erstellt. Davon waren 30.805 Bände aus den Erwerbungsjahren 1994 bis 1997 und 27.498 Bände aus dem Erwerbungsjahr 1998. Damit konnte die im Zielepapier 1998 angestrebte Zahl von 55.000 deutlich überschritten werden. Seit 1.4.1998 erfolgt keine Differenzierung mehr zwischen der Einarbeitung von Erwerbungen der PH und der UB Erfurt. Erstmals wurden auch gezielt Nicht-Buch-Materialien eingearbeitet sowie ein besonderes Augenmerk auf den bibliographischen Apparat gerichtet.
Zur Unterstützung der Rückstandsbearbeitung wurden neben den in den Teams tätigen ABM-Kräften vom 1.10.1997 bis 31.12. 1997 erstmals insgesamt 25 studentische und eine wissenschaftliche Hilfskraft mit entsprechendem Studienabschluss an 4 Abenden pro Woche (insgesamt 10 Wochenstunden/ Person) eingesetzt. Während die wissenschaftliche Hilfskraft ausschließlich Literatur der Fächer Germanistik und Philosophie systematisierte, wurden die anderen Studenten und Studentinnen in Gruppen zu je 5 Personen auf die einzelnen Fachteams verteilt. Die Aufgabengebiete umfaßten die Ermittlung von Signaturen mit Hilfe von DBV-OSI, Vercutterung sowie das Verkleben von Signaturschildern und Barcode-Etiketten. Da in der UBE während der regulären Dienstzeiten keine weiteren Arbeitsplätze zur Verfügung standen, für die auszuführenden Arbeiten teilweise jedoch Computer benötigt wurden, arbeiteten die Hilfskräfte nach Dienstschluß an den Schreibtischen der festen Mitarbeiter. Als Arbeitsraum stand der des jeweiligen Teams zur Verfügung, auch die Organisation der zu erledigenden Arbeiten oblag den Teams. Die Betreuung der Studenten durch jeweils zwei KollegInnen der Abt. Buchbearbeitung sowie eine MitarbeiterIn des höheren Dienstes außerhalb der regulären Dienstzeiten fand auf freiwilliger Basis statt.
Ab Mitte Oktober erstellten zwei Hilfskräfte unter Anleitung der zuständigen Mitarbeiterin Dublettenlisten für den Tausch, ab Dezember fand ein verstärkter Einsatz im Bereich der technischen Buchbearbeitung statt. Insgesamt konnten 14 Dublettenlisten zu je 150 Titeln erstellt, im Bereich der technischen Buchbearbeitung von 2.500 übernommenen Bänden alte Etiketten abgelöst und ca. 350 Bücher buchpflegerisch (Einfetten von Lederbänden) behandelt werden.
Bei gleichbleibenden Arbeitsaufgaben erfolgte 1998 ein zeitlich veränderter Einsatz von studentischen Hilfskräften. In diesem Jahr wurden jedem Team 2 Studenten oder Studentinnen mit einer Wochenarbeitszeit von 10 Stunden/Person zugeteilt, die in enger Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern diese während der Arbeitszeit von verschiedenen Routinearbeiten entlasteten. Außerdem konnten weitere wissenschaftliche Hilfskräfte für die Systematisierung gewonnen werden, was zu einer spürbaren Entlastung der FachreferentInnenen beigetragen hat. Insgesamt kann davon ausgegangen werden, daß der Einsatz von Hilfskräften eine verstärkte Konzentration der BibliothekarInnen u.a. auf die Katalogisierung ermöglichte und somit in den beiden Berichtsjahren zu einer erheblichen Steigerung der Katalogisierungsleistung beigetragen hat.

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5.2 Zeitschriftenkatalogisierung

Bis zum Sommer 1997 wurden Regelungen und Vorgaben für Arbeitsabläufe zur Katalogisierung und zur OUS-Erfassung entwickelt, die die Grundlage für die Zeitschriftenkatalogisierung an der UB bilden, welche aber auch mit fortschreitendem Aufbau der UB und dem Wachstum des Bestands stetig aktualisiert werden müssen. Die Zeitschriftenkatalogisierung an der UB beinhaltet z.Z. vorwiegend die Erstellung, Korrektur oder Ergänzung von Lokal-datensätzen in PICA (NMN) und die Erfassung jeder Bindeeinheit (d.h. jedes ausleihbaren Bandes/Heftes) im OUS. Da vorerst Kernzeitschriften katalogisiert wurden, die alle in der ZDB nach-gewiesen sind, beschränkten sich die Eingaben in die ZDB bis auf wenige Ausnahmen (1998 erfolgten vier Neuaufnahmen in die ZDB) auf Korrekturen und Veränderungen vorhandener Datensätze. Korrekturen im bibliographischen Bereich werden per ZDB-mail an die ZDB-Redaktion gesandt, von der sie dann vollzogen werden, da ein ZDB-Datensatz zwei Wochen nach erfolgter Neuaufnahme gesperrt wird und danach nicht mehr online korrigiert werden kann.
Da die UB noch beim Aufbau eines Zeitschriftenbestands ist, ist die Zahl der neu angelegten Lokaldatensätze in 1997 und 1998 verhältnismäßig hoch. So wurden im Jahr 1997 878 Lokaldatensätze neu angelegt und seit Sommer 1997 16.666 Zeitschriftenbände im OUS erfasst, im Jahr 1998 wurden 1397 Datensätze neu angelegt und 22.015 Zeitschriftenbände im OUS erfasst. (Korrekturen und Ergänzungen in den Lokaldatensätzen sind hier nicht berücksichtigt).
Ein weiteres komplexes Projekt der Zeitschriftenstelle in den Jahren 1997/1998 war die Integration der Zeitschriftenbestände der PH in die UB auf der Basis der Kooperationsvereinbarung zwischen Universität und Pädagogischer Hochschule. Im Zeitschriftenlesesaal der PH lagen die Hefte aus ca. 650 laufenden Abonnements aus, zudem standen in den Regalen die Zeitschriftenbestände der zurückliegenden 10 Jahre. Außerdem lagerten auch Zeitschriftenbestände in einem Außenmagazin.
Im November 1997 startete die Bearbeitung der Bestände des Zeitschriftenlesesaals der PH: In einem Nachbarraum des Zeitschriftenlesesaals katalogisierten die MitarbeiterInnen der UB die vorhandenen Bände und erfassten sie auch im OUS. Somit wurden die Transporte der Bände auf ein Minimum reduziert.
Gleichzeitig wurde der Zeitschriftenbestand von den FachreferentInnen im Zusammenwirken mit den Professoren der PH evaluiert. Es wurde festgelegt, welche Zeitschriften eingearbeitet werden, welche Abonnements weitergeführt werden, welcher Bestand gebunden wird u.a.
Bis Ende März 1998 konnte die Katalogisierung der Bestände des Zeitschriftenlesesaales der PH abgeschlossen werden. Bis zum Jahresende wurden auch die übrigen Zeitschriftenbestände der PH katalogisiert und für die Ausleihe aufbereitet.
Außerdem wurden auch größere Zeitschriftenbestände aus den Instituten für Geschichte und für Anglistik nach UB-Standard eingearbeitet. Andere Institute der PH erwarben nur in geringfügigem Maße Zeitschriften, so dass die Einarbeitung dieser Bestände ohne größeren Aufwand in die alltägliche Bearbeitung von Zeitschriften zu integrieren waren .
Mit der Einarbeitung der Zeitschriftenbestände der PH wurde auch die Umgestaltung des Zeitschriftenlesessals vorgenommen. Seit dem 1.10.1998 liegen die aktuellen Zeitschriftenhefte der PH-Bibliothek und der UB (insgesamt ca. 1100 Titel) nach Regensburger Verbundklassifikation erschlossen zur Benutzung aus.
Weiterhin erfolgte 1998 in der Zeitschriftenstelle die Bearbeitung der Zeitschriftenbestände aus der Sammlung Teufel (ca. 340 Titel Zeitschriften und Zeitungen). Dieser Bestand wurde vorerst provisorisch erfasst und durch die Fachreferenten gesichtet.
760 Bände (51 Titel) wurden inventarisiert und katalogisiert, 581 Bände wurden gebunden. Ein nicht geringer Teil der Zeitungen und Zeitschriften ist noch zu bearbeiten.

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5.3 Medienbearbeitung

Um eine sachgerechte Bearbeitung der Neuen Medien zu erreichen, wurde ein Team (Team 6) mit dieser Aufgabe betraut. Dazu wurde 1997 in Kooperation mit der Benutzungsabteilung, der Abteilung Buchbearbeitung und der Zeitschriftenstelle ein Geschäftsgang "Bearbeitung der Nichtbuchmaterialien (NBM)" erarbeitet, worin unter anderem auch die Arbeitsaufgaben des Medienteams abge-grenzt wurden. Es wurde bereits 1997 mit der Bearbeitung von NBM begonnen, obwohl noch nicht alle Voraussetzungen abgeklärt waren. In 1998 konnten noch offene Probleme geklärt werden (Standorte, Etiketten, Barcode) und die Medienbearbeitung konsolidierte sich. Auch die Anforderungen wuchsen, denn die Medienbestände aus den PH-Instituten und dem Sprachenzentrum wurden zusätzlich im Medienteam bearbeitet. Gerade das Sprachenzentrum verfügt über einen umfangreichen und vielfältigen Medienbestand: Videos, Kassetten, CD-ROM usw. Über die Medienbearbeitung hinaus wurden mit dem Sprachenzentrum erste Gespräche geführt, wie beide Einrichtungen gemeinsam den Medienbestand besser nutzbar machen könnten.

In 1997/1998 katalogisierte Nicht-Buch-Materialien (Bestand von UB und PH, Stand:2.12.1998)

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5.4 Bearbeitung nicht zentral nachgewiesener Monographienbestände der Pädagogischen Hochschule Erfurt

Aufgrund der 1997 eingegangenen Kooperation mit der Pädagogischen Hochschule Erfurt in Bibliotheksangelegenheiten (vgl. 1.1) konnte schon zum 1.4.1997 mit der Bearbeitung noch nicht erfasster Neuzugänge der Zentralbibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt sowie der an den Instituten der Pädagogischen Hochschule Erfurt zusammengekommenen Buchbestände begonnen werden. Mit Unterstützung des Referats Forschung der Pädagogischen Hochschule wurden hierzu 13 ABM-Kräfte gewonnen, von Mitarbeiterinnen der Universitätsbibliothek und der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt geschult und eingearbeitet.
Zu den Aufgaben der unter Anleitung einer Mitarbeiterin aus der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt stehenden Gruppe gehören die Identifizierung geeigneter Titelaufnahmen in den Datenbanken des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes, die Erstellung neuer Titelaufnahmen geringen Schwierigkeitsgrades, die Ermittlung geeigneter Signaturen nach der Regensburger Verbundklassifikation im Bibliotheksverbund Bayern via DBV-OSI, die Vervollständigung der Exemplardaten sowie die Etikettierung der bearbeiteten Bestände. Da es sich in der Hauptsache um deutschsprachige Literatur der letzten zwanzig Jahre handelt, ist die Anzahl der erforderlichen Neuaufnahmen relativ gering. Zur Qualitätssicherung wurde unter Mitarbeit eines Kollegen aus der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt ein umfangreiches Prüfprogramm entwickelt, durch welches die formale Richtigkeit (Belegung der bibliographischen Pflichtfelder, syntaktische Stimmigkeit, Prüfung von Abhängigkeiten) der Katalogisate kontrolliert und anhand von Fehlerprotokollen korrigiert werden kann (s.a.7.1.). Das sowohl für dieses Projekt wie auch für das Projekt zur Integration des Monographienbestandes der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg entwickelte Programm bewährte sich derart, dass es seitdem in anderen Projekten und seit 1998 auch im Geschäftsgang der Universitätsbibliothek in jeweils modifizierter Form zum Einsatz kommt. Es kann zusammen mit einer Dokumentation (Umfang 27 Seiten) Interessenten zur Verfügung gestellt werden.
Zum 1.4.1998 mussten, abgesehen von einer , deren Vertrag verlängert wurde, zwölf neue ABM-Kräfte gewonnen werden, welche für ihre Tätigkeiten erneut geschult werden mussten. Während der Jahre 1997/1998 wurden in diesem Projekt 63.679 Bände Monographien aus folgenden Einrichtungen als Bestände der Universitätsbibliothek Erfurt eingearbeitet:

• Zentralbibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt 20.693 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Geschichte 16.823 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Philosophie 3.434 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Anglistik/Amerikanistik 5.344
Bde.
• Buchbestände des Instituts für Romanistik 3.653 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Soziologie 2.212 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Politikwissenschaft 5.116 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Germanistik 937 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Psychologie 47 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Slawistik 1.172 Bde.
• Buchbestände des Instituts für Geographie 4.513 Bde.

(Zum Teil zog sich die Bearbeitung noch in die ersten Wochen des Jahres 1999 hin, dafür war in den letzten Wochen 1998 schon mit der Bearbeitung weiterer Buchbestände begonnen worden.)
Damit war die Einarbeitung der Buchbestände der Kulturwissenschaftlichen sowie der Philologischen Fakultät der Pädagogischen Hochschule so gut wie abgeschlossen und die der Erziehungswissenschaftlichen Fakultät in Angriff genommen. Die Bücher standen unmittelbar nach ihrer Einarbeitung den Nutzern jeweils wieder zur Verfügung. Abgesehen vom Institut für Geschichte und dem Institut für Politikwissenschaft wurden die Bände dabei schon in die Bestände der Universitätsbibliothek eingereiht. Ein Abschluss der verbliebenen Arbeiten in 1999 ist gesichert. Die inhaltlichen Schwerpunkte der eingearbeiteten Bestände ergeben sich zum einen durch die in den Jahren 1992-1996 aus Mitteln des Hochschulentwicklungsprogramms erworbenen lieferbaren (vor allem deutschsprachigen) Titel, zum anderen durch die Erwerbungen umfangreicher antiquarischer Bestände zur hessichen Landesgeschichte und internationaler Literatur zur Geschichte des Films.
Zeitgleich erfolgte durch die Zeitschriftenstelle der Universitätsbibliothek die Einarbeitung der Periodica aus den Beständen der Bibliothek und der Institute der Pädagogischen Hochschule Erfurt (vgl. 5.2.).

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5.5 Überarbeitung der schon von der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt in den Datenbanken des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes erfassten Monographien

Die Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt war wie die Universitätsbibliothek Erfurt aktive Teilnehmerin am Gemeinsamen Bibliotheksverbund. Mit der Integration in die Universitätsbibliothek Erfurt waren deshalb die Daten der Pädagogischen Hochschule in den Datenbestand der UB zu integrieren. Gleichzeitig war sicherzustellen, dass die Bestände nach wie vor für die Orts- und die Fernleihe zur Verfügung stehen. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden die Daten in Zusammenarbeit mit der Verbundzentrale zunächst konfektioniert. Dabei wurde für jeden noch nicht weiterbearbeiteten Titel eine interimistische Abteilungskennung eingefügt, die Zugangsnummern und Altnotationen normiert sowie die Provenienzangabe eingefügt. Erst nachdem die Konfektionierung abgeschlossen war, konnte die Kennung (ILN) der PH-Bibliothek durch die Kennung der Universitätsbibliothek ersetzt und mit der Umarbeitung der Bestände begonnen werden.
Ziel der Umarbeitung ist, die Bestände bis zum Bezug des Neubaus der Universitätsbibliothek nach den Standards der Universitätsbibliothek zu bearbeiten. Hierzu gehören insbesondere:

• Löschung der interimistischen Abteilungskennung
• Änderung der Standorte nach den Erfordernissen des Neubaus der Universitätsbibliothek
• Ermittlung von Notationen nach der Regensburger Verbundklassifikation für die Bildung neuer Signaturen
• Ergänzung von Steuerzeichen für die Aktualisierung des Allegro-OPACs der PH-Bibliothek
• Entfernen der alten und Aufbringen der neuen Signaturen und Barcode-Sicherungsetiketten,
• Stempelung

Zum Einsatz kamen ab 1.4.1998 fünf ABM-Kräfte unter Anleitung einer Diplombibliothekarin der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt. Sie wurden zunächst durch MitarbeiterInnen der Universitätsbibliothek und der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt geschult und angeleitet. Zur Sicherung der Qualität kommt das Prüfprogramm in modifizierter Version zum Einsatz.
Der erste zu bearbeitende Teilbestand war die Freihandbibliothek. In ihr befand sich Literatur aller Fächer, darunter zahlreiche Lehr- und Schulbücher. Bei der Bearbeitung wurde der Bestand der Lehrbücher für die Lehrbuchsammlung der Universitätsbibliothek eingearbeitet, die andere Literatur überwiegend für die Freihandaufstellung.
Bis zum Jahresende 1998 konnten so 17.439 Bände Monographien bearbeitet werden.

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5.6 Katalogisierung der Monographien aus der Bibliothek Teufel

Ein weiteres Katalogisierungsprojekt bearbeitet die Monographien aus der Bibliothek Teufel (s.a. 4.1). Die Bearbeitung erfolgt analog dem Muster der Einarbeitung der nicht zentral nachgewiesenen Bestände der PH. Seit Oktober 1998 arbeiten fünf MitarbeiterInnen (ABM-Kräfte) unter Anleitung eines Diplombibliothekars: Die Titel werden recherchiert und, sofern es sich nicht um Dubletten handelt, die Signaturen im BVB ermittelt, die Katalogisate und die Lokaldaten im NMN erstellt und die Barcode-Etiketten und Signaturschilder aufgebracht. Bis zum 31.12.1998 konnten 4352 Bände fertig bearbeitet werden.

5.7 Integration des Monographienbestandes der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg

Mehrstufige Konversion des Monographienbestandes des Systematischen Katalogs der ehem. Kirchlichen Hochschule Naumburg durch eine Fremdfirma 

Die Konversion des Systematischen Standortkatalogs der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg, der ca. 142.000 Bände umfasst, wird von einer Fremdfirma in einem mehrstufigen online-Verfahren durchgeführt.
Die Arbeitsgrundlage bildet die "Anleitung zur Konversion des Katalogs der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg", die von MitarbeiterInnen der UB Erfurt erarbeitet wurde (deutsch, 135 Seiten). Sie beinhaltet eine Beschreibung des Naumburger Katalogs, erläutert die Pflichtkategorien aus dem Göttinger Bibliotheksverbund (GBV), insbesondere für die Lokaldaten, sowie die Anleitung für die Signaturrecherche im Bayerischen Bibliotheksverbund (BVB) durch Nutzung von DBV-OSI (Open Systems Interconnection) verbunden mit einer Konkordanz zwischen den Naumburger Alt-Signaturen und der Regensburger Verbundklassifikation (RVK).
Die einzelnen Arbeitsschritte des mehrstufigen Konversionsverfahrens wurden soweit wie möglich und sinnvoll durch Makros gegliedert und vorgegeben. Der Inhalt der Makros und ihre Anwendung bilden ebenfalls einen Teil der Konversionsanleitung. Mit der Fremdfirma wurde zusätzlich eine englischsprachige Spezifikation erarbeitet, in der vorrangig Ablauf und Inhalt der Bearbeitungsschritte erläutert werden (37 Seiten).
Da der Systematische Standortkatalog die Grundlage der Konversion bildet, wurde 1996 mit der Revision des Naumburger Bestandes eine autoptische Überarbeitung der Katalogisate und eine Aufarbeitung der vorhandenen Fehlerlisten und Fehlkarteien verbunden, die im ersten Quartal 1997 abgeschlossen wurden (s. Jahresbericht 1996). Um bei der Versendung der Katalogkarten zur Fremdfirma einen Kartenverlust abzusichern, wurde vom Systematischen Standortkatalog eine Mikroficheausgabe erstellt.
Bei der Konversion wurde auf Bitten der Fremdfirma zunächst von der online Erfassung von Neuaufnahmen abgesehen. Die dann später erfolgte offline Einspielung der durch die Fremdfirma angelegten Neuaufnahmen in die Datenbank des GBV führte jedoch zu keinem sachlich und wirtschaftlich befriedigenden Ergebnis, so dass nach einer Einspielung von ca. 3.000 Aufnahmen auch Neuaufnahmen im GBV von der Fremdfirma online angelegt werden.
Bei dem angewendeten mehrstufigen Online-Konversionsverfahren wird der relevante Titeldatensatz in der Datenbank des GBV ermittelt sowie ggf. bearbeitet und dann wird nach einer schon von der UB Erfurt für diesen Titel vergebenen Signatur recherchiert. Kann keine Signatur ermittelt werden, wird ein rudimentärer Exemplardatensatz angelegt, aus dem heraus direkt der Wechsel in die Datenbank des BVB unter Nutzung von DBV-OSI erfolgt. Dabei können im BVB die im GBV verwendeten Suchformulierungen wieder aufgerufen werden. Die Notations- bzw. Signaturauswahl aus dem BVB erfolgt in Übereinstimmung mit der Konkordanz zwischen den Naumburger Alt-Signaturen und der RVK. Existieren im BVB für einen Titel mehrere Signaturen der zutreffenden RVK-Hauptgruppe, dient der Fremdfirma als zweites Selektionsmerkmal eine festgelegte Abfolge bayerischer Bibliotheken.
Die Signatur wird, falls erforderlich, entsprechend den Regensburger Regeln sowie lokaler Regeln der UB Erfurt von der Fremdfirma gebildet. Bei der Signaturermittlung vorrangig zwei Probleme auf. Zum einen bereitet die Recherche nach einer Erfurter UB-Signatur im GBV in solchen Fällen Schwierigkeiten, bei denen die zu bearbeitenden Titel nur in treten anderen Ausgaben im GBV mit einer Erfurter UB-Signatur existieren, zum anderen sind im BVB auch Signaturen zu finden, die nicht nach den Regeln der Regensburger Verbundklassifikation gebildet sind, diesen zwar gleichen, aber als irregulär von der Fremdfirma nicht identifiziert werden.
Kann keine Signatur in der Datenbank des BVB ermittelt werden, wird auf eine systematische Freihandaufstellung verzichtet. Zumeist handelt es sich hierbei um Literatur von geringer Relevanz, doch läßt sich das Vorgehen auch wegen fehlender Arbeitskapazitäten nicht umgehen.
Nach der Ermittlung der Signatur im BVB erfolgt ein erneuter Wechsel in den GBV zur Komplettierung des Lokaldatensatzes für das vorliegende Exemplar. In den Negativfällen wird von der Firma nur der Standort Magazin vergeben, dafür erfolgt die Vergabe eines fortlaufenden Nummernkontingents durch den GBV maschinell. Bei der Gestaltung der Lokaldaten wurde insbesondere auf zwei Schwerpunkte Wert gelegt: auf die Erfassung der Naumburger Alt-Daten in normierter Form sowie auf eine einheitliche und abgestimmte Syntax der Lokaldaten zwischen allen Teilbeständen der UB Erfurt. Von den Naumburger Altdaten werden die Alt-Notation, die Alt-Signatur und die Provenienz in die Lokal- bzw. Exemplardaten übernommen. Barcodes werden von der Konversionsfirma aus einem von der UB Erfurt übermittelten Kontingent in den GBV mit eingegeben.
Die angelegten Titelaufnahmen werden täglich mit einem von der UB Erfurt erstellten Prüfprogramm (vgl. 5.4) durch die Fremdfirma geprüft. Es kontrolliert die Belegung der Pflichtkategorien und die Syntax ausgewählter Kategorien im bibliographischen Teil der Aufnahmen sowie die Syntax und Struktur der Lokaldaten. Anhand der Fehlerprotokolle werden die Aufnahmen von den Mitarbeitern der Fremdfirma korrigiert.
Das Konversionsprojekt wird von BibliothekarInnen des höheren, gehobenen und mittleren Dienstes betreut, die auftretende Probleme bei der Konversion mit der Fremdfirma klären, die Modifizierung des Prüfprogramms steuern und die Produktionsabnahmen betreuen.
Die Konversion erfolgt in mehreren Produktionsabschnitten, die nach inhaltlichen und Katalogisierungsschwerpunkten ausgewählt wurden. Nach Abschluss jedes Produktionsabschnittes erfolgt eine vertraglich festgelegte Qualitätsabnahme der erstellten Aufnahmen. Dabei werden 5 % der Katalogisate von mehreren MitarbeiterInnen der UB überprüft. Als Fehler gelten auch die Unstimmigkeiten, die durch ein Abweichen vom standardisierten Rechercheweg entstehen.
Die ermittelten Fehler werden in 5 Fehlergruppen zusammengefaßt, wobei vertraglich festgelegte Fehlergrenzen nicht überschritten werden dürfen. Differenziert werden: Recherchefehler im GBV, Recherchefehler im BVB, Fehler bei der Bearbeitung der bibliographischen Beschreibung, Fehler bei der Bearbeitung der Lokaldaten, systematische Fehler bei bibliographischen Daten und Flüchtigkeitsfehler. Insgesamt kann festgestellt werden, daß sowohl das Prüfprogramm als auch die vertraglich festgelegten Abnahmen sich sehr positiv auf die Qualität der erstellten Katalogisate ausgewirkt haben.

Etikettierung des Bestandes der ehem. Kirchlichen Hochschule Naumburg 

Am 1. März 1998 wurde mit den Etikettierungsarbeiten der durch die Konversionsfirma katalogisierten Bände begonnen. Die Etikettierung wird von 8 ABM -Kräften durchgeführt, die von drei DiplombibliothekarInnen im Wechsel betreut werden. Das Lösen der Altetiketten erwies sich als Problem, da aufgrund des verwendeten Klebemittels die Etiketten nur schwer abzulösen sind. Die Signaturetiketten werden mit einer Lösung aus Wasser, Alkohol und Kleister getränkt und anschließend vom Buchrücken gekratzt.
Die für die Neuetikettierung in Zusammenarbeit mit einer Etikettenfirma entwickelten Kombinationsetikettenbögen werden in der Abfolge der ursprünglichen Naumburger Aufstellung in der UB Erfurt bedruckt. Jedes Kombinationsetikett besteht aus einem Protokollfeld (Titel, Autor, Kurztitel, Naumburger Alt-Signatur, Erscheinungsjahr, Standort, Ausleihindikator), einem Barcodeetikett und einem Signaturschild. Für die auf den Kombinationsbögen vorhandenen Barcodes werden von der Etikettenfirma Fensteretiketten (Klarsichtfolie) mit Sicherungsstreifen geliefert, mit denen die Barcodeetiketten auf der Aussenseite des hinteren Buchdeckels überklebt werden.
Bei den Etikettierungsarbeiten zeigte sich, dass aufgrund der fehlenden Autopsie bei der Katalogisierung noch eine Vielzahl von Problemfällen und Korrekturen zu bearbeiten sind. Das betrifft vor allem notwendige Reparaturen, Standort- und Signaturfragen sowie Barcodenachführungen im OUS bei Konvoluten und angefallenen Korrekturen. So übernimmt die Etikettierung gleichzeitig die Funktion der Schlussstelle.
Nach Möglichkeit werden vor der Etikettierung von den betreuenden DiplombibliothekarInnen Aufnahmen bearbeitet, die von der Fremdfirma mit einem Abrufzeichen versehen wurden. In der Konversionsanleitung wurden 15 Abrufzeichen definiert, die unterschiedliche Problemfälle benennen und in ein recherchierbares Kategorienfeld des Exemplardatensatzes eingetragen werden. So bedeutet z.B. xj, dass das Erscheinungsjahr nicht eindeutig ermittelt werden konnte.
Zunächst wurden in den Räumlichkeiten der UB 30.000 Bände aus dem früheren Naumburger Standort in der Ägidiengasse fertig ausgestattet und für die Benutzung bereitgestellt. Mit den Etikettierungsarbeiten in der Naumburger Othmarskirche wurde am 1.11.1998 begonnen.
Täglich fahren die ProjektmitarbeiterInnen und eine DiplombibliothekarIn ( drei BibliothekarInnen im Wechsel) nach Naumburg. Ungeachtet der schwierigen räumlichen Situation, der geringen Kapazität an Stell- und Sortierfläche (Regalbelegung 115 %) und der verkürzten Arbeitszeit (täglich zwei Stunden Wegezeit nach Naumburg und zurück) konnten bis Ende 1998 4.000 Bände in Naumburg etikettiert werden.

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5.8 Sacherschließung

Die Hauptaufgabe der Koordinatorin für Sacherschließung bestand darin, die mit umfangreichen Verwaltungsaufgaben ausgelasteten FachreferentInnen durch Delegation der für die Freihandaufstellung notwendigen klassifikatorischen Sacherschließung nach der Regensburger Verbundklassifikation von Systematisierungspflichten weitgehend zu entlasten: Die automatische Übernahme von RVK-Signaturen aus dem Bibliotheksverbund Bayern via DBV-OSI konnte sowohl im hauseigenen Geschäftsgang Buchbearbeitung als auch in den Projekten, die der Einarbeitung großer Fremdbestände dienen, erfolgreich implementiert werden. Als Anhaltspunkt für die Auswahl der richtigen Systemstelle aus dem teilweise disparaten Angebot des BVB dient im Geschäftsgang der Universitätsbibliothek der bei den Buchbestellungen vergebene ein Fach bezeichnende Budgetcode; in den Einarbeitungsprojekten wird überwiegend mit Konkordanzen gearbeitet. Die Nachbearbeitung von Fällen, in welchen keine oder keine befriedigende Signatur im BVB gefunden werden konnte, erfolgte zu einen erheblichen Teil durch Wissenschaftliche Hilfskräfte. Signaturen für Zeitschriften werden von einer Kraft des gD in Anlehnung an den Standortkatalog der UB Augsburg vergeben.
Die Koordinatorin für Sacherschließung hat 1997 und 1998 an den Konferenzen der Anwender der Regensburger Verbundklassifikation in Regensburg teilgenommen. 1997 hat sie in Regensburg die automatische Übernahme von RVK-Systemstellen aus dem BVB über DBV-OSI in einem Referat vorgestellt.
Die Fachreferenten haben 1997 und 1998 keine Schlagwörter vergeben. Um den Anschluß an Entwicklungen innerhalb des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes nicht zu verlieren, hat die Koordinatorin für Sacherschließung an zwei einschlägigen Tagungen des GBV teilgenommen.

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5.9 Bestandserhaltung: Einbandstelle - Buchbinderei - Restaurierung - Mikroverfilmung

Die Einbandstelle hatte zum Jahresende 1996 erstmals für Bindeleistungen nach einheitlichen Partien (jeweils mehr als 100 Bde.) Leistungsanforderungen erstellt und sowohl regional wie auch überregional Angebote eingeholt. Für das erste Jahr stieß dieses Vorgehen bei einem Teil der Lieferanten auf Befremden, welche gerne weiterhin individuelle Preise für jeden Band nach Erledigung der Arbeit gebildet hätten. Dieses Verfahren erwies sich in der Rechnungsbearbeitung für die Universitätsbibliothek als zu aufwendig. Bei einem Gespräch mit der Buchbinderinnung Westthüringen konnte hierfür Verständnis gewonnen werden. Trotz des relativ hohen Auftragsvolumens und intensiver Gespräche fand sich bisher keine der regionalen Buchbindereien bereit, ihre Kapazitäten zu erhöhen, so dass ein bedeutender Teil der Aufträge überregional vergeben wurde.
Aufschlußreich für die Wirksamkeit des neuen Verfahrens ist der Vergleich zwischen den Ausschreibungen der Jahreswende 1996/97 (18 Anbieter) und 1997/98 (24 Anbieter) einerseits und der aufgrund dieser Angebote erzielten Durchschnittspreise andererseits (Angabe in Klammern). Angeboten bzw. gefertigt wurden jeweils Ganzgewebebände (Buckram) mit Rückenprägung bzw. Broschuren:

Die Jahre 1997 und 1998 waren für die Einbandstelle vor allem dadurch geprägt, dass umfangreiche Bestände aus der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg sowie der Pädagogischen Hochschule Erfurt zusätzlich zu bearbeiten waren. Für beide Bestände ging es darum, jeweils noch vor ihrer Bearbeitung in den Projekten die wesentlichen Bindearbeiten zu erledigen. Ohne die Unterstützung der Naumburger BibliothekarInnen hätte dieses Volumen nicht bewältigt werden können. Außerdem wurde in Zusammenarbeit mit der Zeitschriftenstelle ein Geschäftsgang für das Aufbinden kompletter Zeitschriftenjahrgänge entwickelt. Bis zum Bezug des Neubaus übernimmt dabei aus räumlichen Gründen die Zeitschriftenstelle die Zusammenstellung der Bindelisten. Alle Aufträge, gleich wo Bindegut und Bindelisten zusammengestellt wurden, hatte anschließend die Einbandstelle abgewickelt.

Aufgrund des hohen Reparaturanfalls aus den Beständen der ehem. Kirchlichen Hochschule Naumburg hat sich die Einbandstelle entschlossen, auch bestimmte Standardreparaturen im Partien-verfahren ausführen zu lassen (Rückenreparatur mit Buckram, Rückenreparatur mit Leder, neuer Halblederband bei intaktem / defektem Buchblock, Einband intakt - Buchblock neu aufbinden, nur Buchblock ausbessern [max. 5 Lagen lose]). So wurden im Jahr 1997 892 und im Jahr 1998 1911 Reparaturen im Haus ausgeführt und daneben im Jahr 1998 101 Bände erstmals zur Reparatur außer Haus gegeben. Da es sich insbesondere bei den Naumburger Beständen um eine über Jahrzehnte intensiv genutzte Bibliothek handelt, stehen hier für das Jahr 1999 noch umfangreiche Reparaturen (ca. 2.000 Bde.) sowie die Komplettierung und das Aufbinden älterer Zeitschriftenjahrgänge aus.
Bei einer Betrachtung des Anteils der einzelnen Bindearten überrascht vielleicht der hohe Anteil an Fadenheftungen. Zum einen ist es aus Gründen der Nachhaltigkeit erklärtes Ziel, wenn möglich Fadenheftungen fertigen zu lassen, damit die Bücher auch höherer bzw. auch längerer Belastung standhalten, zum anderen mußte sich die Bibliothek aus Kapazitätsgründen für die Bestände der ehem. Kirchlichen Hochschule Naumburg sowie der Pädagogischen Hochschule Erfurt vorerst auf die Fadenheftungen konzentrieren. Klebebindungen lassen sich ohne erheblichen Mehraufwand im Bedarfsfall auch später noch gut fertigen.

Seitdem 1996 eine Buchbinderin eingestellt wurde, waren die Jahre 1997 und 1998 neben den oben erwähnten Reparaturen von Fragen der Werkstattausrüstung und der Neubauplanung bestimmt. 1997 wurde eine Schneidemaschine, 1998 ein hydraulische Zwillingspresse, eine mobile Staubabsaugung und eine Mehrzweckpresse beschafft, so dass mit den Anschaffungen von 1996 schon heute eine leistungsfähige Werkstatt zur Verfügung steht. Darüberhinaus wurden Planungen zur Ausstattung der Buchbinderei und für eine Restaurierungswerkstatt im Neubau der Universitätsbibliothek erarbeitet und die entsprechenden Leistungsverzeichnisse erstellt. Hierbei wurde die Universitätsbibliothek von zahlreichen anderen Einrichtungen (ULB Jena, UB Tübingen, StRB Erfurt, FH Köln) unterstützt.
Da bislang keine Restaurierungswerkstatt im Hause besteht, wurden 1998 erstmals Restaurierungsaufträge (in der Hauptsache Alte Drucke aus dem Bestand der ehem. Kirchlichen Hochschule Naumburg) an selbständige Restaurierungswerkstätten gegeben (31 Bände für 37.989 DM). Hierbei war festzustellen, dass manche Restauratoren trotz detaillierter Anforderungen in sehr unterschiedlichem Umfang ihre Arbeitsschritte mit der Bibliothek abstimmen und weiterhin der Vorstellung anhängen, ein restauriertes Buch müsse wie neu aussehen und alle Benutzungsspuren wären zu tilgen.
Erstmals standen 1998 Mittel für die Mikroverfilmung zur Verfügung (10.000 DM). Als größeres Projekt wurde hier mit der Mikroverfichung der maschinenschriftlichen Dissertationen der Pädagogischen Hochschule Erfurt aus der Zeit der DDR begonnen, welche nur auf inzwischen sehr fragilem Durchschlagspapier vorliegen.
Eine allen MitarbeiterInnen der Bibliothek immer stärker bewußt werdende Problematik betrifft die Bestandshygiene. Zum Teil wurden Bestände übernommen, in denen sich aufgrund ungünstiger Lagerbedingungen in einzelnen Bänden Schimmel gebildet hatte, vereinzelt werden auch durch Antiquare (vor allem in geschlossenen Sammlungen) schimmelbefallene Bücher angeboten. 1997 wurden deshalb 200 Bände, 1998 248 Bände zum Dekontaminieren gegeben. Die anschließende Reinigung der Bände (Ausbürsten unter einer mobilen Staubabsaugung) erweist sich als sehr arbeitsintensiv. Auch deshalb ist verstärkt darauf zu achten, daß nur einwandfreie Bände akzessioniert werden. Dieser Grundsatz ist in Zukunft auch bei Bänden mit fortgeschrittenem Papierzerfall zu berücksichtigen.

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6. Benutzung  
 
6.1 Ausgangspunkt für die Aufnahme des Benutzungsbetriebes

Die Arbeitsschwerpunkte lagen 1997 vor allem in der Schaffung der rechtlichen, organisatorischen, baulichen, technischen und personellen Voraussetzungen für die Aufnahme des Benutzungsbetriebes. 1998 war das jahr der Realisierung der benutzungsfunktionen "Ausleihe/ Clearingstelle", "Fernleihe" und "Schulung" auf dem Campus der PH.
Einer der Eckpfeiler der Benutzungsabteilung war die Erarbeitung der Benutzungsordnung. Sie ist an den Funktionsmerkmalen "einschichtiges Bibliothekssystem", "PICA-Ausleihe" und Serviceorientierung ausgerichtet. Im November 1997 wurde sie vom Gründungssenat der Universität bestätigt und am 12.03.1998 vom Thüringer Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur durch Erlass genehmigt. Datenschutzrechtliche Bedenken, die vom Personalrat der PH gegen die automatisierte Ausleihe mit PICA vorgebracht wurden, konnten ausgeräumt werden. Die Anmeldung der PICA-Module beim Datenschutzbeauftragten des Landes verlief problemlos.
Da das Chipkartenprojekt der Thüringer Universitäten Ende ´97 noch nicht hinreichend entwickelt war, musste der Benutzerausweis von der Bibliothek selber entworfen und beschafft werden. Dabei konnten die Beschaffungskosten zum einen dadurch reduziert werden, dass die Auftragsvergabe zusammen mit der Universitätsbibliothek Ilmenau erfolgte. Zum anderen konnte ein Sponsor gewonnen werden, der die gesamten Kosten für den Benutzerausweis übernahm. Als Gegenleistung wurde ihm die Nutzung der halben Rückseite des Ausweises als Werbefläche eingeräumt.
In Zusammenarbeit mit der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt wurden auf dem Campus der PH mehrere Räume für die Funktionen "Ausleihe/ Clearingstelle", "Fernleihe", "Schulung" und "Information" für die Universitätsbibliothek hergerichtet und mit Mobiliar und Technik ausgestattet, so dass der Umzug der gesamten Benutzungsabteilung im Frühjahr 1998 erfolgen konnte. Außer den Arbeitsplätzen für MitarbeiterInnen wurden 10 Benutzerarbeitsplätze zusätzlich zu den bereits vorhandenen Nutzer-PC aufgebaut. Trotz dieser Verbesserung der PC-Ausstattung für Benutzer läßt die Zahl der Benutzerarbeitsplätze noch zu wünschen übrig.
Zeitgleich mit der Aufnahme des Studienbetriebs am Max-Weber-Kolleg nahm am 1.4.1998 die Ausleihe ihren Betrieb auf. Zuvor mussten noch ca. 140.000 Monographien- und Zeitschriftenbände auf 6 Außenmagazine verteilt und neu aufgestellt werden. Diese Umzugsaktion dauerte mehrere Monate. Sie konnte aber aufgrund des konzentrierten Personaleinsatzes im Magazinbereich und mit Hilfe einer Umzugsfirma termingerecht Ende März 1998 abgeschlossen werden. Als problematisch erwies sich dann allerdings die Ausstattung von drei Magazinen in der Blumenstraße mit einem zentralen Netzdrucker. Da dieser Drucker erst in der zweiten Jahreshälfte 98 funktionsfähig war, musste die Übermittlung von Ausleihaufträgen in die Magazine noch für einige Zeit durch einen Fahrradkurier und über Fax sichergestellt werden.
Für den täglichen Büchertransport zwischen den Magazinen und der Ausleihe wurde ab April 1998 ein Kurierdienst eingerichtet. Er ist die Basis für die akzeptablen Bereitstellungszeiten (am Tag nach der Bestellung). Allerdings kann dieser Service derzeit nur mit Hilfe einer Fremdfirma aufrechterhalten werden.
Von Beginn an konnte den Bibliothekskunden der nutzerfreundliche Web-OPAC von PICA zur Verfügung gestellt werden. Dieser interaktive Katalog integriert nicht nur so verschiedene Funktionen wie Recherche, Bestellung, Vormerkung, Verlängerung, Kontenüberprüfung oder Mailing in einem System, sondern bietet diese Funktionen auch zeit- und ortsunabhängig von jedem Internet-PC aus an. Die Hilfetexte des OPAC wurden auf die Erfurter Situation umgeschrieben. Eine differenzierte Indexierung konnte aufgrund der starken Arbeitsbelastung der Mitarbeiter bislang allerdings noch nicht in hinreichendem Umfang vorgenommen werden.
In der Vorbereitungsphase war es immer wieder die Einarbeitung in die elektronischen Systeme, die von den MitarbeiterInnen besondere Anstrengungen verlangte. Da das erforderliche Spezialwissen für den Aufbau und die Inbetriebnahme der elektronischen Ausleihfunktionen nicht vorhanden war, konnte dieses Wissen nur im Selbststudium, durch gezielte Informationsbesuche, per Telefon und Mail sowie vor allen Dingen durch praktisches "trial and error" während der Erprobung der Systeme erworben werden. Im Rückblick zeigt sich heute, dass sich gerade diese Investitionen in den Umgang mit dem PICA-System besonders gelohnt haben: für die Bibliothek, für unsere Kunden wie auch für andere Thüringer Bibliotheken, die schon vielfach von den Erfurter Erfahrungen profitieren konnten.
Erwähnung verdienen an dieser Stelle auch noch einige für den Bibliotheksaufbau sehr wichtige und zeitaufwendige Arbeiten, die in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und ReferentInnen geleistet wurden. So wurde ein Magazinkonzept mit Numerus-Currens-Aufstellung entwickelt, nach dem alle Medienarten und -größen einheitlich bearbeitet und aufgestellt werden können. Planungsunterlagen für den Neubau wurden insbesondere für die Bereiche Ausleihe, Lehrbuchsammlung, Informationstheken, Pforte und Buchförderanlage erstellt.
Zur Beschleunigung bei der Literaturbeschaffung und -bereitstellung wurde ein Eilt-Geschäftsgang entwickelt, über den 1997 bereits 842 Bände und 1998 dann 1.943 Bände sehr schnell beschafft und ausgeliehen werden konnten. Die Geschäftsgangsunterlagen von Monographien- und Medienbearbeitung wurden im Hinblick auf die vielfältigen Anforderungen der Benutzung überarbeitet. 1997 wurden die MitarbeiterInnen der Benutzungsabteilung auch noch zeitweise zur Katalogisierung eingesetzt.
Sehr zeitintensiv gestaltete sich die Entwicklung und laufende Umsetzung eines Konzeptes für Informationsmaterialien, das graphische, technische, redaktionelle und organisatorische Standards für die Erstellung verschiedener Informationsmaterialien definiert. Nach den Vorgaben dieses Konzeptes wurden alle Formulare, schriftlichen Hilfen, Plakate und Informationsblätter zu den verschiedenen Servicebereichen und Dienstleistungen der Bibliothek gefertigt. Analog hierzu werden auch die Web-Texte der Benutzungsabteilung erarbeitet.

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6.2 Ausleihe

Bis zur Aufnahme des Ausleihbetriebes konzentrierte sich die Arbeit zum einen auf die Entwicklung eines Ausleihindikatorenkonzeptes.
Dies war nicht einfach, da die Eckwerte der Ausleihpolitik noch nicht definiert waren und auch nur schwer definiert werden konnten, da die Bibliothek bis zum Einzug in den Neubau im Jahr 2000 Ausleihbibliothek ist, nach Bezug des Neubaus aber vorwiegend Präsenzbibliothek werden soll. Für ein derartiges Vorhaben fehlten jegliche Erfahrungen anderer Bibliotheken, auf die man sich hätte stützen können.
Ein zweiter Arbeitsschwerpunkt lag bei der schrittweisen Parametrisierung und praktischen Erprobung des Ausleihsystems. Da die MitarbeiterInnen über keine Vorerfahrungen mit diesem System verfügten und die vorhandene Dokumentation zum System zu wünschen übrig ließ, erwiesen sich die Einstellungsarbeiten als ein sehr intensiver Prozeß des "learning by doing": Nutzertypen mussten definiert, Ausleihtypen festgelegt, Ausleihindikatoren eingebracht, Standorte über Signaturkonkordanzen aktiviert, Theken generiert, Mahntexte und Erinnerungsschreiben ausgearbeitet, Anzeigetexte im OPAC formuliert, Makros programmiert, Druckroutinen aktiviert, Fristen eingetragen werden usw. Es waren aber dann gerade diese Einstellungsarbeiten am Ausleihsystem und die daran gekoppelten Testläufe, die das erwünschte PICA-Know-How unter den MitarbeiterInnen vor Ort mit sich brachte.
In der zweiten Jahreshälfte `98 ist die Überführung der konventionellen Magazinausleihe der PH-Bibliothek in die elektronische Ausleihe der UB gelungen. Hierzu wurde der Clearingstelle die Aufgabe übertragen, auf der Basis eines separaten Geschäftsganges jene Medien ausleihbegleitend zu bearbeiten, die noch nicht elektronisch erfasst sind. Dadurch konnte das Führen konventioneller Ausleihkarteien für den Magazinbestand der PHB seit Mitte August entfallen.
Von Beginn an arbeiteten Ausleihe und Clearingstelle nahezu reibungslos. Als große Einschränkung zeigen sich allerdings die kurzen Öffnungszeiten der Ausleihe. Zwar konnten aufgrund des Einsatzes von studentischen Hilfskräften die Öffnungszeiten ab Oktober `98 von täglich 5 auf 6 Stunden erhöht werden. Die Situation ist diesbezüglich aber weiterhin sehr unbefriedigend. 

Ausleihe und Clearingstelle in der Statistik 

Die Zahl der aktiven Benutzer hat seit Aufnahme des Ausleihbetriebs stark zugenommen. Die Zahl der Nutzer stieg von ca. 200 Ende ´97 monatlich um bis zu 600 Nutzer an. Zum Jahresende 1998 waren 2.687 Bibliotheksbenutzer eingetragen. Neben Angehörigen der Universität und der Pädagogischen Hochschule kommen ca. 28 % der Benutzer aus der Stadt Erfurt bzw. dem nahen Umland.
Die Zahl der Ausleihen beträgt für die Monate April bis Dezember 1998 insgesamt 40.998 (1997: 1.848 Ausleihen; 01.-03.1998: 269 Ausleihen). In 10 % der Fälle (4.140) handelt es sich dabei um Ausleihen in Handapparate von Hochschullehrern. 9 % sind Kurzausleihen von Zeitschriftenbänden (3.779), die nur zum Kopieren herausgegeben werden.
Die Möglichkeit der Verlängerung von Medien wurde zwischen April und Dezember 1998 insgesamt 14.431 mal genutzt. Erfreulich ist die relativ geringe Zahl von Vormerkungen: Auf bereits ausgeliehene Medien war in weniger als 2 % der Ausleihwünsche eine Vormerkung (726) erforderlich. Aufgrund nicht fristgerechter Rückgabe mussten insgesamt 3.265 Medien gemahnt werden.
In der Clearingstelle erfolgte 1998 die Nachbearbeitung von 2.259 nicht ausleihfähigen Medien. Die Einarbeitung von Büchern, die über die konventionelle Ausleihe der PHB zurück kamen, wurde in 2.327 Fällen geleistet. Ausleihbegleitend wurden innerhalb von 4 Monaten 1.364 Medien durch Kurzkatalogisate ausleihfähig gemacht. Über 4.000 Standortänderungen waren im Rahmen der Ausleihe erforderlich. Darüber hinaus übernahm die Clearingstelle die zeitaufwendige Recherche nach Medien, die allein mittels der OPAC-Bestellausdrucke vom Magazindienst nicht gefunden werden konnten.

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6.3 Fernleihe

Konnten bis Juni 1998 die Fernleihfunktionen der UB nur indirekt, d.h. vermittelt über die PH-Bibliothek, angeboten werden, so hat sich diese Situation ab Mitte ´98 grundsätzlich geändert: Seit Juli ´98 nimmt die UB selbst am aktiven und passiven Leihverkehr teil. Die Fernleihe der PHB wurde insgesamt in die Fernleihe der UB überführt.
Hierzu mussten zahlreiche Vorarbeiten geleistet werden. Arbeitsschwerpunkte waren die Einstellungen am Ausleih- und Fernleihsystem, die Beschaffung und Implementierung der technischen Ausstattung, die Erprobung der Arbeitsabläufe in zahlreichen Praxistests, die Abstimmung der Arbeitsprozesse innerhalb der Bibliothek und mit externen Kooperationspartnern wie z.B. dem Zentralkatalog in Jena und natürlich - immer wieder - Mitarbeiterqualifizierung.
Auf der Grundlage des elektronischen Ausleihsystems und eines Geschäftsgangmodells der SUB Göttingen ist es der Fernleihe gelungen, auch die Verwaltung der nehmenden Fernleihe auf eine elektronische Basis zu stellen, so dass heute weder in der gebenden noch in der nehmenden Fernleihe konventionelle Karteien geführt werden müssen. Die Vorteile der Fernleihverwaltung über das PICA-Ausleihsystem liegen dabei nicht nur in effizientem Personaleinsatz und rationeller Verwaltung. Von der Einheitlichkeit und Transparenz der Verwaltungsvorgänge profitieren auch die Bibliothekskunden.
Darüber hinaus ist es gelungen, von Beginn an die Online-Fernleihe für Endnutzer anzubieten - ein großer Schritt auf dem Weg zu einer schnellen und kundenfreundlichen Fernleihe.
Seit Januar ´98 wird auch die Dokumentbestellung über kostenpflichtige Expresslieferdienste als Serviceleistung angeboten. 

Fernleihstatistik 

Mit Eröffnung des Fernleihbetriebs stieg die Anzahl der eingehenden Bestellungen in der gebenden Fernleihe rapide an. Waren es zwischen Januar 1997 und Juni 1998 insgesamt 466 Bestellungen aus anderen Bibliotheken, so gingen in der zweiten Jahreshälfte ´98 bereits 3.901 Bestellungen ein. Von diesen Bestellungen konnten 80 % positiv erledigt werden. Der Anteil der versandten Kopien lag aufgrund der momentanen Struktur des Bestandes noch relativ niedrig bei 22 %.
Auch in der nehmenden Fernleihe ist ein Anstieg der aufgegebenen Bestellungen zu verzeichnen. Waren es im Zeitraum von Januar 1997 bis Mitte 1998 lediglich 196 Bestellungen, wurden in der zweiten Jahreshälfte ´98 allein 327 konventionelle Bestellungen aufgegeben. Hinzu kommen für diesen Zeitraum weitere 544 elektronische Endnutzerbestellungen. Erfreulich ist in diesem Zusammenhang, dass der Anteil konventioneller Bestellungen - mit fallender Tendenz - bei nur 37 % liegt. Dies bestätigt die hohe Akzeptanz der Online-Fernleihe unter den Nutzern. Zum Jahresende waren insgesamt 217 Nutzer für den Online-Dienst eingetragen.
Im Expressdienst wurden 55 Bestellungen aufgegeben. Die Resonanz auf diese Dienstleistung ist bislang noch zurückhaltend.

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6.4 Benutzerschulung

Ausgangspunkt für den Aufbau des Bereichs Benutzerschulung war die Entwicklung eines Konzeptes für Benutzerschulung. Auf seiner Basis wurden didaktisch fundierte Schulungskurse erarbeitet, die unsere Kunden in die Lage versetzen, die Bibliothek, ihre Dienstleistungen und insbesondere das Angebot elektronischer Datenbanken souverän zu nutzen. Im Rahmen dieses Konzeptes konnten 1998 bereits ein Anfänger- und ein Fortgeschrittenenkurs für die Nutzung des OPAC sowie ein Kurs für die Nutzung der Bestelldatenbanken für Online-Fernleihe und Expresslieferdienste entwickelt und angeboten werden. Eine Besonderheit dieser Kurse ist ihr Modellcharakter, d.h., dass sie beispielhaft entwickelt, im Ablauf schriftlich fixiert und um Anschauungsmaterialien ergänzt wurden, so dass sie von verschiedenen Mitarbeitern schnell übernommen und praktisch umgesetzt werden können, und dies auf hohem didaktischem Niveau.
Neben den Schulungskursen wurden im Rahmen der Semestereinführungswochen große Einführungsveranstaltungen in einem Hörsaal der PH durchgeführt, bei denen die Grundstrukturen der Bibliothek allen Erstsemestern vorgestellt wurden. Diese Veranstaltungen werden auch künftig in Zusammenarbeit mit der Allgemeinen Studienberatung angeboten. Sie dauern 45 Minuten und werden durch Führungen durch die vier Benutzungsbereiche "Ausleihe", "Lehrbuchsammlung", "Zeitschriften-Lesesaal" und "Monographien-Lesesaal" abgerundet.
Darüber hinaus wurden in den ersten vier Semesterwochen jeweils speziell geschulte studentische Hilfskräfte zur OPAC-Betreuung eingesetzt, um Probleme, die bei der Nutzung des OPAC auftreten, sofort und individuell klären zu können. Diese praktische Hilfestellung zeigte sich insbesondere in der Einführungsphase des Web-OPAC als besonders effektive Form der Nutzerinformation. Diese Unterstützung ist um so wichtiger, als bei den meisten Nutzern keinerlei Erfahrung im Umgang mit elektronischen Ausleihsystemen vorausgesetzt werden kann. 

Zahlen aus der Benutzerschulung 

Im Rahmen der beiden Einführungsveranstaltungen zu Semesterbeginn konnten ca. 350 Studenten im Jahr ´98 über die Essentials der Bibliotheksbenutzung informiert werden. An 40 einstündigen Bibliotheksführungen nahmen insgesamt 552 Nutzer teil. In 64 OPAC-Schulungen zu je 45 Minuten wurden 361 Kunden im Umgang mit dem interaktiven Web-Katalog geschult. Ende ´98 wurde der Kurs Fernleihe/ Expresslieferdienste und der Fortgeschrittenenkurs für die OPAC-Recherche angeboten, an dem 19 Nutzer teilnahmen. Insgesamt wurden über die Schulungsveranstaltungen und die Führungen 1.281 Nutzer erreicht, also 21 % aller Nutzer durch Führungen und 27 % durch Schulungskurse.

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7. EDV und Neue Medien  
 
7.1 EDV

Die Situation in der EDV in den Jahren 1997/1998 wurde durch folgende Faktoren wesentlich beeinflusst:

• Durch den personellen Aufbau der UB und die Schaffung bzw. den Ausbau mehrerer neuer Arbeitsbereiche mussten EDV-Infrastrukturen in erheblichem Umfang neu geschaffen bzw. wesentlich erweitert werden.
• An der Universität existierte faktisch bis zur Einstellung eines Leiters des HRZ im Frühjahr 1998 kein Hochschulrechenzentrum. DieEDV-technische Betreuung und Planung für die Universität wurde zu einem großen Teil durch Mitarbeiter der Bibliothek erbracht (Aufbau des lokalen Netzes für die Geschäftsstelle der Universität, deren Internet-Anbindung, Aufbau des Domain-Name- und des WWW-Servers).
• Mit dem Aufbau des universitären Rechenzentrums änderten sich die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die EDV. Die Arbeitsbereiche wurden neu bestimmt und damit die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit geschaffen.

Während bisher die Ausstattung der UB mit Computer- und Netzwerktechnik nahezu ausschließlich auf den Bereich Gotthardtstraße konzentriert war, erforderte die Erweiterung der Standorte und Arbeitsplätze der UB auf die Bereiche Campus Nordhäuser Straße (Saalestraße, Lehrgebäude I und II, Verwaltungsgebäude), Blumenstraße sowie die Aussenstelle Naumburg auch einen starken qualitativen und quantitativen Ausbau der Computer- und Netzwerktechnik.
In der Saalestraße musste für die Zeitschriftenstelle, das Team Neue Medien, das ZKI, anfangs die Abteilung EDV und ab 1998 für ein zusätzliches ABM-Projekt sowie für zwei Arbeitsplätze von FachreferentInnen die EDV-Technik völlig neu aufgebaut werden (Verkabelung, aktive und passive Bauelemente, Neuinstallation des Servers UNIZS). Dazu wurden zahlreiche Computer mit Zubehör neu erworben. In 1997 wurden 17 PC und 10 Drucker, 1998 33 PC und 19 Drucker gekauft und die PC (z. T. auch die Drucker) in das Netz eingebunden.
Im Rahmen der Kooperation mit der PH-Bibliothek wurden für zwei ABM-Projekte zur Buchbearbeitung mit 13 ABM-Kräften im Verwaltungsgebäude (seit April 1997) bzw. 5 ABM-Kräften im Lehrgebäude I (seit März 1998) die EDV-Infrastruktur geschaffen (insgesamt 22 PC, die größtenteils aus Bereichen der PH ausgeliehen oder übernommen wurden, ein Etikettendrucker, zwei Handscanner, einschließlich Verkabelung, Hubs u.a.).
Das Außenmagazin Blumenstraße sowie die Außenstelle Naumburg erhielten Computer und wurden über ISDN Wählverbindungen mit dem Bibliotheksnetz verbunden bzw. mit einem PICA-Zugriff ausgestattet.
Ab Mitte 1998 wurde dabei auch eine Umstellung der Betriebssysteme begonnen. Alle neu gekauften PC wurden mit Windows NT 4.0 ausgerüstet und eine Reihe weiterer PC nach entsprechender Arbeitsspeicheraufrüstung auf NT umgestellt. Leider konnte diese Umstellung für die NT-PC noch nicht vollständig erfolgen, so dass neben NT auch DOS installiert werden musste, da die bisher vorliegende PICA-Clientsoftware WinIBW 1.3 noch nicht alle Funktionen der bisherigen DOS-IBW umfasst.
Ende 1998 wurden drei Server beschafft, von denen einer als Archivserver und zwei als Novell-Fileserver dienen, die 1999 die Server UNIBI bzw. UNIZS sowie die Server der PH-Bibliothek BIBMA und BIBKAT ersetzen sollen.
Im Juni 1998 wurde ein WinFrame-CD-ROM-Server in Betrieb genommen. Der Server ermöglicht in der bisherigen Ausbaustufe die Installation von ca. 70 CD-ROM-Datenbanken. Bei Inbetriebnahme wurden 23, zum Jahresende 1998 28 Datenbanken (mit 30 Einzel-CD) angeboten. Dieser neue Server hat gegenüber den veralteten OPTINET-CD-ROM-Servern eine Reihe von Vorteilen: Verschiedene Zugriffsmöglichkeiten über IPX oder TCP/IP (auch über WWW), geringe Hardwareanforderungen bei den Client-PC’s (Windows CD’s laufen auch problemlos auf veralteten 386er PC), geringere Netzlast u.a., stellt aber in der Server-Administration wesentlich höhere Anforderungen. Darüber hinaus gab es eine Reihe technischer Anlaufprobleme.
Auf fünf weitere Datenbanken (acht Einzel-CD) besteht Zugriff über den ERL-CD-ROM-Server der Fachhochschule Erfurt im Rahmen der Zusammenarbeit der Bibliotheken des Erfurter Lokalen Bibliothekssystems. Fünf Datenbanken sind noch über den Optinet-Server der PH-Bibliothek öffentlich zugänglich. Damit waren zum Jahresende 1998 38 CD-ROM-Datenbanken auf drei Servern für Bibliotheksbenutzer der UB/PH-Bibliothek aufrufbar.
Weitere neun Datenbanken vorwiegend aus dem Buchhandelsbereich werden im Bereich Gotthardtstraße auf einem OPTINET-Server bibliothekintern genutzt. Dieser Server wird in Zusammenarbeit mit der Abteilung Neue Medien gepflegt.
Die Aufnahme des Benutzungsbetriebes der UB im Frühjahr 1998 stellte langfristig besonders hohe Anforderungen an die EDV-Abteilung und die Computertechnik. 1997 waren die Einrichtung und Erprobung des PICA-Ausleihmoduls (OUS) weitgehend abgeschlossen worden, so dass im Januar 1998 mit dem Umzug der Benutzungsabteilung in das Lehrgebäude I (bisherige Räume der PH-Bibliothek) die entscheidende Erprobungsphase für die Praxis beginnen konnte. Es wurden neben den Arbeits-PC der Mitarbeiter die drei Theken-PC einschließlich der Handscanner mit Manschette zur Aktivierung/Deaktivierung der Buchsicherung für die Ausleihe installiert und in Betrieb genommen. Ferner mussten Bestellzetteldrucker in den Magazinen vorbereitet werden, damit die elektronischen Bestellungen der Benutzer zielgerichtet in dem Magazin auflaufen und ausgedruckt werden können, in welchem die angeforderten Bücher stehen (Gotthardtstraße, Blumenstraße, PH-Magazin 1, PH-Magazin 3).
Die Entwicklung des Web-OPAC wurde soweit vorangetrieben, dass er im April 1998 nach dreiwöchigem Probebetrieb offiziell in Betrieb gehen konnte und damit auch eine Ausleihe über den OPAC möglich war. Ende 1998 standen in den Benutzungsbereichen der UB und der PH-Bibliothek insgesamt 18 PC zur Verfügung, auf denen der UB-Web-OPAC abgerufen werden konnte.
Zur Inbetriebnahme der aktiven und passiven elektronischen Fernleihe im Sommer 1998 wurden durch die EDV-Abteilung ebenfalls entscheidende Voraussetzungen geschaffen: es wurde die entsprechende PICA-Software für die gebende und nehmende elektronische Fernleihe installiert und in Betrieb genommen (einschließlich der Druckprogramme für den Formulardruck).
Zum Jahresende 1998 begannen die Vorarbeiten für die Inbetriebnahme der elektronischen Ausleihverbuchung auch in der Lehrbuchsammlung.
Außerdem wurden vier Sonderarbeitsplätzen eingerichtet: für die Benutzung (Fernleihe und künftige Auskunftstheke); im Team Neue Medien (Saalestraße) sowie im Zeitschriftenlesesaal wurde je ein Multimedia-PC in Betrieb genommen. Der PC im Medienteam dient vorwiegend Testinstallationen von entsprechenden Programmen und der Erprobung diesbezüglicher Technik für den Neubau. Auf dem PC im Zeitschriftenlesesaal werden eine Reihe von CD-ROM-Datenbanken, die nicht für den Netzzugriff vorgesehen sind, für die Benutzer zur Verfügung gestellt.
Schließlich wurde Ende 1998 ebenfalls mit der Installation und den Vorarbeiten zur Inbetriebnahme für einen PC, der einerseits einen Buchscanner Minolta PS 7000 steuert, andererseits als ARIEL-Station zur elektronischen Dokumentlieferung dient, begonnen.
Zur Unterstützung der Buchbearbeitung wurde gemeinsam ein Programm zum Prüfen der PICA-Katalogisate erarbeitet, das formale Eingabefehler abprüft, und somit die Qualität der Daten erhöht (s.a.5.4 und 5.7).
Die EDV-Abteilung unterstützte den Umzug von Magazinbeständen durch die Erstellung von sortierten Signaturlisten; sie passte auch die Signaturendruckprogramme zur Bearbeitung des Naumburger Bestandes und für die Magazinsignaturen an.
Die Arbeit in der Bibliotheks-EDV erfolgte mit zwei Mitarbeitern. Ab dem 1.7.1997 wurde die EDV durch zwei Mitarbeiter der PH-Bibliothek auf Abordnungsbasis (mit 50% bzw. 20%, ab 1.10.98 mit 75% bzw. 40% ihrer Arbeitskapazität) verstärkt. Nur durch die Einstellung von zwei befristet tätigen Mitarbeitern im Frühjahr bzw. Sommer 1998 konnten das erhebliche Arbeitspensum und die Vertretung eines längere Zeit erkrankten Mitarbeiters überhaupt bewältigt werden.

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7.2 Neue Medien

Die Universität Erfurt möchte neue Formen des Lehrens und Lernens mit Online- und Off-linemedien praktizieren und ihre HochschullehrerInnen stehen dem Einsatz Neuer Medien aufgeschlossen gegenüber bzw. orientieren sich darauf. Diesem Aufgabenfeld stellt sich auch die UB.
Der Aufbau des Bereiches Neue Medien startete im Frühjahr 1997 mit einer Arbeitsgruppe, die sich aus MitarbeiterInnen aller Bibliotheksbereiche zusammenfand: eine erste Mitarbeiterin für die künftige Abteilung Neue Medien, eine Mitarbeiterin der Katalogisierung und zwei MitarbeiterInnen aus der Zeitschriftenstelle sowie eine weitere Mitarbeiterin, die in einem Teil ihrer Arbeitszeit auch für die Neuen Medien tätig wurde.
Die Abteilung Neue Medien konsolidierte sich mit dem Arbeitsbeginn neuer Kolleginnen im August, im Oktober, sowie im November 1997. Mit der Besetzung der Foto- und Reprostelle durch einen Fotografen wurde die Abteilung Neue Medien im Juli 1997 erweitert.
Die Abteilung Neue Medien hat folgende Aufgaben:

• Sie ist Mittler zwischen den Abteilungen Buchbearbeitung, Zeitschriftenstelle, Benutzung und EDV in Bezug auf die Neuen Medien.
• Sie stellt die qualifizierte Bearbeitung der neuen Medien an der UB sicher.
• Sie gibt Hilfestellung bei der Verfügbarmachung und der Nutzung Neuer Medien.
• Sie ist maßgeblich beteiligt an der Entwicklung und Durchführung von Schulungen im Bereich elektronische Medien.
• Sie orientiert sich an den Entwicklungen im Bereich elektronischer Medien auf nationaler und internationaler Ebene und gibt Impulse für entsprechende mögliche Entwicklungen an der UB Erfurt.

Die praktische Arbeit der Abteilung Neue Medien und der EDV-Abteilung in den vergangenen zwei Jahren hat gezeigt, dass eine enge Zusammenarbeit zwischen den Bereichen EDV und Neue Medien notwendig ist.
Zum einen erfordert die Bewältigung der täglichen Arbeitsaufgaben in der Abteilung Neue Medien EDV-Kenntnisse, die über die Anwendung der Standard- Bibliotheks-EDV hinausgehen, zum anderen müssen bei der Umsetzung vieler Ziele BibliothekarInnen und EDV-Spezialisten eng zusammenarbeiten. So installierte die EDV-Abteilung im Zeitschriftenlesesaal der PH einen Multimedia-PC, auf dem multimediale CD-ROM betrieben werden konnten. Bislang wurde das Angebot nur wenig genutzt, und sowohl EDV-Abteilung als auch die Abteilung Neue Medien, die sich die Pflege des PC teilten, hatten mit vielen technischen Problemen zu kämpfen.
Eine Arbeitsaufgabe in 1997 war die Konzeption und Betreuung eines Projektes zur technischen Umsetzung des Nutzungskonzepts für CD-ROM an Einzelplätzen in der Mediothek, das mittels Werkverträgen realisiert wurde. Die Abteilung Neue Medien wurde hierbei durch technische Hilfestellung und praktische Hinweise von der EDV-Abteilung unterstützt.

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8. Öffentlichkeitsarbeit  

Interne Öffentlichkeitsarbeit 

Die gewachsene Anzahl von MitarbeiterInnen (vgl. 2.1) und die Verteilung der Arbeitsplätze auf mehrere Standorte, erforderten besondere Anstrengungen, um die Informations- und Kommunikationsprozesse innerhalb der Bibliothek zu verbessern:

• zwei große Dienstbesprechungen mit allen MitarbeiterInnen pro Jahr
• regelmäßige Abteilungs- bzw. Teambesprechungen
• Einrichtung themenspezifischer Arbeitsgruppen
• Zugänglich machen der Protokolle von Dienstbesprechungen in einem zentralen Ordner
• regelmäßige Aushänge am Schwarzen Brett
• Verbreitung wichtiger Informationen als Hausmitteilungen per Mail
• regelmäßige Herausgabe der Mitarbeiterzeitschrift UBinForm
• Einrichtung von Sprechstunden der Direktorin
• offener Zugang zu allen wichtigen Arbeitsdateien über das Intranet
• Weihnachtsfeiern und in 1998 ein Fest für alle MitarbeiterInnen zur Grundsteinlegung
• Fotowand mit der Zusammenstellung von Portraits aller MitarbeiterInnen

Externe Öffentlichkeitsarbeit 

Die Aktivitäten in diesem Bereich waren vielfältig und breit gestreut. Neben zahlreichen Vorträgen, Fernsehinterviews und Presse-meldungen der Direktion sind auf diesem Arbeitsfeld einige Aktivitäten einzeln hervorzuheben:

• Erstellung und Pflege einer UB-Homepage, auf der die UB sich präsentiert, ihre Dienstleistungen anbietet und über die ein Teil des Angebots realisiert wird
• Workshop mit dem Rektor und auswärtigen Experten zur "Virtuellen Bibliothek"
• Präsentation der elektronischen Bibliothek beim Universitätsfest am 9.5.1998
• Informations- und Werbemappe für Sponsoren
• Informationstexte in gedruckter Form und im Internet
• Aktuelle Bildinformation zum Stand des Neubaus im Web
• Informationsveranstaltung über die UB:
  - für die Universitäts-Gesellschaft im Stadtarchiv am 2.4.1997
  - für Geographiestudenten aus Trier am 24.9.1998
  - für KollegInnen aus anderen Thüringer Bibliotheken am 7.5.1998, 27.3.1998 und am 10.6.1998

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9. Chronik  

1997

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1998

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10. Statistik

Stellen

Zugang

Bestand

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Katalogisierung der Abteilung Buchbearbeitung (Team 1- 6)

Ausgaben

Benutzung

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