1.Schritte zur Integration  
 
1.1 Kooperation mit der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt

Die Pädagogische Hochschule Erfurt soll voraussichtlich am 1.1.2001 als Erziehungswissenschaftliche Fakultät in die Universität Erfurt integriert werden. Vor diesem Hintergrund wurden im Berichtszeitraum die Bemühungen verstärkt, die bibliothekarischen Einrichtungen beider Hochschulen zu integrieren.
Die Zentralbibliothek der Pädagogischen Hochschule war aufgrund ihrer Stellenausstattung mit dem Umfang der seit 1990 auf sie zugekommenen Aufgaben überfordert. Um so größer sind die Leistungen einzuschätzen, welche durch das Zusammenwirken der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule und der UB schon bewerkstelligt werden konnten. Hierzu zählen neben der zügigen Weiterqualifikation der MitarbeiterInnen insbesondere die Erweiterung und Erschließung des Bestandes um ca. 57.000 Bände, die Eröffnung einer Freihandbibliothek (ca. 20.000 Bände), die Teilnahme an den Verbundkatalogen (Gemeinsamer Bibliotheksverbund Göttingen und Zeitschriftendatenbank), die Retrokonversion aller Hauptkataloge sowie die Verbesserung der Magazinverhältnisse.
Es stellte sich heraus, dass das parallele Führen beider Bibliotheken zwar den ungestörten Aufbau der Universitätsbibliothek schützte, aber für beide Einrichtungen mehr und mehr Arbeiten verursachte, welche sich in der Perspektive einer zukünftig gemeinsamen Hochschulbibliothek als unwirtschaftlich erwiesen.
Viele dieser Erscheinungen wurden durch Absprachen gemildert, doch als es seitens einiger Professoren der Pädagogischen Hochschule im Dezember 1996 zu einem Vorstoß kam, die Nachweissituation insbesondere der durch die Institute der Pädagogischen Hochschule erworbenen Bestände zu verbessern, ging die Leitung der Universitätsbibliothek gern auf diese Initiative ein, zumal auch die neue Universitätsleitung die Intensivierung der Beziehungen forcierte.
Zu Beginn des Jahres 1997 wurde daraufhin von beiden Hochschulen eine Vereinbarung über die Kooperation in Bibliotheks-angelegenheiten erarbeitet, welche zum 1.7.1997 in Kraft trat. Neben dem ausdrücklichen Bekenntnis zu dem Ziel, eine gemeinsame Bibliothek mit den MitarbeiterInnen beider Hochschulbibliotheken aufzubauen, wurden folgende gemeinsame Vorhaben vereinbart:

• Nachweis und Einarbeitung der Buchbestände der Institute der Pädagogischen Hochschule durch die Universitätsbibliothek
• Umarbeitung der Freihandbibliothek der Pädagogischen Hochschule zur Lehrbuchsammlung der Universitätsbibliothek sowie der anderen seit 1990 erworbenen Bestände
• Vereinigung und einheitliche Konfektionierung der Datenbestände in den Verbunddatenbanken
• Verbesserung der Literaturversorgung durch Einführung des Bestell/Ausleih- sowie des Fernleihmoduls von PICA
• Öffnung des Bestandes der Universitätsbibliothek für die Mitglieder und Angehörigen der Pädagogischen Hochschule
• Abstimmung der Literaturauswahl beider Hochschulen, Beschaffung und Einarbeitung durch die Universitätsbibliothek
• Orientierung der MitarbeiterInnen beider Hochschulbibliotheken auf zukünftige gemeinsame Arbeitsprozesse

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Zur Unterstützung der gemeinsamen Vorhaben delegierte die Pädagogische Hochschule BibliotheksmitarbeiterInnen zum Teil in vollem Umfang im Rahmen der Abordnung an die Universitätsbibliothek. Sicherlich hat sich die Last der Aufgaben für die Universitätsbibliothek mit dieser Kooperation erheblich vermehrt, doch zahlt sich dieser Schritt aus, da hierdurch bis Bezug des Neubaus und Aufnahme des Studienbetriebes der Universität die Arbeitsstrukturen vereinheitlicht und die Effektivität gesteigert werden kann.
Die Kooperation beider Hochschulen im Bibliotheks-bereich wurde darüber hinaus in der Pädagogischen Hochschule durchaus als Signal für den Aufbruch beider Hochschulen in eine gemeinsame Zukunft aufgefaßt.
Auch von den BibliothekarInnen beider Einrichtungen wurden die Vorhaben der Kooperation mit hoher Motivation und großem Elan angegangen. In der Folge konnten insbesondere Vorhaben im Bereich der Benutzung schon vorfristig abgeschlossen werden und es stellte sich heraus, daß für den Umfang und den rechtlichen Charakter der Mitarbeit der BibliothekarInnen der Pädagogischen Hochschule in der Universitätsbibliothek Erfurt neue Regelungen getroffen werden mußten. Dies machte eine Ergänzung zur Vereinbarung vom 27.6.1997 erforderlich.
Hierbei wurde mit dem Ministerium als Zeitpunkt für die vollständige Integration beider Hochschulbibliotheken der 1.1.2000 festgelegt.
Darüber hinaus wurde insbesondere beschlossen:

• die Ausleihe über Leihscheine und Buchkarten abzuschaffen (Einführung der Clearingstelle),
• die eigenständige Fernleihe der Pädagogischen Hochschule zu beenden,
• den Zeitschriftenlesesaal nach den Erfordernissen der Universitätsbibliothek umzustrukturieren
• sowie alle Ressourcen gemeinsam zu bewirtschaften.

Der Umfang der Arbeiten von BibliothekarInnen der Pädagogischen Hochschule in Bereichen der Universitätsbibliothek wurde erhöht und die entsprechenden Teil- bzw. Vollabordnungen vollzogen.
Insgesamt stößt die schrittweise Integration beider Hochschul-bibliotheken nach anfänglichen Vorbehalten bei den NutzerInnen auf große Akzeptanz. Aufgrund der hohen Leistungsbereitschaft der von MitarbeiterInnen beider Einrichtungen nach dem Standard der Universitätsbibliothek geführten Bereiche wuchs insbesondere deshalb nach anfänglichem Sträuben die Bereitschaft der einzelnen Institute, ihre Buchbestände an die Universitätsbibliothek abzugeben.

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1.2 Die Integration der Buchbestände der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg

1995 hatte die Universitätsbibliothek Erfurt die Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg (geschlossen 1993) als Dauerleihgabe von der Evangelischen Kirchenprovinz Sachsen übernommen (142.000 Bände).
Nachdem der Bestand revidiert und zunächst versucht worden war, die Bestände durch zusätzliche Kräfte zu erschließen, wurde recht schnell klar, dass eine Einarbeitung ohne Beteiligung einer Fremdfirma nicht geleistet werden kann. Hierfür wurde 1996/97 ein mehrstufiges online-Konversionsverfahren entwickelt, in welchem neben Formalerschließungsdaten des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes auch Sacherschließungsdaten (systematische Signaturen nach der Regensburger Verbundklassifikation) des Bibliotheksverbundes Bayern durch Nutzung der Schnittstelle von DBV-OSI (Open Systems Interconnection) ermittelt werden.
Nachdem die Anforderungen (in Deutsch, Umfang 135 Seiten) und Spezifikationen (in Englisch, Umfang 37 Seiten) zusammengestellt und mit einer Fremdfirma vereinbart worden waren, konnten bis Jahresende 1998 107.000 Bände Monographien anhand des Systematischen Standortkatalogs in die Datenbanken des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes eingebracht werden.
Die Wichtigkeit der Dauerleihgabe erweist sich neben verschiedenen Versuchen, sie für andere Institutionen zu gewinnen, durch die zahlreichen Fernleihbestellungen auf Titel, welche in anderen deutschen Verbunddatenbanken nicht nachgewiesen sind.

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1.3 Vorbereitung der Integration der Forschungs- und Landesbibliothek Gotha

Das Thüringer Ministerium für Wissenschaft Forschung und Kultur (TMWFK) forderte die Universitätsbibliothek Erfurt im September 1997 auf, eine Stellungnahme zur Weiterführung der Forschungs- und Landesbibliothek Gotha abzugeben. Der Leitung von Hochschule und Universitätsbibliothek erschien eine institutionelle Einbindung der bereits 1643 gegründeten herzoglichen Gothaer Bibliothek mit 10.500 Handschriften und ca. 550.000 Bänden in Forschung und Lehre der Universität als großer Gewinn.
Das einmalige Ensemble von Archiv, Theater, Museen, Schloßkirche und Bibliothek wird auf Schloß Friedenstein erhalten bleiben. Doch wurde mit der abschliessenden Empfehlung der vom TMWFK eingesetzten Expertenkommission vom 3.11.1997 ausdrücklich anerkannt, dass die Integration der Gothaer Bibliothek in die Universitätsbibliothek Erfurt dann nur mit einem bestimmten Aufwand an Sach- und Personalmitteln zu bewältigen sei. Entsprechend detaillierte Angaben wurden insbesondere zur Stellenausstattung gemacht.
Das TMWFK bildete daraufhin eine Arbeitsgruppe "UB Erfurt/FLB Gotha", welche in ihrer ersten Sitzung am 14.1.1998 beide Bibliotheken darum bat, ein Konzept zur Bibliotheks-, Stellen-, Personal- und Raumstruktur vorzulegen. Dieses Konzept wurde in den folgenden Wochen in enger Zusammenarbeit mit der Forschungs- und Landesbibliothek Gotha durch die Universitätsbibliothek entwickelt. Hierfür fanden wechselseitig ausführliche Informationsbesuche in beiden Einrichtungen sowie Beratungen mit dem Ministerium statt. Das entstandene Strukturkonzept wurde von der eingesetzten Arbeitsgruppe und schließlich am 11.3.1999 vom TMWFK gebilligt.
Das Strukturkonzept sieht vor, die Forschungs- und Landesbibliothek Gotha zur Forschungsbibliothek umzugestalten und hierfür organisatorisch und räumlich zu reorganisieren. Bei der Forschungsbibliothek plant die Universität, im ehemaligen Landschaftsgebäude (Am Schloßberg 2) ein Internationales Forschungszentrum einzurichten.
Das Strukturkonzept bestimmt als Arbeitsschwerpunkt der Bibliothek für die nächsten Jahre eine qualifizierte Rekatalogisierung des Altbestandes sowie die Erfassung und Umarbeitung des neueren Bestandes nach den Standards der Universitätsbibliothek Erfurt. Zugleich wird die Forschungsbibliothek Präsenzbibliothek. Es wird die Möglichkeit bestehen, Titel des Erfurter Standortes der Universitätsbibliothek zur Benutzung in den Lesesaal der Forschungsbibliothek zu bestellen.
Einer Nutzung als Forschungsbibliothek insbesondere als Bestands- und Kompetenzzentrum für Handschriften und Alte Drucke steht die gegenwärtige räumliche Situation entgegen. Ohne die räumliche und organisatorische Entflechtung von Benutzung, Verwaltung, Magazinierung, Veranstaltungs- und Museumsbereich kann mit dem zur Verfügung stehenden Personal der Ausbau zur Forschungsbibliothek kaum geleistet werden. Dabei ist endlich ein zureichend großer Lesesaal im unteren Turmsaal der Bibliothek einzurichten. Bis zur Klärung rechtlicher Fragen mit dem Herzoghaus wird eine räumliche Interimslösung angestrebt, die bei einem späteren Gesamtausbau in vollem Umfang werthaltig bleiben wird.

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2. Personalsituation  
 
2.1 Überblick

Mit dem Jahr 1997 konnte die Universitätsbibliothek das im Stellenplan vorgesehene Ausbauziel von 68 Stellen erreichen. Mit der geplanten Integration der Hochschulbibliothek der PH wird die Gesamtzahl der Stellen auf 86 steigen.Im höheren Bibliotheksdienst wurde zum 1.10.1997 das Fachreferat Slawistik mit einer Kollegin besetzt, die vor ihrem Bibliotheksreferendariat an der Pädagogischen Hochschule Erfurt tätig gewesen war. 1997 konnten letztmals insgesamt 8 neue Stellen ausgeschrieben werden: 2 Stellen im gehobenen Bibliotheksdienst (gD), 5 Stellen im mittleren Bibliotheksdienst (mD) und eine Fotografenstelle. Die bibliothekarischen Stellen wurden hausintern, im Geschäftsbereich des TMWFK und im Bibliotheksdienst, Heft 3/1997 (Bewerbungsschluß: 18.4.97) bundesweit ausgeschrieben. Die Fotografenstelle wurde hausintern und durch Aushang im Geschäftsbereich des TMWFK bekanntgegeben.Insgesamt gingen 117 Bewerbungen ein, davon 49 für den gD, 63 für den mD und 5 für die Fotografenstelle.Im gehobenen Bibliotheksdienst wurden gezielt Mitarbeiterinnen mit langjähriger Berufserfahrung für Aufbau- und Leitungsaufgaben in der Benutzungsabteilung (vorwiegend in der Fernleihe) bzw. dem Bereich Neue Medien gesucht. Diese beiden Stellen wurden zum 15.9. und 1.11.97 besetzt.
Die Stellen im mittleren Bibliotheksdienst konnten zwischen Mitte Juli und Anfang September 1997 besetzt werden. Die Einsatzfelder der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegen in der Buchbearbeitung, der Benutzung (Fernleihe), der Einbandstelle und der Zeitschriftenstelle.Die Fotografenstelle wurde zum 1.7.97 mit einem ausgebildeten Fotografen besetzt.
Im Rahmen des Kooperationsvertrages zwischen der Universität und der Pädagogischen Hochschule Erfurt wurden ab Mitte 1997 stufenweise fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PH-Bibliothek auf dem Wege der Teilzeitabordnung und drei Mitarbeiterinnen (2 hD, 1 EDV, 3 gD, 2 mD) auf dem Wege der Vollzeitabordnung in der Universitätsbibliothek eingesetzt. Arbeitsfelder sind Fachreferat, EDV, Buchbearbeitung und die Betreuung von Konversions-projekten.
Das Jahr 1998 war nach den Jahren des schrittweisen Personalaufbaus erstmals ein Jahr, in dem trotz der ständig wachsenden Aufgaben mit dem bisherigen Personalstand gearbeitet werden mußte.
Im Wege der Vertretung eines Erziehungsurlaubs wurde am 16.3.98 auf einer befristeten Stelle ein EDV-Techniker zur dringend benötigten Unterstützung bei der Software- und Hardware-Betreuung sowie zur Schulung von MitarbeiterInnen in EDV-Anwendungsbereichen eingestellt. Ebenfalls als Vertretung einer Mitarbeiterin, die sich im Erziehungsurlaub befindet, konnte eine Bibliothekarin, die die UB durch eine zweimonatige Trainingsmaßnahme des Arbeitsamtes kennengelernt hatte, am 1.3.98 zunächst befristet in der Buchbearbeitung eingestellt werden. Im Rahmen einer Neubesetzung konnte sie schließlich zum 1.2.99 auf einer unbefristeten Stelle eingestellt werden.Im Jahr 1998 schieden erstmals zwei Mitarbeiter am 30.9. aus dem Dienst der Universitätsbibliothek aus, um an Bibliotheken in Frankfurt/Main bzw. Göttingen zu wechseln. Durch den Weggang einer hochqualifizierten Fachkraft in der Fernleihe wurde eine Stelle vakant, die durch die Umsetzung einer Mitarbeiterin aus der Abteilung Buchbearbeitung umgehend besetzt werden musste. Der Kanzler der Universität ermöglichte die Stellenfreigabe, so daß im Oktober eine Stelle des gehobenen Dienstes für den Bereich Neue Medien und eine Stelle des mittleren Dienstes für die Zeitschriftenstelle im Geschäftsbereich des TMWFK und durch Aushang in den bibliothekarischen Ausbildungsstätten ausgeschrieben wurden.Die Wiederbesetzung der beiden Stellen mit zwei berufserfahrenen Bibliothekaren konnte zum 1.2.99 und 1.4.99 erfolgen.
Im Rahmen des Kooperationsabkommens mit der Hochschulbibliothek der PH wurden 1998 weitere neun MitarbeiterInnen (4 gD, 5 mD/eD) an die Universitätsbibliothek abgeordnet und für andere PH-MitarbeiterInnen die Teilzeitabordnung erhöht. Einsatzbereiche sind die Zeitschriftenstelle, die Ortsleihe, Fernleihe, der Lesesaalbereich und Magazindienst/Kopierdienst/Postversand.
Die bereits 1996 begonnen Personalentwicklungsgespräche mit einzelnen MitarbeiterInnen wurden auch 1998 fortgesetzt. Ziel dieser Gespräche ist neben einer beruflichen Standortbestimmung (Ist-Zustand) der Versuch, die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiterin in den nächsten Jahren auszuloten.

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2.2 Einführung der Teamstruktur in der Buchbearbeitung

Seit dem Frühjahr 1997 erfolgt die Arbeitsorganisation der Buchbearbeitung in der Form von fachorientierter Teamarbeit.
Bereits im Februar 1996 wurde ein Pilot-Fachteam gebildet, das Formen der Teamarbeit erproben und erste konzeptionelle Überlegungen anstellen sollte. Die personelle Zusammensetzung und das Aufgabenspektrum dieser Pilotgruppe wechselten mehrfach im Verlauf des Jahres. Da im Jahr 1996 das Erwerbungssystem ACQ eingeführt worden war, aber noch nicht stabil lief, und keine geeigneten Fächer ausgesucht worden waren, verlief die Entwicklung der Pilotgruppe wechselhaft. Nachdem der EDV-Einsatz im Rahmen des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes 1995 in der Katalogisierung und 1996 in der Erwerbung bzw. Etikettierung erfolgte, fiel zum Jahreswechsel 1996/97 die Entscheidung, die Teamarbeit im Frühjahr 1997 einzuführen.
Informationsbesuche in den Universitätsbibliotheken Konstanz und Trier, der Abschlußbericht der Pilotgruppe, das Studium der einschlägigen Fachliteratur und zahlreiche Gespräche im Hause führten schließlich Ende Februar 1997 zur Vorlage des Konzeptes zur Arbeitsorganisation nach dem Fachteamprinzip. Im März wurde eine Arbeitsgruppe (gD, mD, den Abteilungsleiterinnen Erwerbung und Katalogisierung, Direktion) eingesetzt, die den Geschäftsgang Buchbearbeitung gemeinsam erstellte. Das Konzept der Teamorganisation und der Geschäftsgang wurden in der kleinen Dienstbesprechung (FachreferentInnen und Direktion) vorgestellt, diskutiert und nach einigen Modifikationen verabschiedet.Der Personalrat und die Universitätsverwaltung wurden frühzeitig konsultiert, das Konzept der Arbeitsorganisation nach dem Fachteamprizip und die Personalstruktur wurden vorgelegt.
Am 14. April 1997 begannen die Fachteams ihre Arbeit; gleichzeitig wurden die Abteilungen Erwerbung und Katalogisierung sowie die Etikettierungsstelle aufgelöst und in die neue Abteilung Buchbearbeitung überführt.
 
Konzeption der Teamarbeit

Die Arbeitsorganisation in den Fachteams umfasst den gesamten edv-gestützten Arbeitsprozess der Buchbearbeitung von der Vorakzession/Bestellkatalogisierung über die Akzession bis hin zur Katalogisierung und Etikettierung.Jede MitarbeiterIn übt die je aktuell anfallenden Arbeiten in der Buchbearbeitung aus.Es muss gewährleistet sein, dass er/sie alle Arbeiten im Fachteam ausführen kann und in der Regel auch ausführt. Dazu werden die MitarbeiterInnen in allen Aufgaben des Fachteams entsprechend geschult.Die MitarbeiterInnen in den Fachteams üben Arbeitsaufgaben mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad entsprechend ihrer tariflichen Eingruppierung aus.
Die DiplombibliothekarInnen nehmen zusätzlich schwierige Querschnitts- bzw. Sonderaufgaben wahr. Diese Querschnittsaufgaben (Kontakt mit dem Buchhandel, Bestellung und Inventarisierung antiquarischer Titel, Reklamationen, Zollformalitäten, Kontakte mit Tauschpartnern, schwierige Katalogisierungsfälle, ständige Ausbildungsfunktionen u.ä.) werden von entsprechend qualifizierten MitarbeiterInnen des gehobenen Dienstes mit einem bestimmten Zeitanteil (maximal 50 v.H.) wahrgenommen. Die MitarbeiterInnen mit Querschnittsaufgaben nehmen jedoch – wenn auch mit verringertem Zeitanteil – an der Arbeit im Fachteam teil. Jedes Team wählt für die Dauer eines halben Jahres (wurde später auf ein Jahr ausgedehnt) aus dem Kreis der MitarbeiterInnen eine Teamsprecherin. Aufgabe der Teamsprecherin ist die Vertretung der Teaminteressen gegenüber der Abteilungsleitung bzw. den SachgebietsleiterInnen und FachreferentInnen einerseits und die Weiterleitung von Informationen andererseits.
Die Abteilung Buchbearbeitung wird von der Führungsgruppe bestehend aus dem Abteilungsleiter Buchbearbeitung, der Erwerbungsleiterin (Erwerbungsreferentin) und der Katalogisierungsleiterin (Katalogisierungsreferentin) geleitet. Der Abteilungsleiter Buchbearbeitung ist zuständig für Grundsatzfragen der Fachteamorganisation und Personalfragen, die Erwerbungsleiterin pflegt die Kontakte zu den Lieferanten, koordiniert die Verteilung der Erwerbungsmittel und steuert den Mittelabfluß, die Katalogisierungsleiterin schließlich ist zuständig für Fragen der Katalogisierungspraxis.Jede FachreferentIn ist mindestens einem Fachteam zugeordnet. Jedoch haben sie keinerlei Weisungsbefugnis gegenüber den Teammitgliedern mit Ausnahme der fachlichen Bearbeitung der Literatur. Um einen intensiven Informationsaustausch zwischen Team, Abteilung, Querschnittsaufgaben, FachreferentInnen und Abteilungsleitung zu gewährleisten, wurden als Besprechungsformen eingeführt:

• die Besprechung der SachgebietsleiterInnen und TeamsprecherInnen mit der Abteilungsleitung zu aktuellen Fragen,
• die Abteilungsbesprechungen für alle MitarbeiterInnen der Abteilung in größeren zeitlichen Abständen und
• die Teambesprechungen für die MitarbeiterInnen des jeweiligen Teams mit den zugeordneten FachreferentInnen.

Teamstruktur

Bei der Bildung der Fachteams nach einzelnen Wissenschaftsgebieten wurden folgende Kriterien berücksichtigt:
Zusammenfassung benachbarter Wissenschaftsgebiete,Höhe der Erwerbungsmittel je Fach im Jahr 1997 und Berücksichtigung des Buchzugangs der letzten Jahre in den einzelnen Fächern, Gewichtung nach Schwierigkeitsgrad der Literatur (z.B. höherer Schwierigkeitsgrad bei fremdsprachiger Literatur), die Vertretung der FachreferentInnen soll – wenn möglich – dem gleichen Fachteam zugeordnet sein.
Um die Vergleichbarkeit der einzelnen Fachteams zu ermöglichen, wurde zunächst von einer einheitlichen Teamgröße von je sieben MitarbeiterInnen ausgegangen. Der neu gebildeten Abteilung Buchbearbeitung standen zu diesem Zeitpunkt insgesamt 35 MitarbeiterInnen zur Verfügung. Zwar wurden allen fünf Fachteams jeweils sieben MitarbeiterInnen zugeteilt, durch Querschnitts- und Sonderaufgaben verminderte sich dieses Personalsoll in den Teams jedoch faktisch auf eine Personalstärke zwischen 5,25 und 6,0 Stellen. Es wurden folgende Fachteams gebildet:

• Fachteam 1: Recht, Wirtschaftswissenschaften, Pädagogik, Psychologie
• Fachteam 2: Fremdsprachige Philologien mit den einzelnen Fächern Allg. Sprach- und Literaturwissenschaft, Anglistik, Romanistik, Slawistik, Kunst
• Fachteam 3: Sozialwissenschaften und Neuere Geschichte mit den einzelnen Fächern Neuere und Neueste Geschichte, Politikwissenschaft, Sozial- und Wirtschaftsgeschichte, Soziologie, Ethnologie,
• Fachteam 4: Germanistik/Theologie mit den einzelnen Fächern Germanistik, Hochschulforschung, Klassische Philologie, Informatik, Musik, Religionswissenschaft, Theologie
und
• Fachteam 5: Antiquariate/ Allgemeines/alte Geschichte/ Philosophie mit der Querschnittsaufgabe Antiquariate (Bestellung und Akzession) und den Fächern Allgemeines, Buch- und Bibliothekswesen, Alte und Mittelalterliche Geschichte, Landesgeschichte, Philosophie, Rechtsgeschichte.

Die Nicht-Buch-Materialien – unabhängig von deren fachlicher Zugehörigkeit – werden von den MitarbeiterInnen der Abteilung Neue Medien als Team 6 Neue Medien bearbeitet.
Bei der personellen Zusammensetzung der Fachteams wurden folgende Kriterien berücksichtigt:
In allen Teams sollen sowohl MitarbeiterInnen des gehobenen als auch des mittleren Dienstes vertreten sein,in jedem Team sollen Mitarbeiterinnen aus den bisherigen Arbeitsbereichen Vorakzession, Akzession als auch aus der Katalogisierung berücksichtigt werden,MitarbeiterInnen mit besonderen Qualifikationen (seltene Sprachkenntnisse, Hochschulstudium in einem Wissenschaftsfach u.ä.) werden dem am besten geeigneten Fachteam zugeordnet,in jedem Fachteam sind MitarbeiterInnen mit Querschnittsaufgaben vertreten.

Entwicklung der Fachteamstruktur

Zieht man eine erste Bilanz nach nahezu zwei Jahren Teamarbeit in der Buchbearbeitung der UB Erfurt so lässt sich festhalten, dass sich diese insgesamt bewährt und dass sich die neue Arbeits- und Organisationsstruktur bei den MitarbeiterInnen weitgehend gefestigt hat. Die Arbeitsergebnisse sind hoch, die Möglichkeiten, auf die besonderen Anforderungen der Aufbausituation rasch und flexibel zu reagieren, bedeutend schneller und unkomplizierter geworden. Trotz der komplexeren Arbeitsaufgaben wurde die Fachteamstruktur in Gesprächen mit den MitarbeiterInnen regelmäßig positiv bewertet. In den meisten Teams zeigt sich ein ausgeprägtes Zusammengehörigkeitsgefühl und eine starke Identifikation der MitarbeiterInnen mit ihrem Team. Diese Tendenzen zeigten sich auch in den strukturierten Gruppengesprächen, die die Abteilungsleitung mit den einzelnen Teams nach einem halben Jahr (November 1997) und nach nahezu zwei Jahren (Februar 1999) zur Teamarbeit durchgeführt hat.
Im Verlauf der zwei Jahre waren jedoch einige Veränderungen erforderlich. So wurde die Vorakzession und Akzession bei Tausch, Geschenk und Dissertationen als zentrale Querschnittsaufgabe einem Fachteam als Daueraufgabe zugewiesen (analog zur Antiquariatsaufgabe). So mussten einzelne Fächer einem anderen Team zugeteilt werden, um eine gleichmäßige Verteilung des Arbeitsaufkommens zu erzielen, oder einzelne MitarbeiterInnen mussten aus arbeits-organisatorischen oder persönlichen Gründen in ein anderes Fachteam wechseln. Durch zahlreiche Sonderaufgaben, die Betreuung von Projekten und die Querschnittsaufgaben gingen und gehen Arbeitskräfte der eigentlichen Teamarbeit verloren. Um den Aufbau anderer Abteilungen zu ermöglichen, wurden verschiedene MitarbeiterInnen in andere Abteilungen umgesetzt. So stehen der Abteilung Buchbearbeitung zur Zeit (Stand: 1.3.1999) insgesamt 29 MitarbeiterInnen zur Verfügung. Die Teamgröße hat sich auf nominell fünf bzw. sechs Personen pro Team reduziert, die faktisch je Team einer Personalstärke zwischen 2,75 und 5,05 Stellen entsprechen.Im Zuge der Umstrukturierung für den Bibliotheksneubau wird aus räumlichen Gründen die Zahl der Fachteams von fünf auf vier Teams mit jeweils sechs MitarbeiterInnen reduziert werden müssen. Es ist geplant, dass einzelne MitarbeiterInnen im Neubau mit einem Teil ihrer Arbeitszeit im Benutzungsbereich (Auskunft im Lesesaal)tätig sein werden.

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2.3 MitarbeiterInnen in Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen

Die Aufbausituation der Universitätsbibliothek ist ohne den Einsatz zusätzlicher Kräfte nicht zu bewältigen. Angesichts der sich regelmäßig verzögernden Stellenbesetzungen beim Personalaufbau und des Umfangs der erforderlichen Neuerwerbungen wäre ansonsten die Einarbeitung "zusätzlicher" Bestände wie die der Pädagogischen Hochschule Erfurt oder der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg nicht zu bewältigen. Hinzu kommt die Einarbeitung umfangreicher Schenkungen, welche gleichfalls den retrospektiven Bestandsaufbau stärken (ehemalige Pädagogische Hochschule Neuss, Sammlung Herr, Sammlung Teufel). Seit 1996 arbeiten an der Universitätsbibliothek deshalb in steigendem Umfang MitarbeiterInnen in Arbeitsbeschaffungs-maßnahmen (1997: 17,0 Stellen, 1998: 38,2 Stellen).
Für diese Kräfte wurde ein Qualifizierungsprogramm entwickelt, welches sie in den ersten zwei Wochen durchlaufen. Anschließend finden sie ihren Platz in Bereichen, wo Sie unter Anleitung von Fachkräften Magazinbereiche betreuen, Transporte erledigen, Lokaldaten erstellen, einfache Recherchen durchführen, Bücher etikettieren oder DV-Technik betreuen.
Viele dieser Kräfte haben sich durch eigenes Engagement und die Einsatzbereitschaft der fest angestellten MitarbeiterInnen inzwischen zu bewährten MitarbeiterInnen entwickelt und die Universitätsbibliothek freut sich, fünf von Ihnen in feste Arbeitsverhältnisse übernommen zu haben.

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2.4 Aus- und Weiterbildung der MitarbeiterInnen

Bedingung und Gradmesser für die Leistungsfähigkeit der Bibliothek ist eine ausreichende Qualifikation ihrer MitarbeiterInnen. In einer Zeit, wo sich das Bibliothekswesen gravierend ändert und die Bibliotheken gezwungen sind, mit der rasanten Entwicklung der EDV-Technik und der elektronischen Medien Schritt zu halten, ist eine stetige Fortbildung der MitarbeiterInnen zur Erweiterung ihres Wissensstandes unerlässlich.Im Bereich der Weiterbildung konnten mehrere interne Schulungen durchgeführt sowie externe Veranstaltungen besucht werden. Seit Herbst 1997 ist die UB erstmals auch als Ausbildungsbibliothek aktiv.
Für externe Weiterbildungen standen, ohne Reisekosten, 1997 insgesamt DM 10.000 zur Verfügung. Im Jahr 1998 wurde dieser Betrag dem Bedarf entsprechend auf DM 20.000 erhöht. Die Mittel wurden dafür verwendet, mit entsprechenden Arbeitsaufgaben betraute MitarbeiterInnen in den Bereichen bibliotheksbezogene EDV-Anwendung, Benutzerbetreuung und -information, Internet, Anwendungssoftware, Netzwerkbetreuung, Marketing sowie Bibliotheksmanagement fortzubilden. Dabei wurde vor allem auf Angebote bibliothekarischer Einrichtungen (z.B. Hochschul-bibliothekszentrum Nordrhein-Westfalen, Bibliotheksschulen), des Thüringer Landesrechenzentrums, aber auch auf solche privater Bildungsträger zurückgegriffen.
Schulungen im Hause:

• PICA: Katalogisierungs- und Rechercheschulungen durch PICA-Wissensvermittlerinnen
  1997 :11 Schulungen für 17 Mitarbeiter, 24 ABM-Kräfte und 25 studentische Hilfskräfte
  1998 :6 Schulungen für 22 ABM-Kräfte, die beiden Auszubildenden und Kolleginnen der Fachhochschulen Schmalkalden und Nordhausen
• Auffrischungskurse zu verschiedenen Aspekten von PICA für die MitarbeiterInnen der Abteilung Buchbearbeitung und für Bibliothekarinnen der FH Schmalkalden, der FH Erfurt, der HAAB Weimar, der UB Weimar, der WAB Erfurt und der PH-Bibliothek
• Einführung in den Web-OPAC für alle MitarbeiterInnen durch den Sachgebietsleiter Benutzerschulung
• zweitägige Internet-Schulung für 16 MitarbeiterInnen durch einen Dozenten des Hochschulbibliothekszentrums Nordrhein-Westfalen (1998)
• eine zweitägige Excel-Schulung für 13 MitarbeiterInnen durch einen Mitarbeiter der EDV-Abteilung (1998)

Informationspraktika/ Praktika im Hause: 1997

• 8 jeweils zweitägige Informationspraktika für 17 neue MitarbeiterInnen der UB und 6 MitarbeiterInnen der PH-Bibliothek
• 1 Praktikantin - Diplombibliothekarin im Rahmen einer Trainingsmaßnahme des Arbeitsamtes nach § 53a AFG (8 Wochen)

Informationspraktika/ Praktika im Hause: 1998

• Informationspraktika für 2 Mitarbeiter der UB, 4 Kolleginnen der PH-Bibliothek, 2 Kollegen der FLB Gotha sowie 2 Kolleginnen der FH Nordhausen
• 1 Praktikantin aus einem externen Bildungsträger in der EDV-Abteilung (6 Wochen)
• 1 Praktikantin (Studentin des Fachbereiches Buch und Museum der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig) in der Abteilung Buchbearbeitung

Erstmals ist die Universitätsbibliothek seit Herbst 1997 selbst im Bereich Ausbildung aktiv. Trotz der noch ungünstigen räumlichen Verhältnisse und der Arbeitsbelastung imZusammenhang mit der Aufbausituation wird seit dem 1. September zwei angehenden Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste die Ausbildung ermöglicht. Zur Qualifizierung für diese Aufgabe legten zwei Mitarbeiterinnen an der IHK Erfurt die erforderliche Ausbildereignungsprüfung ab. Als besondere Form der Weiterbildung konnte die UB Erfurt 1998 erstmals einen Austausch mit einer ausländischen Bibliothek verwirklichen.
Dank der finanziellen Unterstützung der Bibliothekarischen Auslandsstelle des DBI Berlin sowie des Vereins der Freunde und Förderer der Bibliothek der Akademie der Wissenschaften St. Petersburg (BAN) weilte eine Mitarbeiterin im August für vier Wochen in St. Petersburg. Der Gegenbesuch der russischen Kollegin aus der BAN konnte dann im Oktober realisiert werden.

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3. Raumsituation und Neubau  
 
3.1 Gegenwärtige Standorte

Für die Unterbringung der fertig bearbeiteten Bände der UB bis zum Bezug des Bibliotheksneubaus war schon Ende 1996 ein erstes Ausweichmagazin in einem ehemaligen Lagerhaus in der Blumenstraße angemietet worden. Im Laufe des Jahres 1997 kamen weitere Räume am selben Standort hinzu. Insgesamt bieten die Magazinräume in der Blumenstraße jetzt eine Kapazität von 8.110 lfd. Regalmetern.
Um den späteren Umzug in den Neubau zu erleichtern, sollte der Großteil der Bestände vorab in seine endgültige Ordnung gebracht werden. Im Herbst 1997 wurde damit begonnen, die Zeitschriften in die systematische Aufstellung einzuordnen, ebenso wie die meisten Bestände der PH, die teils schon im Geschäftsgang der UB bearbeitet, teils mit Hilfe von ABM-Projekten umgearbeitet werden.
Nach den bisherigen und noch zu erwartenden Bestandszahlen der einzelnen Fächer wurde folgende Verteilung entsprechend der Regensburger Aufstellungssystematik vorgenommen: Systematik-gruppen A und B in der Gotthardtstraße, CL-CZ und D in Magazinen der PH auf dem Campus, CA-CI und E-N in der Blumenstraße, P-Z in einem Kompaktmagazin auf dem Campus. Damit wird nicht nur die Kapazität der einzelnen Magazine optimal genutzt, sondern die Verteilung nimmt auch Rücksicht auf bestimmte Benutzungs-schwerpunkte, wie z.B. die hohe Nutzungsfrequenz der Gruppe D (Pädagogik) durch die PH.
Die Arbeitsplätze der UB-MitarbeiterInnen in den Räumen der Bibliotheksverwaltung und Buchbearbeitung (Gotthardtstraße) wurden zugleich mit der Gruppierung in Fachteams im April 1997 neu verteilt; fast jeder musste noch einmal den Schreibtisch wechseln. Weil das Haus Gotthardtstraße mit der vollen Zahl der MitarbeiterInnen und Hilfskräfte mehr als ausgelastet war, zog im Juni 1997 - als erste "Vorhut" auf dem zukünftigen Universitäts-Campus - die Zeitschriftenstelle der UB mit 7 MitarbeiterInnen und 5 ABM-Kräften in ein ehemaliges Wohngebäude in der Saalestraße um. Ende September 1997 folgten zunächst 4 MitarbeiterInnen des Bereichs EDV/Neue Medien.
Im Februar 1998 zog auch die Benutzungsabteilung (Ausleihe, Fernleihe, OPAC-Schulung und Information) auf den Campus (Lehrgebäude 1), wo am 1. April der Ausleihbetrieb aufgenommen wurde.
Die Verteilung der UB auf mehrere provisorische Standorte machte es erforderlich, den Transport von Literatur und Medien zwischen den Standorten möglichst effizient zu organisieren. Täglich verkehrt ein Bücherauto zwischen den Standorten, der Bibliotheksfahrdienst wird dabei stundenweise durch einen beauftragten Kurierdienst unterstützt.

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3.2 Neubau: Planung und Realisierung

Für das neue Bibliotheksgebäude der UB auf dem Campus wurden im Februar 1997 die Kostendaten für die Haushaltsunterlage Bau (HU-Bau) und kurz darauf die vollständige HU-Bau eingereicht. Der vorgegebene Kostenrahmen von 56,3 Mio DM war eingehalten worden, so dass das Thüringer Finanzministerium schon im März den Auftrag zur Erstellung der Ausführungsplanung (AFU-Bau) erteilen konnte.
Da der Freistaat Thüringen beabsichtigte, den Neubau der UB Erfurt ebenso wie andere Hochschulbauten (z.B. Fachhochschule Schmalkalden) von einem privaten Investor finanzieren und von einem Generalunternehmer bauen zu lassen, wurde zunächst eine Teil-Ausführungsplanung erstellt. Sie umfasste (in 27 Aktenordnern) eine ausführliche funktionale Leistungsbeschreibung mit Leitdetails, Pläne im Maßstab 1:100 sowie das Raumbuch, in dem die Ausstat-tung jedes einzelnen Raumes von den Architekten, den Fachplanern und auch von der UB detailliert beschrieben wurde. Diese Unter-lagen wurden den Firmen zur Verfügung gestellt, die sich auf die Anfang August veröffentlichte Ausschreibung des Baus bzw. der Finanzierung bewarben. Parallel zum darauf folgenden Verfahren (Angebotseröffnung am 13.11.97, baufachliche Prüfung durch das Staatsbauamt, finanztechnische Prüfung durch das Finanz-ministerium) ging die Arbeit an der Ausführungplanung weiter, so dass dem Generalunternehmer zugleich mit der Auftragserteilung fertige Ausführungspläne übergeben werden konnten.
Für die UB stellten sich in dieser Phase der Ausführungsplanung wieder viele Fragen, zu denen Entscheidungen getroffen oder Konzepte entwickelt werden mußten: Zutrittsberechtigungen, Meldeanlagen, EDV-Anschlüsse, Büroausstattung, Leit- und Orientierungssystem, Anordnung von Lese- und PC-Plätzen, Theken, Beleuchtung, Zeitschriftenschränke, Bücher- und Medienregale... Um zu entscheiden, wie die Freihandregale für die UB aussehen sollen, wurden zwei verschiedene Regaltypen in Testbetrieb genommen, wobei sich das Zweipfostenregal (s. SUB Göttingen) so gut bewährte, dass es als Modell der funktionalen Ausschreibung zugrundegelegt wurde.
In vielen Fällen war es äußerst hilfreich, auf die Erfahrungen anderer Bibliotheken mit neuen Bibliotheksbauten zurückgreifen zu können. Besonders aus Frankfurt/ Main (DDB), Göttingen (SUB) und Köln (ZBM) kam mancher gute Rat.
Bis Anfang März 1998 wurde von der UB die HU-Gerät erarbeitet, also die Auflistung aller Möbel und Geräte (inkl. EDV) der Ersteinrichtung, deren Kostenrahmen (4 Mio DM) bereits feststand. Parallel und in Abstimmung mit der UB erstellte das Architekturbüro Koch + Partner die Möblierungsplanung.
Im September 1997 wurde der Neubau der UB Erfurt (ebenso wie der Neubau der UB Jena) im Rahmen allgemeiner Einsparungs-auflagen von Kategorie I des Hochschulbauförderungsgesetzes nach Kategorie IIa zurückgestuft. Die Wiedereinstufung in Kat. I durch den Wissenschaftsrat erfolgte am 15. Mai 1998. Erst danach (am 17.06.98) konnte der Auftrag zum Bau des 1. Bauabschnitts an die "ARGE Unibibliothek" der Firmen DYWIDAG und Walter Bau AG vergeben werden. Um die Verzögerung des Baubeginns zu kompensieren, der ursprünglich für April 1998 geplant war, wurde die Bauzeit vertraglich auf 16 Monate verkürzt (15.07.98 bis 15.11.99). Die Bauarbeiten haben termingerecht im Juli 1998 begonnen. Anfang September war die Bohrpfahlgründung abgeschlossen, und am 18.09.98 fand die Feier der Grundsteinlegung statt.

Im Internet wird der Baufortschritt laufend durch digitale Baustellenfotos dokumentiert.
(http://www.uni-erfurt.de/news/bilder.htm).

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3.3 Umzugsplanung

Parallel zum Baugeschehen begannen für die UB schon die Vorbereitungen zur Umzugsplanung. Aufgrund der Erfahrungen bei anderen großen Bibliotheksumzügen (z.B. Die Deutsche Bibliothek, Frankfurt a.M.) entschied man sich frühzeitig dafür, die Logistik und Projektleitung für den Bibliotheksumzug in den Neubau separat von dem eigentlichen Transport zu beauftragen.
Zur Ermittlung geeigneter Firmen für die Umzugslogistik wurde im April 1998 eine Markterkundung durch die Auftragsberatungsstelle Thüringen durchgeführt. Die hierdurch ermittelten Firmen sowie einige weitere, die der Bibliothek von anderer Seite genannt worden waren, wurden zu einer Informationsveranstaltung am 01.07.1998 eingeladen, bei der die interessierten Firmen sämtliche derzeitige Magazinstandorte der UBE besichtigen konnten und Gelegenheit hatten, sich über den Bibliotheksneubau, die Aufstellungssystematik und die spezifische Problematik der Zusammenführung der Bestände von verschiedenen Standorten zu informieren.
In einem beschränkten Ausschreibungsverfahren wurden die Ausschreibungsunterlagen für die Umzugslogistik der UB am 14.12.1998 an neun interessierte Firmen verschickt.

4. Erwerbung und Bestandsaufbau  
 
4.1 Bestandsaufbau im Fachreferat

Die Universitätsbibliothek Erfurt erhält seit 1997 HBFG-Mittel zum Aufbau eines Grundbestandes wissenschaftlicher Literatur. Die Verteilung der Bucherwerbungsmittel erfolgte in Anlehnung an die für die UB Erfurt erstellten Vorgaben des Wissenschaftsrates aus dem Jahr 1996 und unter Berücksichtigung der Anschaffungspolitik der Jahre 1994 bis 1996.
Neben dem Aufbau eines ausgewogenen monographischen Grundbestandes in den von ihnen betreuten Fächern konzentrierten sich die Fachreferentinnen und Fachreferenten im Hinblick auf den geplanten Studienbeginn an der Universität Erfurt zum Wintersemester 1999/2000 vor allem auf folgende Schwerpunkte:

• Fortführung des Kernzeitschriftenprogramms
• Aufbau eines leistungsfähigen allgemein- und fachbibliographischen Apparates
• Aufbau eines nutzerorientierten Bestandes an Neuen Medien.

Da die ersten Professoren der Universität Erfurt erst Ende 1998 berufen wurden, war die Fachreferatsarbeit vor allem dadurch gekennzeichnet, daß sie in eigener Regie, ohne Unterstützung durch Lehrstühle, vorgenommen wurde. Die Literaturwünsche des im Berichtszeitraum noch zahlenmäßig geringen akademischen Personals konnten problemlos aus den Fachbudgets finanziert werden.
Bis Oktober nicht ausgeschöpfte Literaturmittel der Pädagogischen Hochschule (s.a. 4.2.) eröffneten den meisten Fachreferentinnen und Fachreferenten zusätzliche finanzielle Spielräume zum weiteren Ausbau ihres fachlichen Grundbestandes.
In den letzten beiden Jahren wurden drei Sammlungen komplett antiquarisch erworben, die Sammlung Pocock: History and Political Thought (1998); eine Sammlung englischer und amerikanischer Sekundärliteratur (1998) sowie die Privatbibliothek von Prof. Jan Chloupek, Brno, mit tschechischer, vornehmlich sprachwissenschaftlicher Literatur (1998).
Die Universitätsbibliothek Erfurt hat 1997/98 drei große, inhaltlich für die Universität Erfurt wichtige Geschenke angenommen, von denen zwei aus privater Hand stammen (Bibliothek Herr, ca. 10.000 Bände; Bibliothek Teufel, ca. 50.000 Bände), das dritte von der Firma Kubon & Sagner, ca. 5.000 Bände. Diese Schenkungen stärken vorwiegend die Bereiche Geschichte, Germanistik, tschechische Literatur, russische Sprach-und Literaturwissenschaft und Kunst.
Eine besondere Bereicherung erfährt unser Bestand durch die Schenkung des Ehepaars Teufel. Die Übernahme dieser Schenkung wurde notariell abgesichert. Die Schenkenden übereignen der UB alle Monographien und Zeitschriften, die ihre Bibliothek bis zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung umfasste (ca. 50 000 Bände) sowie alle Monographien und Zeitschriften, die die Schenkenden zur Ergänzung ihrer Bibliothek in Zukunft erwerben. Die Schenkenden sammeln systematisch, vor allem zur deutschen Geschichte und Literatur, zur Geschichte des Judentums in Osteuropa sowie zur Bohemistik. Im Schenkungsvertrag wurde vereinbart, dass die UB die Schenkung auf mehrere Jahre verteilt in Tranchen bei den Schenkenden abholt. Den ersten Teil, ca. 10 000 Bände, hat die UB im Frühjahr 1998 nach Erfurt verbracht.

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4.2 Monographien

In den Jahren 1997 und 1998 wurde die Monographienerwerbung durch drei Faktoren geprägt: Die Einführung der Budgetierung nach Fächern, die Einführung der Teamstruktur in der Buchbearbeitung und das Inkrafttreten der Kooperationsvereinbarung zwischen Universität und Pädagogischer Hochschule.
Im Januar 1997 wurde im Rahmen des Literaturetats die Budgetierung der Fächer eingeführt; zunächst wurde nur der für die Erwerbung von Monographien vorgesehene Teil des Haushalts budgetiert. Die Verteilung erfolgte in Anlehnung an das für die spezifischen Bedürfnisse der Universität Erfurt modifizierte Bayerische Etatmodell.
Die Einführung der Fachteamstruktur in der Buchbearbeitung im April 1997 (s. Punkt 2.2) brachte auch einige Veränderungen in der Monographienerwerbung. Alle MitarbeiterInnen in den Fachteams sind innerhalb des integrierten Buchbearbeitungsgeschäftsgangs mit Vorakzession, Bestellung, Akzession, Katalogisierung und Etikettierung befaßt; die Kommunikation mit den Lieferanten ist jedoch kanalisiert und auf wenige Personen konzentriert - eine Sachgebietsleiterin Vorakzession, eine Sachgebietsleiterin Akzession, eine Mitarbeiterin mit der Querschnittsaufgabe Antiquariat, eine Mitarbeiterin mit der Querschnittsaufgabe Tausch/Geschenk/Dissertationen und die Erwerbungsleiterin Monographien.
Darüber hinaus werden Eiltbestellungen und monographische Fortsetzungen von jeweils einer Mitarbeiterin schwerpunktmäßig bearbeitet. Die Lieferanten sind über die organisatorische Umstellung informiert und gebeten worden, Lieferung und Rechnungslegung nach Fachbudgetcodes getrennt vorzunehmen, damit die angelieferte Ware in der Poststelle den einzelnen Fachteams problemlos zugeordnet werden kann.
Die Kontakte zwischen der Universitätsbibliothek und ihren Lieferanten waren gut und intensiv, zahlreiche persönliche Begegnungen erfolgten bei Hausbesuchen und auf den Buchmessen in Frankfurt (17.10.1997, 8.10.1998) und in Leipzig (20.3.1997, 27.3.1998).
Nach Inkrafttreten des Kooperationsvertrag zwischen der Universität Erfurt und der Pädagogischen Hochschule wurde im zweiten Halbjahr 1997 die gesamte Monographienerwerbung der PH-Bibliothek von der Universitätsbibliothek übernommen. Da es sich um einen zusätzlich und separat zu bewirtschaftenden Erwerbungsetat handelt, mußte ein komplementärer Geschäftsgang erarbeitet und in den noch jungen Geschäftsgang der Abteilung Buchbearbeitung der Universitätsbibliothek integriert werden. Die Titelauswahl erfolgt prinzipiell über die Institute der Pädagogischen Hochschule - mit allen daraus folgenden Diskontinuitäten für das Erwerbungsgeschäft.
Im Bereich Tausch konnte die UB gute Kontakte zur Bibliothek der Russischen Akademie der Wissenschaften in St. Petersburg und zur Pennsylvania State University Library aufbauen.

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4.3 Zeitschriften

1997 wurde das PICA-Erwerbungsmodul ACQ auch auf die Zeitschriftenbearbeitung ausgedehnt. Dazu waren umfangreiche Vorarbeiten notwendig: die MitarbeiterInnen wurden geschult, interne Bearbeitungsvorgänge wurden überprüft und konkretisiert und zahlreiche Parameter für die Datenerfassung wurden festgelegt, so dass bereits in 1997 277 laufende Abonnements erfasst wurden. Damit war die UB Erfurt die erste Bibliothek in Thüringen, die auch im Zeitschriftenbereich das ACQ einsetzt. 1998 konnte die Arbeit des Zeitschriften-ACQ weiter verbessert werden. Seit Februar werden regelmäßig wöchentlich Mahnläufe durchgeführt, d.h. ausstehende Zeitschriftenhefte werden herausgefiltert und beim Lieferanten angemahnt.
Zum gezielten Aufbau des Zeitschriftenbestandes erstellten die FachreferentInnen Listen von Kernzeitschriften zu den Fächern. Es wurden fachspezifische Festlegungen zu Abonnements und zu Bestandsrückergänzungen getroffen. Auf dieser Grundlage wurden von der Zeitschriftenstelle größere Partien von Titeln sowohl zur Auslösung von Abonnements als auch zur Rückergänzung des Bestandes ausgeschrieben.
In 1997 wurden 290 Abonnements der Fächer Germanistik, Philosophie, Politikwissenschaft, Recht, Romanistik, Wirtschafts-wissenschaften und Kommunikationswissenschaft ausgeschrieben und bestellt.
1998 kamen 136 Abonnements der Fächer Geschichte, Politikwissenschaft und Soziologie zur Ausschreibung und Bestellung.
Zu Bestandsrückergänzungen wurden 1997 175 Zeitschriften der Fächer Soziologie, Geschichte und Politikwissenschaft ausgeschrieben. Für 143 Titel konnten Aufträge vergeben werden.
1998 erfolgte die Ausschreibung von 319 Titeln zur Bestandsrückergänzung in den Fächern Allgemeines (u. a. für den bibliographischen Apparat), Allgemeine Sprach- und Literaturwissenschaft, Anglistik, Kunst, Pädagogik, Psychologie und Slawistik. 191 Titel konnten erworben werden.
Wichtigstes Kriterium für die Auftragsvergabe ist neben dem Preis die Papier- und Einbandqualität der Lieferungen.
Eine wichtige Aufgabe in 1998 war die Überführung der Zeitschriftenabonnements der PH in die Verwaltung der UB. Das heisst, dass ca. 650 Abonnements der PH revidiert wurden, neu ausgeschrieben und an die Lieferantenstruktur der UB angepasst wurden. Im Ergebnis wurden 400 Titel bei anderen Lieferanten bestellt. Wegen des Konkurses einer örtlichen Buchhandlung zum Jahresende 1998 mussten 80 Zeitschriftenabonnements der UB kurzfristig einem anderen Lieferanten übertragen werden.

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4.4 Neue Medien

Im Frühjahr 1998 forcierte die UB die Erwerbung im Medienbereich. Es wurde eine Kaufsitzung durchgeführt, auf der die Fachreferenten zur Erwerbung vorgesehene CD-ROM und Online-Datenbanken vorstellten und über die Anschaffung berieten. Dabei wurden auch grundsätzliche Regelungen getroffen und Erwerbungsprinzipien im Bereich Neue Medien festgelegt. Oberster Grundsatz ist eine kostengünstige und nutzerorientierte Erwerbung.
Im Ergebnis dieser Beratung wurden die Titel in einer gemeinsamen Liste von Monographienerwerbung und Zeitschriftenstelle ausgeschrieben. Da besonders die Erwerbung von teuren CD-ROM-Datenbanken, die im gemeinsamen Netz von Universität und Pädagogischer Hochschule nutzbar sein sollen, einer aufwendigen internen und regionalen Koordination und Kooperation bedarf, konnten nicht alle Datenbanken wie geplant in 1998 erworben werden.
In den Jahren 1997 und 1998 hat die UB einen wachsenden Teil des Literaturetats für Nichtbuchmaterial, überwiegend Mikroformen und CD-ROM, ausgegeben. In 1997 betrugen diese Ausgaben 121.000 DM, davon wurden für 53.000 DM Mikroformen erworben. Für die Erwerbung von CD-ROM wurden 58.000 DM aufgewendet, das entspricht ca. 4 % des Literaturetats von 1997 (Titelgr. 523 87). Ca. 10.000 DM wurden für Audio-CD, Tonkassetten u.a. ausgegeben.
In 1998 verdreifachten sich die Ausgaben für NBM, sie betrugen 340.000 DM. Davon wurden 242.000 DM für die Erwerbung von Mikroformen ausgegeben. Erworben wurden entsprechend dem Forschungsprofil der Universität vor allem ganze Sammlungen, z.B. Jewish National and University Library (die Kataloge), Fürstliche Bibliothek Corvey : Sachliteratur, Main Catalogue of the Library of Congress 1898-1980, Western books on China, Slavic Judaica in the YIVO Library, Native American Studies, Chinese people's movement, The works of John Calvin, Anti-Semitism and nationalism at the end of the Soviet Era, History of Orthodox Churches (ausgewählte Titel). Außerdem wurden auch Zeitungen auf Mikrofilmen erworben.
Die Ausgaben für CD-ROM betrugen 95.000 DM, das entspricht etwa 8 % des Literaturetats von 1998 (Titelgr. 523 87). Der überwiegende Teil dieser Summe wurde für Abonnements von CD-ROM-Datenbanken ausgegeben. Es wurden vor allem wichtige allgemeine und fachspezifische Bibliographien erworben (z.B. Nationalbibliographien, Bibliographien für die Germanistik, Anglistik, Theologie und Religionswissenschaft, Wirtschafts-und Sozialwissenschaft, Recht u.a.), aber auch Lexika, Wörterbücher, Personenverzeichnisse u.ä. Diese Datenbanken werden zu einem großen Teil im gemeinsamen Netz von Universität und Pädagogischer Hochschule den Benutzern zur Verfügung gestellt.
Die folgenden Tabellen geben einen Überblick zur Erwerbung der Universitätsbibliothek nach Fächern in den Jahren 1997 und 1998. Die einzelnen Fächer sind hierbei nach den Großgruppen geordnet, wie sie auch in der Stellungnahme des Wissenschaftsrates vom Juli 1996 aufgeführt sind. Innerhalb dieser Großgruppen erfolgen die Fächerangaben entsprechend der Deutschen Bibliotheksstatistik.
Nicht berücksichtigt in den folgenden Tabellen sind jedoch die Erwerbungsmittel der Pädagogischen Hochschule Erfurt, die zwar seit Juli 1997 durch die UB verausgabt werden, deren Etat jedoch getrennt bewirtschaftet wird.

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4.5 Ausgabenspiegel nach Fächern
 
Ausgaben für Erwerbung nach Fächern insgesamt in 1997

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Ausgaben für Monografien in 1997

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Ausgaben für Zeitschriften in 1997

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Ausgaben für Erwerbung nach Fächern insgesamt in 1998

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Ausgaben für Monografien in 1998

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Ausgaben für Zeitschriften in 1998