- Archivserver der Universität Erfurt

0.    Vorwort

1.    Schritte zur Integration

1.1   Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt
1.2   Ehemalige Kirchliche Hochschule Naumburg
1.3   Forschungs- und Landesbibliothek Gotha

2.    Raumsituation und Baumaßnahmen

2.1   Universitätsbibliothek Erfurt

2.1.1  Ausgangssituation
2.1.2  Neubau
2.1.3  Umzug

2.2   Forschungsbibliothek Gotha

3.    Medienbearbeitung

3.1   Universitätsbibliothek Erfurt

3.1.1  Bestandsaufbau und Erwerbung
3.1.2  Katalogisierung
3.1.3  Sacherschließung
3.1.4  Projekte
3.1.5  Bestandserhaltung

3.2   Forschungsbibliothek Gotha

3.2.1  Bestandsaufbau und Erwerbung
3.2.2  Katalogisierung
3.2.3  Bestandserhaltung

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0. Vorwort:

An der Universität Erfurt waren die Jahre 1999 und 2000 geprägt durch die Aufnahme des allgemeinen Studienbetriebs zum Wintersemester 1999/2000 an der Philosophischen Fakultät und zum Wintersemester 2000/2001 an der Staatswissenschaftlichen Fakultät. Innerhalb von Forschung und Lehre der Universität versteht sich die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha als Blutkreislauf, der alle Organe versorgt. Je besser dies funktioniert, desto besser können die verschiedenen Organe der Universität arbeiten.

Die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha ist seit dem Beginn ihres Aufbaus im Jahre 1994 in der ungewöhnlich schwierigen Lage gewesen, neben dem Neuaufbau einer eigenen Struktur mehrere andere Bibliotheken zu integrieren, wodurch beträchtliche Sach- und Personalmittel gebunden wurden. 1995 wurde die Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule in Naumburg übernommen und im Jahr 2000 die Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt/ Mühlhausen. 1999 kam die ehemalige Forschungs- und Landesbibliothek Gotha mit über einer halben Millionen Bänden dazu (davon ca. 350.000 Bände aus dem 16. bis 19. Jahrhundert und ca. 10.000 Handschriften). In Bezug auf eine Übernahme der Sondersammlungen der Stadt mit der Amploniana werden intensive Verhandlungen mit der Stadt geführt und Vertragsentwürfe erarbeitet. Außerdem laufen Vorarbeiten für die beabsichtigte Integration der Bibliothek der Theologischen Fakultät Erfurt.

Ein Meilenstein innerhalb des Berichtszeitraums 1999/2000 war die Errichtung und Fertigstellung des ersten Bauabschnitts des Bibliotheksneubaus auf dem Campus der Universität Erfurt, der am 3. November 2000 feierlich eröffnet wurde.

Trotz der zahlreichen Zusatzaufgaben, die sich durch Bibliotheksübernahmen neben dem Neuaufbau einer modernen Universitätsbibliothek in einer sich gänzlich verändernden Bibliothekswelt ergaben, konnten wir ein Fundament schaffen für eine leistungsfähige Bibliothek. Dies war nur möglich durch den weit über die Pflicht hinausgehenden engagierten Einsatz der Bibliotheksmitarbeiterinnen und –mitarbeiter und dank der Unterstützung durch die Verantwortlichen in Universität und Ministerien.

Wichtige Beiträge zum Erfolg verdanken wir unserem EDV-Systembetreuer Herr Tilman Faßbender, der nach schwerer Krankheit am 2. Mai 1999 starb, und unserer Diplombibliothekarin Frau Stephanie Müller, die unerwartet an ihren Leiden am 29. April 2000 verstorben ist. Ihnen gilt unser Gedenken.

Christiane Schmiedeknecht

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1. Schritte zur Integration

Als der Neubau der Universitätsbibliothek am 28.08.2000 für die Leser seine Türen öffnete, standen dort 580.000 Bände fertig bearbeiteter Literatur zur Verfügung. Für die Eröffnung einer neugegründeten Hochschulbibliothek war dies sicherlich ein ungewöhnlicher Vorgang. Möglich war diese Leistung nur durch eine Vorbereitungsphase von über 6 Jahren und durch den Einsatz von zahlreichen zusätzlichen Kräften aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen und einer Fremdfirma. Etwa die Hälfte des bei Eröffnung bereitstehenden Bestandes konnte auf diese Weise bearbeitet werden. Überwiegend stammten diese Bestände aus der Integration der Bibliotheken der Pädagogischen Hochschule Erfurt und der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg a. d. S.

1.1 Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt

Die Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt (PHB) war während der Jahre 1999/2000 unter Aufrechterhaltung des Benutzungsbetriebes in die Universitätsbibliothek (UB) zu überführen. Aufgrund einer Vereinbarung vom 01.07.1997 war mit den Arbeiten bereits zuvor begonnen worden. Grundsätze des Vorgehens waren, dass nach dem Standard der UB bearbeitete Bücher auch nach den Bedingungen der UB verwaltet wurden. Entsprechend wurden mit Hilfe zahlreicher zusätzlicher Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen wesentliche Teile der in Zentral- und Institutsbibliotheken gegliederten PHB nach den Standards der UB umgearbeitet. Dies ermöglichte zum einen, dass die Bestände schon frühzeitig ineinander sortiert werden konnten, so dass für den Bezug des Neubaus ein schon nahezu vollständig nach der systematischen Aufstellung geordneter Gesamtbestand verlagert werden konnte, zum anderen, dass noch vor Bezug des Neubaus die Ausleihverwaltung auf elektronische Verbuchung umstellbar war. Für den Bezug des Neubaus war es deshalb nur für drei Tage erforderlich, die Publikumsbereiche zu schließen.

Um die Geschäftsgänge sowohl in der Buchbearbeitung als auch in der Benutzungsabteilung auf die zukünftige Vorgehensweise umzustellen, wurde das Personal der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule dann auch rechtlich zum 1. 1. 2000 in die Universitätsbibliothek überführt. Alle Mitarbeiterinnen wurden übernommen und für alle ließen sich Aufgabenfelder finden, in denen sie ihre Qualitäten mit vielfältigem Erfolg zum Einsatz bringen. Für die Arbeit der UB und die Verhältnisse unter den Mitarbeiterinnen erwies sich dies als ausgesprochener Gewinn.

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1.2 Ehemalige Kirchliche Hochschule Naumburg

Die Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg wurde ab dem 11. Mai 1999 nach Erfurt verlagert. Bis dahin standen die Bestände noch in Naumburg den Benutzern zur Verfügung. Die Verlagerung wurde notwendig, weil aufgrund der doppelreihigen Regalbelegung die Etikettierung und Neusortierung des Bestandes für die systematische Aufstellung der UB nicht effektiv möglich war. Nach der Verlagerung wurden diese Arbeiten erfolgreich beendet und noch vor Bezug des Neubaus der Bestand in den Hauptbestand der UB einsortiert. Ohne die engagierte und tatkräftige Unterstützung zahlreicher zusätzlicher Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen sowie der Naumburger Kolleginnen hätte diese Aufgabe nie bewältigt werden können. Leider konnte aus persönlichen Gründen keine der Naumburger Kolleginnen das Übernahmeangebot der Universität Erfurt annehmen. Die Universitätsbibliothek ist ihnen dankbar für die unter sehr schwierigen Bedingungen bis zum Ende konstruktiv geleistete Arbeit.

1.3 Forschungs- und Landesbibliothek Gotha

Mit Inkrafttreten der Novelle des Thüringer Hochschulgesetzes zum 22. Mai 1999 ist die bisherige Forschungs- und Landesbibliothek Gotha mit ihren historischen Beständen im Umfang von ca. 560.000 Bänden (davon ca. 350.000 Bände aus dem 16. bis 19. Jahrhundert und ca. 10.000 Handschriften) Teil der Universität Erfurt geworden. Verbunden mit einem internationalen Forschungszentrum der Universität, das in Gotha angesiedelt werden soll, wird die Forschungsbibliothek (FB) am Standort Gotha ausgebaut und bildet zusammen mit der Universitätsbibliothek Erfurt die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha (UFB).

Vorausgegangen war ein längerer Prozess: Das Thüringer Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur (TMWFK) war zu der Einschätzung gelangt, dass die bestehende Selbständigkeit der Forschungs- und Landesbibliothek Gotha in mehrfacher Hinsicht nicht befriedigend sei. Sie berief deshalb eine Expertenkommission mit dem Auftrag zu untersuchen, ob und in welcher Art eine Eingliederung in die Universität Erfurt die Nutzung und Erhaltung der wertvollen Sammlung verbessern könnte. Die im wesentlichen aus erfahrenen Bibliotheksdirektoren bestehende Kommission entwickelte ein Modell für die Bildung einer Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha. Es wurde empfohlen, die Forschungsbibliothek Gotha solle als Bestands- und Kompetenzzentrum für Handschriften und historische Buchbestände (bis 1850) ausgebaut werden und neue Aufgaben, insbesondere auf dem Feld der Digitalisierung ihrer wertvollen Bestände, übernehmen. Zugleich wurde eine Reduzierung um acht Stellen vorgeschlagen, wovon vier Stellen jedoch erst nach Abschluss der Rekatalogisierung (frühestens 2008) entfallen sollen.

Ausgehend von den Festlegungen des Gutachtens der Expertenkommission wurde in den folgenden Monaten im Auftrag des TMWFK unter Federführung der Universitätsbibliothek ein Strukturkonzept erarbeitet. Da die Universität Erfurt beabsichtigt, in Gotha ein internationales Forschungszentrum einzurichten, das seinen Sitz in unmittelbarer Nähe zur Bibliothek im ehemaligen Landtagsgebäude (Schlossberg 2) finden soll, ist die vorgesehene Struktur weitgehend auf die Erfüllung der Aufgaben einer Forschungsbibliothek ausgerichtet. Entsprechend den Empfehlungen der Expertenkommission ist vorgesehen, dass der Geschäftsgang für nach 1850 erschienene Literatur nach Erfurt verlagert wird. In Gotha werden Arbeitsgruppen gebildet, welche sich der Erschließung der Altbestände und der spezifischen Betreuung der Forscher widmen. Entsprechend bestehen die Aufgaben der Mitarbeiterinnen des höheren Dienstes nicht in der Betreuung einzelner Fächer, sondern bestimmter zeitlicher oder regionaler Abschnitte der Überlieferung. Die Umsetzung dieses Personalkonzeptes wird allerdings einige Jahre benötigen. Ein zweiter Schwerpunkt des Strukturkonzeptes bildet die Erschließung des Bestandes: Angestrebt wird eine "mittlere Erschließungstiefe", welche den meisten Anforderungen der Forschung gerecht wird und bibliographische Eindeutigkeit in sehr großem Umfang gewährleistet. Verknüpft werden sollen die Katalogisate mit digitalisierten Abbildungen der wichtigsten Seiten des Druckes (Titelblatt, Kolophon etc.). Schon bei der Erstellung des Erschließungskonzeptes für den Druckschriftenbestand wurde deutlich, dass die Erschließung kaum mit den verbliebenen eigenen Kräften zu bewerkstelligen ist, handelt es sich doch um eine Arbeitsvolumen von nahezu 110 Mannjahren.

Den dritten Schwerpunkt des Strukturkonzeptes bildet ein Konzept zur Raumnutzung. Die Bibliothek nimmt mit mehr als 5.000 qm Nutzfläche auf Schloss Friedenstein abgesehen von einigen Räumen im Erdgeschoss den gesamten Ostflügel und Ostturm ein. Das derzeitige Haupttreppenhaus befindet sich jedoch am entgegengesetzten Ende des Ostflügels. Entsprechend sind die verschiedenen Funktionsbereiche (Benutzung, Magazin, Verwaltung, Schauräume, Veranstaltungsbereich) ungünstig miteinander verflochten, schwer zugänglich zu machen bzw. personalintensiv zu betreuen. Außerdem besteht für die Benutzung nur ein Lesesaal von 48 qm Grundfläche. Das Konzept sieht vor, das zwischen Turm und Ostflügel gelegene Treppenhaus als Erschließung zu nutzen und über einen Aufzug auch den Keller einzubeziehen. Hierdurch könnten die verschiedenen Funktionsbereiche voneinander getrennt und bessere Nutzungs- und Magazinbereiche geschaffen werden. Allerdings sind hierfür erhebliche Mittel erforderlich. Bislang bestehen keine Erkenntnisse zu den offenkundigen statischen Problemen und zur schützenswerten Denkmalsubstanz, so dass keine genaueren Aussagen möglich sind.
Die Umsetzung des Strukturkonzeptes wurde seitens des TMWFK mit Schreiben vom 11.03.1999 empfohlen.
Die Jahre 1999 und 2000 waren davon geprägt, neue Strukturen aufzubauen und die Geschäftsgänge beider Bibliotheken aufeinander abzustimmen. In diesen Jahren verfügte die Forschungsbibliothek noch über ein eigenes Kapitel im Landeshaushalt. Der große Unterschied zur Integration der Bibliothek der Kirchlichen Hochschule Naumburg und der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt liegt neben dem Umfang der Gothaer Bibliothek darin begründet, dass sie mit ihrem Bestand an alten Drucken und Handschriften eine betreuungsintensivere Nutzerschaft aufweist und nicht mit Hilfskräften oder Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen erschlossen werden kann. Einheitliche Benutzungsbedingungen wird es nie geben, und bis der Bestand in den Datenbanken erfasst ist, wird wesentlich längere Zeit vergehen. Außerdem besteht die Verantwortung, die kostbaren Sammlungen auch der Öffentlichkeit mit Ausstellungen und Führungen zugänglich zu machen. Altbestände bedürfen einer wesentlich intensiveren Vermittlung, angefangen mit Kursen für Studenten bis hin zur Mitwirkung bei Editionsvorhaben.

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2. Raumsituation und Baumaßnahmen

2.1 Universitätsbibliothek Erfurt

2.1.1 Ausgangssituation

Mit dem Wachstum des Buchbestands hatte sich der Raumbedarf der UB in den Jahren 1994 bis 1998 auf drei Magazinstandorte im Stadtgebiet und auf dem Campus ausgedehnt. Anfang 1999 kam noch ein viertes und vorläufig letztes Außenmagazin am Sorbenweg dazu. Außerdem wurde der UB ein weiterer Magazinraum am Standort Gotthardtstraße vom Stadtarchiv mietfrei überlassen.

Durch diese Vergrößerung der Magazinkapazität wurde es möglich, den Bestand der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg, der zwar durch die Retrokonversion schon katalogmäßig in den Bestand der UB aufgenommen und teilweise nach der Regensburger Verbundklassifikation (RVK) systematisch geordnet und etikettiert, aber überwiegend (90.000 Bände) noch in der Othmarskirche in Naumburg aufgestellt war, nach Erfurt zu holen und in die einheitliche systematische Aufstellung in Erfurt zu integrieren. Dadurch waren die Naumburger Bestände rechtzeitig zu Beginn des Studienbetriebs der Universität im Wintersemester 1999 vor Ort verfügbar. Außerdem wurde die Umzugsplanung wesentlich erleichtert, indem beim Bibliotheksumzug in den Neubau im Jahr 2000 nicht mehrere, in sich systematisch aufgestellte Bestände ineinandersortiert werden mussten, sondern der Gesamtbestand fachgruppenweise in der vorhandenen Folge, nur mit mehr "Luft", d.h. mit definierten Lücken in den Neubau umgesetzt werden konnte.

Auch das Bibliothekspersonal war bis zum Umzug auf vier Standorte verteilt. Die meisten Mitarbeiterinnen (Buchbearbeitung, Fachreferentinnen, Direktion/Verwaltung, EDV) arbeiteten immer noch in der Gotthardtstraße, aber die gesamte Benutzungsabteilung, das Zeitschriften- und das Medien-Team, das Baubüro und die ABM-Projekte zur Einarbeitung des PH-Bestands befanden sich bereits auf dem Campus. Alle übrigen Standorte wurden zumindest halbtags von Magazinpersonal betreut.

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2.1.2 Neubau

Der erste Bibliotheksbau auf dem Campus und zugleich der erste Neubau der Universität konnte im Jahr 2000 bezogen werden.

Vorangegangen war eine Planungsphase von mehr als sechs Jahren, die von den ersten Entwürfen des Raumprogramms (1993) über den Architektenwettbewerb (1994/95), die Entwurfs- und Ausführungsplanung (1996-98) zur Realisierung des 1. Bauabschnitts führte. Die Planung sowie die überwachende Bauleitung lag beim Architekturbüro Koch+Partner (München), das im Architektenwettbewerb einstimmig den 1. Preis erhalten hatte. Die Bauausführung im Frühjahr 1998 wurde vergeben an eine Arbeitsgemeinschaft (ARGE) Universitätsbibliothek, bestehend aus DYWIDAG und Walter Bau AG, als Generalunternehmer. Der Bau begann im Juli 1998.

Am 9. Juni 1999 fand das Richtfest statt. Genau eine Woche vorher war das Dachgeschoss durch einen Brandanschlag beschädigt worden, wobei glücklicherweise niemand zu Schaden kam. Dieses Ereignis trug aber zur Verzögerung des Bauablaufs bei, in deren Folge die vertraglich vereinbarte Bauzeit von 16 Monaten (15.07.1998 bis 15.11.1999) sich auf 21 Monate verlängerte.

Am 30.03.2000 wurde der Neubau an die Bibliothek übergeben. In den Wochen danach glich er wegen der zahlreichen Restarbeiten immer noch einer Baustelle, während zugleich die Möblierung und die ersten Umzugsaktivitäten begannen.

Die ersten "Bewohner" des Neubaus waren die Magazinerinnen: Mit Beginn des Bücherumzugs am 17.04.2000 wurde der Neubau zunächst zum geschlossenen Magazin, aus dem die Bücher wie bisher über die Ausleihtheke in einem Lehrgebäude auf dem Campus bereitgestellt wurden.

Das Verfahren zur Ausschreibung und Vergabe der Ersteinrichtung entsprechend der vorliegenden Haushaltsunterlage (HU-Gerät) oblag dem Staatsbauamt Erfurt, die funktionalen und gestalterischen Vorgaben kamen von der UB und vom Architekturbüro Koch+Partner. Dadurch dass der Architekt an der Planung und Vergabe der Einrichtung beteiligt war, konnte in vielen Bereichen eine gestalterische Einheit von Bau und Möblierung erreicht werden, die viel zum überzeugenden Gesamteindruck des Gebäudes beiträgt. Ein Teil der Möbel (insbesondere Lesetische und andere Holzmöbel im Freihandbereich) wurde nach Architektenentwurf angefertigt, in den Büroräumen kamen Standardmöbel zum Einsatz.

In enger Abstimmung mit dem Staatsbauamt wurde ein Zeitplan aufgestellt und umgesetzt, der die verschiedenen Phasen und Abhängigkeiten von Einrichtung und Umzug berücksichtigte. Nach der Übernahme des Gebäudes mussten zunächst die aktiven Netzkomponenten für die EDV installiert werden, da sie im Auftrag des Generalunternehmers nicht enthalten waren. Ab Mai 2000 wurden zuerst die Büros möbliert, damit Telefone und PCs aufgestellt und eingerichtet werden konnten, um die Voraussetzungen für den Mitarbeiterumzug zu schaffen. Tatsächlich war die Infrastruktur für die Arbeit der Mitarbeiterinnen, die im Juni in den Neubau einzogen, von Anfang an funktionsfähig.

Nach und nach sammelte man Erfahrungen mit den technischen Anlagen: die Aufschaltung der Brandmeldeanlage zur Feuerwehr, die ersten Probealarme, der Betrieb der Buchförderanlage, die Einregulierung der Klimaanlagen, die Tücken der Licht- und Jalousiesteuerung, die vielfältigen Funktionen der Einbruchmeldeanlage – alles erforderte viel Zeit, Geduld und zähes Ringen um die notwendigen Nachbesserungen. Besonders hilfreich war es in dieser Situation, einen einschlägig qualifizierten Diplomingenieur als Betriebstechniker zur Seite zu haben, der im Februar 2000 von der Universität eingestellt wurde, zu spät für eine Mitwirkung an der Planung, aber rechtzeitig für die Übernahme der Anlagen und Einweisung in die sehr komplexe Betriebstechnik des Bibliotheksneubaus.

Durch den Neubau veränderte sich die innere und äußere Organisation der Bibliothek beträchtlich, da es vorher ja kein gemeinsames Bibliotheksgebäude gab und nur ein kleinerer Teil der Mitarbeiterinnen unmittelbar mit dem Benutzungsbetrieb zu tun hatte. Zugleich wurden mit dem Umzug auch die Teams der Buchbearbeitung neu strukturiert, so dass das neue Gebäude für viele Mitarbeiterinnen zugleich neue Zimmernachbarn, veränderte Arbeitsabläufe und neue Aufgabengebiete mit sich brachte.

Ende August waren die Möblierung und EDV-Ausstattung der Öffentlichkeitsbereiche so weit abgeschlossen, dass die Benutzungsstellen in den Neubau umgesetzt und die Bibliothek am 28.08.2000 für die Benutzung geöffnet werden konnte.

Auch für die Nutzer bot der Neubau völlig veränderte Arbeitsbedingungen: weitläufige Lese- und Freihandbereiche (ca. 500.000 Bände in systematischer Freihandaufstellung unter einem Dach) mit großzügigen Öffnungszeiten (Mo-Fr 8-24 Uhr), dafür teilweise reduzierte Ausleihmöglichkeiten gegenüber dem Provisorium. Die lichte, offene Bauweise des Gebäudes bringt wegen der durchgehenden Lufträume akustische Probleme mit sich, auf die sich alle Besucher zunächst einstellen müssen, um den Geräuschpegel in erträglichen Grenzen zu halten. Die steigenden Benutzerzahlen und viele positive Reaktionen zeigen jedoch insgesamt eine starke Resonanz auf die architektonische und funktionale Qualität des Gebäudes.

Vier Wochen nach der eher beiläufigen Eröffnung veranstaltete die Bibliothek am 23.09.2000 einen Tag der offenen Tür, der durch ein buntes Programm viele interessierte Besucher aus der Stadt anzog.

Die feierliche Einweihung in Anwesenheit des Ministerpräsidenten, der Ministerin für Wissenschaft, Forschung und Kunst und zahlreicher geladener Gäste fand am 03.11.2000 statt.

Parallel zum Bau lief die Planung und Realisierung der Außenanlagen. Für den Umzug war die Erschließung von Westen (Lieferanfahrt) notwendige Voraussetzung und wurde dank der abgestimmten Zeitplanung rechtzeitig fertig. Als zweiter Teilbauabschnitt folgte die Gestaltung des Vorplatzes, der auch pünktlich zur Eröffnungsfeier im November 2000 begehbar war. Zuletzt wurde die "Magistrale" vom Haupteingang der Bibliothek zur Nordhäuser Straße mit der anschließenden Grünfläche angelegt, die den Campus zur Stadt hin öffnet und eine neue, großzügige Eingangssituation schafft.

Zur "Kunst am Bau" gab es 1999 einen Wettbewerb mit 53 Teilnehmern, bei dem die Rauminstallation von Dietrich Förster (Feldkirchen) den 1. Preis gewann. Das Kunstwerk besteht aus 100 rotlackierten Aluminiumröhren, die in einer zunächst strengen, sich nach oben immer mehr auflockernden Ordnung im zentralen Luftraum des Freihandbereichs schweben.

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2.1.3 Umzug

Die Planung für den Bibliotheksumzug begann mit einem Vorlauf von etwa 1˝ Jahren. Aufgrund einer Ausschreibung für die Logistik und Projektleitung des Umzugs wurde der Zuschlag im Februar 1999 an die Firma Grohmann GmbH (Berlin) vergeben. Mit dem beauftragten Projektleiter begann im Frühjahr 1999, also ein Jahr vor dem Umzug, eine stetige und intensive Planungsarbeit.

Besonders großen Raum nahm die Planung des Medienumzugs (Bücher und sonstige Medien) ein. Insgesamt waren ca. 600.000 Bände (einschließlich der noch in Bearbeitung befindlichen Bestände) von den vier Magazinstandorten in den Neubau umzusetzen. Der zahlenmäßig größte Bestand war der systematisch nach den Fachgruppen der RVK geordnete Lesesaalbestand (ca. 450.000 Bände mit dem Standort LS, zunächst ohne den Bestand des PH-Lesesaals und der Lehrbuchsammlung). Dieser sollte im Neubau mit definierten Lücken möglichst gleichmäßig auf die verfügbaren Regale verteilt werden, wobei die inhaltliche Gliederung des Bestandes den baulichen Strukturen entsprechen sollte. Bei der Berechnung der Lücken war außerdem der zu erwartende Zuwachs pro Fach in unterschiedlichem Maße zu berücksichtigen.

Die Rechnung zur Zieladressierung der Bücher basierte auf einem PICA-Datenabzug des gesamten Lesesaalbestandes an einem Stichtag zwei Wochen vor Umzugsbeginn. Gleichzeitig wurde der mit diesem Stichtag "eingefrorene" Bestand am Regal ausgemessen, um den Platzbedarf der Bände zu ermitteln. Für die Aufstellung im Neubau waren pro Regalboden eine Standardlücke (in der Regel 40 cm) sowie bestimmte inhaltliche Zäsuren vorgesehen, bei denen nach Wunsch des Fachreferentinnen ein neuer Regalboden bzw. ein neues Regal beginnen sollte. Aufgrund dieser Daten konnte der aktuelle PICA-Datenabzug mit Excel so bearbeitet werden, dass für jeden Band definiert war, auf welchem Regalboden im Neubau er landen sollte.

Dieses Verfahren der Zieladressierung ermöglichte die Erstellung von Vorgabelisten, anhand derer sich das Ein- und Auspacken gut überwachen ließ und auch an mehreren Stellen gleichzeitig gearbeitet werden konnte.

Im Verlauf der Planung entstand außerdem der Ausschreibungstext für den Umzug einschließlich einer Umzugsdatenbank, die sämtliche Arten und Massen des Umzugsgutes mit Ausgangs- und Zielort auflistete. Hinzu kam ein Zeitplan der einzelnen Umzugsphasen, der bis ins Detail mit dem Zeitplan für Bau, Einrichtung und Außenanlagen koordiniert war, und zuletzt ein Umzugsleitfaden für die Mitarbeiterinnen der UB.

Im November 1999 wurde ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben, aufgrund dessen 5 Bewerber für die Teilnahme am beschränkten Ausschreibungsverfahren für den Umzug ausgewählt wurden. Diese 5 Teilnehmer, bei denen eine spezielle Qualifikation für einen Bibliotheksumzug dieser Größenordnung aufgrund der Referenzen anzunehmen war, erhielten Ende Januar die Ausschreibungsunterlagen und hatten Anfang Februar bei einem Ortstermin Gelegenheit, sich selbst ein Bild von den örtlichen Verhältnissen zu machen.

Nach Eingang, Prüfung und Wertung der Angebote wurde Anfang März 2000 der Auftrag an die Firma Deuerling GmbH (mit Paul v. Maur GmbH als Subunternehmer) vergeben.

Es blieben also ca. 6 Wochen für die Feinplanung des Umzugs in Abstimmung mit den ausführenden Firmen. In dieser Zeit konstituierte sich das Umzugs-Team, das später während der gesamten Umzugsphase Tag für Tag zusammenarbeitete und alle auftretenden Probleme – mit verteilten Zuständigkeiten – gemeinsam zu lösen hatte. In unmittelbarer Nähe zum Neubau, neben dem Baubüro, wurde eine Umzugsleitstelle eingerichtet, die für Besprechungen und als Stützpunkt für die praktische Arbeit diente. Das Umzugs-Team bestand aus den Umzugsplanerinnen der UB (1-3 Personen), dem Projektleiter (Logistik) und den Vertretern der Umzugsfirmen. Außerdem waren für jeden Standort der UB, von dem Mitarbeiterinnen in den Neubau umziehen sollten, rechtzeitig vorher 1-2 Umzugsbeauftragte benannt worden, die sich mit dem Umfang und der Zieladressierung des Büroumzuges beschäftigt hatten. Dies war beim Mitarbeiterumzug eine unentbehrliche Hilfe, weil Teile des Mobiliars sowie umfangreiche Akten- und Buchbestände aus den Dienstzimmern transportiert und teilweise neu zugeordnet werden mussten und sowohl präzise Vorbereitung als auch schnelle Entscheidung in Zweifelsfällen gefragt waren. Hilfreich war auch die enge Zusammenarbeit mit der Büroleiterin der UB im Hinblick auf die Inventarisierung bzw. Verschiebungen von Inventar zwischen den Räumen der Universität (ehemals PH) und der Bibliothek, die nicht immer leicht nachzuvollziehen waren.

Insgesamt dauerte der Medienumzug sechs Wochen (von Mitte April bis Ende Mai), wobei zwischendurch in mehreren Etappen die freigewordenen Regale in den angemieteten Ausweichmagazinen demontiert und im Magazin des Neubaus wieder aufgebaut werden mussten, bevor dort die entsprechenden Magazinbestände eingelagert werden konnten. Pro Umzugstag wurden durchschnittlich ca. 750 lfd. Meter Buchbestand umgesetzt. Für die Benutzung waren die Bücher trotzdem verfügbar, da man immer nachvollziehen konnte, ob sie sich noch am Ausgangsort, im Transportwagen oder am Zielort befanden.

Im Juni folgte der Mitarbeiterumzug. Ganz zuletzt, eine Woche vor der Eröffnung des Neubaus, waren die Benutzungsbereiche auf dem Campus umzusetzen. Das bedeutete noch einmal mehrere kleinere Medienumzüge: der Lesesaal-Bestand (4.500 Bände) wurde als erster umgezogen und von den Bibliothekarinnen der UB innerhalb von 2 Tagen in den Freihandbestand im Neubau einsortiert; danach folgte der Bestand des Zeitschriftenlesesaals, dann die Lehrbuchsammlung. Als letzte zogen die Mitarbeiterinnen der Benutzungsabteilung in den Neubau um, wo sie nicht nur ihre eigenen Arbeitsplätze, sondern alle Theken und Funktionen im Öffentlichkeitsbereich in Betrieb nahmen. Nach nur dreitägiger Schließung öffnete die Bibliothek am Montag, den 28.08.2000 im Neubau ihre Türen.

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2.2 Forschungsbibliothek Gotha

Der Berichtszeitraum ist dadurch geprägt, dass erste Schritte in Bezug auf die Entflechtung von Magazinräumen, Büroräumen und Öffentlichkeitsbereich begonnen werden konnten. Da nicht abzusehen war, wann es zu einer Einigung zwischen Herzogshaus, Freistaat Thüringen und Stadt Gotha zu den Eigentumsrechten an der Immobilie kommt, wurde eine Interimskonzeption entwickelt, welche eine Umnutzung von Räumen ermöglicht, diese aber nur in einem geringen Grad ausstattet, so dass sie auch bei Realisierung der endgültigen Nutzungskonzeption ohne Fehlinvestitionen anderen Zwecken zugeführt werden können. Notwendig war es insbesondere, Platz für die zum Teil in Magazinabschnitten untergebrachten Mitarbeiterinnen sowie für zusätzliche Kräfte zu schaffen. Bis zu einer endgültigen räumlichen Reorganisation der Forschungsbibliothek nach den Grundsätzen des Strukturkonzeptes kann der Prozess der Trennung der Funktionsbereiche Benutzung, Verwaltung und Magazin im Jahr 2001 voraussichtlich abgeschlossen werden.

Ende des Jahres 1999 wurden die aufwendigen Instandsetzungsarbeiten nach der Schwammsanierung von vier historischen Räumen abgeschlossen: der Fußboden wurde komplett aufgenommen und teilweise die Deckenbalken ausgewechselt, das Parkett wurde erneuert, und die Regalierung überarbeitet. Diese Sanierung wurde von der Stadt Gotha aus Mitteln des Landesdenkmalamtes durchgeführt.

Die im Zuge der Sanierung dieser Räume nötig gewordene Erneuerung der Zwischendecke zum 1. OG führte dazu, dass das in dem darunter liegenden Raum eingebaute Stahlmagazin komplett geräumt werden musste. Nach dieser Räumung und der abschließenden Renovierung des Raumes zu einem Büro mit allen erforderlichen Elektro- und EDV-Installationen, der Aufarbeitung des Fußbodens und der malermäßigen Instandsetzung konnte die Handschriftenabteilung sowie die Diplombibliothekarinnen, die die Drucke des 16. Jahrhunderts betreuen, dort einziehen.

Sechs Räume im EG, in denen zuletzt die Bibliothek der Museen der Stadt Gotha untergebracht war, wurden nach mehrjährigen Verhandlungen der Forschungsbibliothek zugesprochen und konnten im Jahr 2000 als Arbeitsräume hergerichtet werden. Da eine grundhafte Sanierung der Wände auch wegen eines Hausschwammbefalls nötig war, konnte auf die Raumaufteilung Einfluss genommen werden: aus zwei kleinen Räumen wurde ein großer, besser vom Tageslicht versorgter Raum. Teilweise wurde der Fußboden komplett erneuert, teilweise wurden die vorhandenen alten Dielen aufgearbeitet. Die Beheizung der Räume wurde durch eine Sockelleistenheizung realisiert. In Bezug auf die Elektro- und EDV-Installation und die Brandmelde- und Sicherheitstechnik wurde in diesen Räumen alles auf den neuesten Stand gebracht.

Im ehemaligen "Clubraum" des in DDR-Zeiten bestehenden "Methodischen Zentrums", wurde eine Rollregalanlage eingerichtet. Diese umfasst 769 laufende Meter und bietet Platz für 27.000 Bände.

Die unzureichenden räumlichen Bedingungen der zwei Mitarbeiterinnen der Verwaltung und des Leiters der Forschungsbibliothek, der in einem Durchgangszimmer innerhalb des Flures untergebracht war, wurden durch Umzug in zwei Räume, in denen vorher die Mitarbeiterinnen der Handschriftenabteilung und des VD 17-Projektes gesessen hatten, nach Aufarbeitung des Dielenfußbodens sowie Anpassung der EDV-Technik, wesentlich verbessert.

In das frei gezogene Zimmer der Verwaltung wird der EDV-Mitarbeiter einziehen, welcher bisher in einem Raum von 6 m² Grundfläche untergebracht war. Dieser wird fortan als abgeschlossener Raum nur für die Servertechnik genutzt.

Im Jahr 2000 wurde eine EDV-Anlage zum Klimamonitoring installiert, die es von zentraler Stelle aus ermöglicht, das Magazinklima in Bezug auf Luftfeuchtigkeit und Temperatur zu überwachen. Die entsprechenden Daten werden mittels Funktechnik an die zentrale Station übertragen, an der eventuelle Abweichungen der Sollwerte sofort gemeldet werden. Schwierigkeiten bereiten noch die dicken Wände und die Stromversorgung der erforderlichen Signalverstärker, so dass noch keine optimale Positionierung der Geräte möglich war.

Im Jahr 2000 wurden zwanzig verwitterte Fenster im Turmmagazin (Ostturm 3.OG) und zehn in der Handschriftensammlung (Ostturm 1.OG) ersetzt. Ein historisch wertvolles Fenster wurde nach den Auflagen der Denkmalpflege überarbeitet. Dringend ersetzungsbedürftig waren Ende 1999 insgesamt 90 Fenster.

Im 3. OG konnten zwei Räume mit je zwei Arbeitsplätzen durch eine komplett neue EDV-Installation als Büroräume gewonnen werden.

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3. Medienbearbeitung

3.1 Universitätsbibliothek Erfurt

3.1.1 Bestandsaufbau und Erwerbung

Bestandsaufbau

Jeweils zum Wintersemester haben die Philosophische Fakultät (1999/2000) und die Staatswissenschaftliche Fakultät (2000/2001) der Universität Erfurt ihren Studienbetrieb aufgenommen. Die Ankunft der neuen Universitätsprofessorinnen und –professoren prägt den Bestandsaufbau der Universitätsbibliothek entscheidend. Neben den fortlaufenden Aufbau eines Grundbestandes in den Fachreferaten tritt verstärkt die Beschaffung spezialisierter, den Lehrstuhlprofilen entsprechender Literatur. Durch Vermittlung einzelner Lehrstühle konnten wichtige Tauschbeziehungen zur Bibliothek der Waseda-Universität in Tokio sowie zur Bibliothek der Universidad Pontífica in Peru geknüpft werden. Ebenso sind wertvolle Geschenke (Bibliothek Erich Weis, Bibliothek Minahiko Ogino, Japan Foundation, Grants der Kanadischen und der US-Botschaft, Rezensionsexemplare des Harvard Business Manager) und der Ankauf eines Teils der Bibliothek Ulrich Haarmann der umsichtigen Vermittlung einzelner Professoren zu verdanken. Für den vorgesehenen fachübergreifenden Themenschwerpunkt Böhmen wurde die Bibliothek Josef Hrabak erworben.

Monographienerwerbung

In engem Zusammenhang mit der geschilderten Entwicklung der Universität und dem gemeinsamen Bestandsaufbau durch Fachreferentinnen und Lehrstühle stehen folgende Neuerungen in der Monographienerwerbung: 1999 wurde die 1997 eingeführte Fächerbudgetierung durch eine Lehrstuhlbudgetierung erweitert. Die neuen Lehrstühle erhielten dazu aus den Grundbestandsmitteln der Bibliothek eigene Lehrstuhlmittel. Um die Literaturbedürfnisse von Lehrstühlen mit besonderen Profilen (Islam, Judentum, Lateinamerikanische Geschichte, Ostasiatische und Westasiatische Geschichte) erfüllen zu können, hat die UB Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten im außereuropäischen Ausland aufgenommen. Auf dem antiquarischen Sektor verlagerte sich der Schwerpunkt vom angebotsorientierten Erwerb zur Beschaffung von Desiderata via Internet-Antiquariatsbuchhandel oder Reproduktion. Den im Internetbuchhandel auftretenden Schwierigkeiten (fehlende Kreditkarte, nicht angekommene oder eingelöste Schecks bei eigens ausgehandelter Zahlung nach Lieferung, Zoll) begegnete die Bibliothek mit der Übertragung des Geschäftes an einen Library Supplier, bevor sie Ende 2000 durch einen inländischen Antiquar das Angebot erhielt, dessen private Kreditkarte leihweise benutzen zu können.

Darüber hinaus können folgende Entwicklungen und Fortschritte verzeichnet werden: Im Kontext der Integration der PHB sind die monographischen Fortsetzungen dieser Bibliothek in die Verwaltung der UB übergegangen. 2000 konnte ein Aussonderungsgeschäftsgang für Monographien beschlossen und in der Praxis erprobt werden. Die Überwachung des Mittelabflusses einschließlich der gebundenen Mittel und die Führung der erwerbungsrelevanten statistischen Daten erfolgt in der Zeitschriften- und Monographienerwerbung der UB seit 2000 ausschließlich über das PICA-Erwerbungsmodul ACQ. Auf eine parallele konventionelle Erfassung wird seitdem verzichtet. In diesem Zusammenhang hat sich die Abteilung Buchbearbeitung intensiv um eine Verbesserung und Verstetigung der Qualität der Dateneingabe bemüht. Ein Outsourcingprojekt im Bereich Vorakzession und Bestellkatalogisierung im Verbundkatalog mit einem erfahrenen und innovativen Library Supplier hat zu dem Ergebnis geführt, dass dieses Outsourcingkonzept konventionell arbeitenden Bibliotheken und Erwerbungsabteilungen dienlich sein kann, elektronisch und integriert organisierten Bibliotheken jedoch wenig Entlastung und Freiraum verschafft.

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Zeitschriftenerwerbung

Der Bestand an laufenden Zeitschriften wurde von 1.212 Abonnements (UB und PH) im Jahre 1998 auf 1.744 Abonnements (Standort Erfurt) Ende 2000 ausgebaut. Die neu eingerichteten Abonnements betrafen vor allem die Fächer Allgemeine und vergleichende Sprach- und Literaturwissenschaft, Geschichte, Recht, Philosophie, Psychologie, Religionswissenschaft und Wirtschaftswissenschaft.

1999 wurden von 93 Zeitschriftentiteln ältere Jahrgänge in einem Volumen von 432.000,- DM erworben. Im Jahr 2000 belief sich das Rückergänzungsvolumen auf 820.000,- DM für 120 Zeitschriftentitel.

Der Bestand an laufenden CD-ROM-Abonnements ist von 71 im Jahre 1999 auf 110 am Jahresende 2000 angewachsen.

1999 wurde die erste Online-Zeitschrift erworben. Ende 2000 waren insgesamt 121 elektronische Zeitschriften und 12 Online-Datenbanken für die Bibliotheksnutzer direkt zugänglich. Der Schwerpunkt liegt auf der Kombination von Printabonnements mit Online-Ausgaben. Es gibt aber auch Zeitschriftentitel, die nur online kostenpflichtig bereitgestellt werden.

Ende des Jahres 2000 wurde die Nutzungsberechtigung für das US-amerikanische elektronische Zeitschriftenarchiv JSTOR (Arts & Science I Collection) erworben. Die Arts & Science I Collection von JSTOR stellt 115 geistes- und sozialwissenschaftliche Zeitschriften von ihrem ersten Jahrgang an bis zu einem "moving wall" (je nach Titel 2-5 Jahre vor dem aktuellen Jahrgang) online zur Verfügung.

Seit der Bibliothekseröffnung im Jahr 2000 werden 28 deutsche und internationale Tages- und Wochenzeitungen angeboten. Für 12 Titel wurden in größerem Umfang (168.000,- DM) ältere Jahrgänge als Mikrofilm erworben.

Mit der vollständigen Übernahme der Abonnements der Pädagogischen Hochschule in das PICA-Erwerbungsmodul ACQ wie auch in die gemeinsame Rechnungsbearbeitung und Haushaltsüberwachung wurde die Integration der PH-Abos abgeschlossen.

Um die Nachweissituation der Zeitschriften insgesamt zu verbessern, wurden die Abodaten in den verschiedenen PICA-Modulen (ACQ, OUS, NMN) abgeglichen. Darüber hinaus wurden die Abodatensätze im ACQ und die Erfassung von Erwerbungsdaten (Rechnungseingabe) an die Erfordernisse der maschinellen Gewinnung von statistischen Daten angepasst.
Ab 1999 werden CD-ROM und E-journals im ACQ verwaltet.

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Statistik Erwerbung (Standort Erfurt)

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3.1.2 Katalogisierung

Monographienkatalogisierung

Das Berichtsjahr 1999 war innerhalb der Abteilung Buchbearbeitung durch die Festigung der Organisationsform in Fachteams und durch die Intensivierung der Zusammenarbeit mit den Fachreferentinnen gekennzeichnet. Die Anforderungen an die Fachteams waren hoch, da sich aufgrund des Aufbaus der Universität neue Lehrstühle und neue Fächer bildeten. Daraus resultierte die notwendige Einarbeitung in neue Systematikbereiche und teilweise eine neue Zuordnung von Fachreferentinnen zu Fachteams.

Im Zusammenhang mit dem Umzug in den Bibliotheksneubau im Jahr 2000 wurde die Abteilung Buchbearbeitung neu strukturiert und insgesamt in 6 Teams gegliedert (4 Fachteams, ein Team zur Bearbeitung Neuer Medien und ein Zeitschriften-Team). Aus der Neustrukturierung resultierten umfangreiche Modifizierungen der internen Geschäftsgänge (Angleichen der internen Katalogisierungsrichtlinie für die Monographien- und Zeitschriftenerschließung; Entwicklung gemeinsamer Schnittstellen für die technische und buchbinderische Bearbeitung von Monographien und Zeitschriften).

Neben der weiteren Einbindung des PICA-Erwerbungsmoduls (ACQ) im Monographien- und Zeitschriftenbereich (Erweiterung der Funktionalität; Erweiterungen der statistischen Abfragemöglichkeiten) wurde das Programm zur internen Prüfung der Katalogisate modifiziert. Das Abprüfen formaler Aspekte der zentralen bibliographischen Ebene und der Syntax der Systemkategorien der Lokal- und Exemplardatenebene führte zu einer kontinuierlichen Qualitätssteigerung der formalen Erschließung. Die durch die Integration umfangreicher Bibliotheken notwendige Erhaltung der Lokal- und Exemplardatenebene konnte somit parallel zur Normierung nach den Standards der UB gewährleistet werden. Darüber hinaus wurde innerhalb der Prüfroutine auch den Modifizierungen des GBV (Einführung neues Datenmodell für mehrbändige Werke) Rechnung getragen.

Alle Festlegungen der Lokal- und Exemplardatenebenen finden ihren Niederschlag in der "Lokal- und Exemplardatendokumentation der Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha", in der für alle Mitarbeiterinnen die Syntax der Kategorien in normierter Form vorgestellt und erläutert wird.

Mit der Aufnahme des gesamten Spektrums der Service- und Benutzungsdienstleistungen im Neubau der UB wurde ein Teil der Mitarbeiterinnen neben der Arbeit in der Abteilung Buchbearbeitung auch in die Sachgebiete Ausleihe, Information, Lesesaal und Mediothek eingebunden. Trotz dieser Verlagerung von Aufgabenbereichen der Mitarbeiterinnen in die Benutzung konnten im Berichtsjahr 2000 insgesamt 38.848 Monographien formal erschlossen werden.

Zeitschriftenkatalogisierung

Die Normierung und Anpassung des separaten Zeitschriftengeschäftsganges an die Dokumentationen der Monographienbearbeitung wurde im Jahr 1999 abgeschlossen. Die Behandlung der Schnittstelle zur Monographienbearbeitung, Fragen der Datenverwaltung, Statistik und Mahnvorgänge wurden in speziellen Arbeitsanleitungen fixiert.

Parallel zur Abonnementbetreuung der UB wurden die abgeschlossenen Zeitschriftenbestände, die Magazinbestände und die katalogtechnische Bearbeitung der Zeitschriftenbestände der PHB weitgehend zum Abschluss gebracht. Die aus der Provenienz der PHB stammenden Zeitschriften wurden nach dem UB-Standard umgearbeitet, etikettiert und mit dem Bezug des Bibliotheksneubaus gemeinsam in der Freihandaufstellung präsentiert.

Im Bereich der elektronischen Medien wurden erste Erfahrungen in der Erwerbung von Online-Datenbanken gesammelt, die Verzeichnung von CD-ROM und Online-Datenbanken im Erwerbungssystem ACQ weiterentwickelt und erste Datensätze zur Verzeichnung von Online-Zeitschriften im GBV-Verbundkatalog angelegt. Parallel mit der Verzeichnung von elektronischen Zeitschriften im GBV-Verbundkatalog wurde die UB Teilnehmer der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek Regensburg, innerhalb derer sie den Online-Zugang zum eigenen Zeitschriftenbestand und zu einem ausgewählten Fremdbestand nutzt.

Auch der Zeitschriftenbestand der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg konnte mit Unterstützung von ABM-Mitarbeiterinnen weiter aufgearbeitet werden. 1999 wurden 1.016 Titel und im Jahr 2000 1.002 Titel in der GBV-Verbunddatenbank verzeichnet. Die formale Erschließung erfolgte durch Mitarbeiterinnen der Zeitschriftenstelle. Diese wurden im Bereich der Einzelbanderfassung im PICA-Ausleihmodul (OUS) von ABM-Mitarbeiterinnen unterstützt.

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Katalogisierung von Nicht-Buch-Materialien

Im Ergebnis eines kontinuierlichen Aufbaus eines Grundbestandes an Neuen Medien wurden im laufenden Berichtszeitraum zahlreiche Nicht-Buch-Materialien erworben und der Benutzung zur Verfügung gestellt. Schwerpunkte lagen in der Erwerbung von Mikroformen, CD-ROMs und Medienkombinationen.

In Vorbereitung des Bezuges des Bibliotheksneubaus und der damit verbundenen Einrichtung des Bereiches Neue Medien wurde in Zusammenarbeit mit der Abteilung Benutzung eine Konzeption zur Präsentation der Nicht-Buch-Materialien innerhalb des Freihandbestandes sowie zu Serviceangeboten an den Multimedia-Arbeitsplätzen und Medien-Carrels erarbeitet. Gemeinsam mit dem Zeitschriftenteam wurde ein Geschäftsgang für CD-ROM im Netz und ein Geschäftsgang für die Bearbeitung von Mikrofiches und Mikrofilmen als Voraussetzung für die Einarbeitung großer Bestände an Mikroformen entwickelt.

Katalogisierung von Schrifttum in außereuropäischen Sprachen

Die Erwerbung umfangreicher Bestände an japanischsprachiger und arabischsprachiger Literatur erfordert eine sachgerechte formale Erschließung im GBV. Jeweils zwei bibliothekarische Mitarbeiterinnen eigneten sich beim Landesspracheninstitut Nordrhein-Westfalen Grundkenntnisse der japanischen bzw. arabischen Sprache an. Mit den jeweiligen Lehrstühlen wurde eine enge Zusammenarbeit hergestellt. Die bibliothekarischen Mitarbeiterinnen nutzten den lesenden Zugriff via Internet auf relevante Fremddaten aus unterschiedlichen Online-Katalogen.

Die formale Erschließung der japanischsprachigen Literatur erfolgte unter Zuhilfenahme des Kataloges der Bibliothek der Waseda-Universität Tôkyô, des NACSIS Webcat (Japanischer Vebundkatalog) und des Kataloges der National Diet Library in Tôkyô. Am häufigsten wurde auf den Online-Katalog der Bibliothek der Waseda-Universität zurückgegriffen, da in ihm die bibliographischen Beschreibungen in Kanji, Katakana und Hepburn-Umschrift vorliegen. Nicht ermittelte Titel wurden von den bibliothekarischen Mitarbeiterinnen mit Hilfe der Zeichenwörterbücher transkribiert bzw. von Mitarbeitern des Lehrstuhls für Ostasiatische Geschichte nach Hepburn umgeschrieben.

Die Verzeichnung in der GBV-Verbunddatenbank erfolgt derzeit ausschließlich in lateinischer Schrift (Hepburn-Umschrift), da die der Datenbank zugrunde liegende Software keine Mehrschriftlichkeit darstellen kann.

Die formale Erschließung der arabischsprachigen Literatur erfolgte unter Nutzung des Virtuellen Kataloges Sondersammelgebiet 6.23 Vorderer Orient einschließlich Nordafrika bzw. durch direkten Zugriff auf den Katalog der Universitäts- und Landesbibliothek Halle bzw. der Universitätsbibliothek Tübingen.

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3.1.3 Sacherschließung

Die Sacherschließung erfolgte wie in den vorangehenden Jahren als Bestandssystematisierung nach der Regensburger Verbundklassifikation (RVK). Ein großer Teil der Signaturen konnte als Fremddaten aus dem Bayerischen Bibliotheksverbund gewonnen werden; die übrigen Signaturen wurden durch die Fachreferentinnen vergeben. Die Sacherschließung wurde zeitweise – insbesondere für übernommene Bestände in den Fachgebieten Religionswissenschaft/Theologie, Geschichte, Vergleichende Sprach- und Literaturwissenschaft, Soziologie und Pädagogik – durch wissenschaftliche Hilfskräfte unterstützt.

Ende 1999 wurde die Regensburger Verbundklassifikation zur systematischen Freihandaufstellung von Teilbeständen in der FB Gotha eingeführt. Die sachliche Erschließung des Bestandes nach 1945 (Numerus currens) wurde fachlich von Fachreferentinnen der UB begleitet.

Die Referentin für Sacherschließung nahm am 29.09.1999 an der Konferenz der Anwenderbibliotheken der RVK in Regensburg teil.

Im Bereich der japanischsprachigen Literatur wurden in der GBV-Verbunddatenbank sowohl die RVK-Notationen als auch die Notationen der Nippon Decimal Classification auf lokaler Ebene erfasst.

3.1.4 Projekte

Einarbeitung der Bestände der Pädagogischen Hochschule Erfurt

Das 1997 begonnene Projekt wurde 1999 mit 15 ABM- und SAM-Mitarbeiterinnen weitergeführt. Die Tätigkeiten der Projektmitarbeiterinnen erstreckten sich auf Online-Recherchen in der Verbunddatenbank des GBV, auf die Übernahme von Fremddaten, die Katalogisierung einfacher Titel, die Verzeichnung von Lokal- und Exemplardaten und die buchtechnische Ausstattung (Etikettierung).

Im Zeitraum von März 1999 bis März 2000 konnten innerhalb des Projektes aus folgenden Instituten der Pädagogischen Hochschule Erfurt die Bestände in der GBV-Verbunddatenbank erfasst und buchtechnisch bearbeitet werden:

• Sprachenzentrum 1.213 Bde.
• Institut für Berufspädagogik 1.104 Bde.
• Institut für Schulpädagogik 1.912 Bde.
• Institut für Grundschulpädagogik 2.461 Bde.
• Institut für Sonder- und Sozialpädagogik 1.304 Bde.
• Institut für Slawistik 1.179 Bde.

Darüber hinaus erfolgte durch die Projektmitarbeiterinnen die Umarbeitung der Handapparate der PH, des Bestandes des Monographienlesesaals und der Lehrbuchsammlung der PHB, des Bestandes der Zweigbibliothek Kunstwissenschaft, die Aufnahme der Russica-Sammlung und die Bearbeitung ausgewählter PH-Magazinbestände mit einem Erscheinungsjahr vor 1900.

Insgesamt konnten im Rahmen des Projektes 65.680 Bände der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt nach dem Standard der Universitätsbibliothek eingearbeitet werden.

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Einarbeitung der Monographien aus der Bibliothek Teufel

Durch eine Schenkung des Ehepaars Teufel erhält die UB ca. 50.000 Bände (vor allem aus den Bereichen der deutschen Geschichte und Literatur, Geschichte des Judentums und Bohemistik), die seit 1998 in jährlichen Tranchen von bis zu 10.000 Bänden übernommen und kontinuierlich bearbeitet werden.

Unter Anleitung eines Diplombibliothekars bearbeiteten 5 Mitarbeiterinnen (ABM-Kräfte) von Oktober 1998 bis Ende September 1999 insgesamt 15.084 Bände.

Nach Beendigung des ABM-Projektes bearbeiteten die Teammitarbeiterinnen der UB bis Ende 2000 weitere 2.932 Bände der Bibliothek Teufel.

Einarbeitung des Monographienbestandes der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg

Die von einer Fremdfirma durchgeführte Konversion des Systematischen Standortkataloges der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg wurde 1999 beendet (s. Jahresbericht 1997/1998), wobei die notwendigen Nacharbeiten bis in das Jahr 2000 andauerten.

Die von 2 Diplombibliothekarinnen durchgeführten Nacharbeiten beinhalteten vorrangig die Bearbeitung der von der Fremdfirma bei aufgetretenen Katalogisierungsproblemen in der Titelaufnahme gesetzten Abrufzeichen. Die differenzierten Abrufzeichen bezogen sich u.a. auf die Signaturbildung, auf hierarchisch strukturierte Aufnahmen (mehrbändige Werke sowie enthaltenen und beigefügte Werke), auf die Nachbearbeitung der Konvolute im OUS oder auf fehlende Angaben auf den Katalogkarten.

Die Bearbeitung der einzelnen Problemfälle war sehr zeitaufwendig, da in der Regel jeder Band autoptisch geprüft bzw. zeitintensive Recherchen durchgeführt werden mussten.

Die Etikettierungsarbeiten und die Umsortierung des Bestandes wurden zunächst in Naumburg von 8 ABM-Mitarbeiterinnen weitergeführt, die 3 Diplombibliothekarinnen der UB im Wechsel betreuten (s. Jahresbericht 1997/1998).

Die Produktivität wurde durch die schwierigen räumlichen Bedingungen, die geringe Kapazität an Stell- und Sortierfläche in dem Naumburger Standort Othmarskirche sowie durch die verkürzte Arbeitszeit (täglich 2 Stunden Wegezeit nach Naumburg und zurück) stark beeinträchtigt.

Die Anmietung eines zusätzlichen Magazinstandortes in Erfurt ermöglichte im Mai 1999 die Verlagerung des Bestandes der Othmarskirche von Naumburg nach Erfurt.

Für die im März 1999 zur Weiterführung der Etikettierungsarbeiten eingestellten 8 ABM-Mitarbeiterinnen wurden am Erfurter Standort Gotthardtstraße Arbeitsplätze sowie Sortier- und Stellflächen für die zu bearbeitenden Bände geschaffen. Die Etikettierungsarbeiten in Erfurt betreute eine Bibliothekarin.

Die Überführung sowohl der bereits etikettierten als auch der unetikettierten Bestände aus Naumburg nach Erfurt hatte zusätzlich mehrere Bestandsverlagerungen in den Erfurter Magazinen zur Folge. Insgesamt wurden von Naumburg nach Erfurt ca. 90.000 Bände und innerhalb Erfurts 40.000 Bände verlagert.

Die Etikettierung des Bestandes der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg konnte mit Projektende im 1. Quartal 2000 abgeschlossen werden. Die unabhängig vom Projektabschluss erforderlichen Nacharbeiten – wie z.B. Signaturkorrekturen, Korrekturen von Verbuchungsetiketten, Buchbinderlieferungen – werden nach Bedarf von einer Diplombibliothekarin der Abteilung Buchbearbeitung erledigt.

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Integration der Datenbestände der Forschungsbibliothek Gotha und der Universitätsbibliothek Erfurt

Eine Folge der Integration von Forschungs- und Landesbibliothek Gotha und Universitätsbibliothek Erfurt war die Notwendigkeit eines einheitlichen Nachweis- und Arbeitsinstruments für beide Standorte. In Zusammenarbeit mit Vertretern der GBV-Verbundzentrale und Vertretern der UB Erfurt und der FB Gotha wurde ein Konzept zur Normierung des Gothaer Datenbestandes an den Standard der UB entwickelt.

Analog zu den Konzepten der Datenumsetzung der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg und der Bibliothek der PH Erfurt wurde ein Datenmodell für die Besonderheiten des historischen Bestandes erarbeitet, in dem die bisherigen Erfahrungen mit der Integration anderer Bibliotheken berücksichtigt wurden.

Bei der Gestaltung der Lokaldaten wurde auf zwei Schwerpunkte Wert gelegt: auf die verlustfreie Transformation der Gothaer Altdaten in normierter Form sowie auf eine einheitliche und abgestimmte Syntax der Lokaldaten zwischen allen Teilbeständen der UB. Von den Gothaer Altdaten werden die Notation, die Alt-Signatur und die Provenienz in die Lokal- und Exemplardaten übernommen. Insbesondere wurde eine einheitliche Vergabe der Ausleihindikatoren, eine sortier- und trunkierfähige Struktur der Altsignaturen, eine Migration der Sacherschließungsdaten und Voraussetzungen für getrennte Steuermechanismen in der Fernleihe und der OPAC-Anzeige für beide Standorte erreicht.
Die einzelnen Umsetzungsschritte wurden von Mitarbeiterinnen unterschiedlicher Abteilungen beider Standorte begleitet.

Die unterschiedlichen formalen Erschließungsstände der gymnasialen und herzoglichen Sammlung der FB Gotha, der hohe Anteil an Altbestandskatalogisaten mit seinen vielfältigen Signaturstrukturen bedingten umfangreiche Testläufe, die zeitliche Verzögerungen im Gesamtablauf nach sich zogen. Die für das Jahresende 2000 geplante Vereinigung beider Datenbestände konnte erst Anfang 2001 realisiert werden.

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3.1.5 Bestandserhaltung

Einbandstelle, Buchbinderei und Restaurierung

Basierend auf den guten Erfahrungen der vergangenen Jahre wurden im laufenden Berichtszeitraum die jährlichen Ausschreibungen weiterhin nach Bindepartien vorgenommen. Der umfangreiche Leistungsanforderungskatalog, der der Ausschreibung zugrunde lag, wurde weiter präzisiert. In die Ausschreibung eingebunden waren regionale und überregionale Buchbinder.

Neben dem Bestandszugang der UB wurden die Bestände der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg sowie der PH Erfurt buchbinderisch bearbeitet.

Tabellarische Übersicht der bearbeiteten Buchbindereinheiten

Neben den Reparaturen im Haus wurden 1999 28 Bände und im Jahr 2000 3 Bände (hauptsächlich alte Drucke aus dem Bestand der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg) an selbständige Restaurierungswerkstätten gegeben. Die Gesamtkosten für beide Jahre beliefen sich auf 41.200 DM.

Weitere Mittel in Höhe von 47.212 DM wurden im Jahr 2000 für die Schimmelpilzbekämpfung und Hygienisierung von insgesamt 3.207 Bänden insbesondere aus dem Bestand der PHB und der UB eingesetzt.

Zur Effektivierung der Arbeitsschritte bei der Vorbereitung von Buchbinderaufträgen im Zeitschriftenbereich wurde im Berichtsjahr 2000 von der Erstellung der zeitaufwendigen Bindelisten Abstand genommen. In Zusammenarbeit mit dem Zeitschriftenteam und ausgewählten Buchbindern wurde ein dreigeteilter Laufzettel entwickelt, der allen Belangen der Kennzeichnung durch die Zeitschriftenstelle und die Einbandstelle gerecht wurde und in normierter Form die bestandsbezogenen Daten für den Buchbinder liefert.

Weitere Normierungen im Bereich der Musterpappen minimierten den bisher sehr umfangreichen Schreibaufwand.

Um bei allen Mitarbeiterinnen der UB das Bewusstsein für die Probleme der Bestandshygiene zu wecken, wurde durch die Buchbinderin eine Einführung in die Schimmelpilzproblematik gegeben. Neben den Aspekten des frühzeitigen Erkennens des Schimmelbefalls wurden auch Fragen der ordnungsgemäßen Aufstellung und der notwendigen Prävention behandelt.

Im Bibliotheksneubau der UB steht eine leistungsfähige, auf die Bedürfnisse der UFB zugeschnittene Buchbinderwerkstatt zur Verfügung.

Mikroverfilmung

Im laufenden Berichtszeitraum 1999/2000 standen insgesamt 29.600 DM für die Mikroverfilmung zur Verfügung. Diese Mittel wurden für die Weiterführung der Mikroverfichung der maschinenschriftlichen Dissertationen der PH Erfurt aus der Zeit der DDR verwendet.

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3.2 Forschungsbibliothek Gotha

3.2.1 Bestandsaufbau und Erwerbung

Das Erwerbungsgeschehen der Jahre 1999 und 2000 war davon gekennzeichnet, dass eine Übernahme der Erwerbungstätigkeit durch die UB zwar geplant war, aber aus technischen und personellen Gründen nur zum Teil in der zweiten Jahreshälfte 2000 realisiert werden konnte.

Der Rarabestand wurde 1999 um neun Titel in zehn Bänden, 2000 um siebzehn Titel in sechs Bänden erweitert. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Titel aus dem Altbestand. Im Jahr 2000 konnten eine Inkunabel (Petrarca, Francesco: Opera Latina. Basel, 1496) und ein Sammelband mit 13 frühen Drucken zwischen 1507 und 1521 u.a. mit Werken von Melanchthon und Erasmus erworben werden.

Statistik Erwerbung (Standort Gotha)

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3.2.2 Katalogisierung

Wesentliche Voraussetzung für die Zusammenführung beider Bibliotheken ist die Etablierung eines einheitlichen Standards für die Lokal- und Exemplardaten. Ziel ist es, hierdurch sowohl einen gemeinsamen elektronischen Publikumskatalog (OPAC) als auch einen separaten OPAC für den jeweiligen Bibliotheksstandort anbieten zu können. Seit September 1999 kommt dieser Standard in der FB Gotha zur Anwendung und wird seitdem für alle Bestände verwendet.

Erfassung neuerer Titel

Im Rahmen der Arbeitsbeschaffungsmaßnahme "PC-gestützte Bearbeitung der jüngeren Bestände" wurden seit September 1999 zunächst die Bestände der Handapparate und des Lesesaals umgearbeitet. Hierbei waren die Katalogdaten zu überprüfen und ggf. zu ergänzen, die notwendigen Steuercodes einzufügen (Abrufzeichen, Provenienzangabe, Abteilungs- und Lokalkennzeichen), ein Barcode aufzubringen und einzulesen sowie eine Signatur nach der RVK zu ermitteln, zu erfassen und aufzubringen. Die Arbeiten erfolgen unter Anleitung einer Diplombibliothekarin. Die bearbeiteten Bestände sind zur systematischen Freihandaufstellung vorgesehen, sobald die Erweiterung des derzeitigen Lesezimmers abgeschlossen ist (I. Quartal 2002). Hierbei konnten im Berichtszeitraum insgesamt 10.600 Bände bearbeitet werden.

Als zweite Bestandsgruppe wurde innerhalb dieses Projektes damit begonnen, die Literatur des Numerus currens zu bearbeiten. Hierbei handelt es sich um moderne Literatur, welche seit Beginn der sechziger Jahre beschafft wurde. Auch diese Bücher werden mit Barcodes ausgestattet und die Lokal- und Exemplardaten vervollständigt. Eine Signaturänderung wird nicht vorgenommen, doch ermöglicht die Erfassung von RVK-Notationen den inhaltlichen Zugriff auch auf diese Literatur. Insgesamt konnten so im Berichtszeitraum 14.673 Titel bearbeitet werden. Dabei wurden 2.735 Titel als nicht benötigte Dubletten zum Bestand der UB markiert und warten auf eine spätere Abgabe an andere Bibliotheken.

Da für einen Teil der Titel keine Signaturen bzw. Notationen der Regensburger Verbundklassifikation aus Fremddaten übernommen werden konnten, wurden hierfür durch die Fachreferentinnen Systematisierungsleistungen erbracht, unabhängig ob es sich um Mitarbeiterinnen aus Erfurt oder Gotha handelte. Umgekehrt haben Gothaer Mitarbeiterinnen des Höheren Dienstes mehrere Fachreferate übernommen und betreuten 2000 damit 17 Lehrstühle der Universität.

Einige der Mitarbeiterinnen der ABM erwiesen sich fachlich als so zuverlässig, dass sie in der Lage waren, einfachere Titelaufnahmen selbst zu erstellen. Sie wurden eingesetzt, um neuere im Zettelkatalog der FB Gotha erfasste Titel in die Katalogdatenbank einzugeben sowie autoptische Titelaufnahmen neuerer Literatur zu erstellen.

Hieran beteiligten sich auch feste Mitarbeiterinnen anderer Arbeitsbereiche. Im Berichtszeitraum konnten so 21.723 Titel konvertiert werden. Nachdem die einfacheren Titel des Zettelkatalogs vollständig abgearbeitet waren, erfassten diese ABM-Kräfte unter Anleitung einer Fachkraft im Berichtszeitraum noch 5.713 einfachere, nach 1850 erschienene Titel der Sachgruppe Poesis aus der herzoglichen Sammlung.

Insgesamt konnten insbesondere durch die Unterstützung von Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen im Berichtszeitraum 56.581 Titel in den Datenbanken des gemeinsamen Bibliotheksverbundes bearbeitet werden.

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Erfassung von Drucken des 16. Jahrhunderts

Aufgrund dessen, dass die Mitarbeit am Verzeichnis der Deutschen Drucke des 16. Jahrhunderts (VD 16) für andere Bibliotheken eingestellt wird, wurden im wesentlichen Arbeiten an bereits erfolgten Zulieferungen durchgeführt. In der Hauptreihe wurden 1999 23 Berichtigungen und 105 Korrekturen durchgeführt. Im Supplement wurden 566 neue Aufnahmen und 81 Dubletten angefertigt. Im Jahr 2000 wurden in der Hauptreihe 25 Berichtigungen und 15 Kurzkorrekturen eingebracht. Im Supplement wurden 412 neue Aufnahmen und 4.500 Dubletten eingebracht. Die große Zahl von Dubletten zum Supplement im Vergleich zu den Vorjahren ergibt sich daraus, dass im Jahr 2000 die über mehrere Jahre nur in Gotha erfassten Dubletten zum Supplement nach München gemeldet werden konnten.

Im Gesamtbestand des Kurztitelkatalogs der Deutschen Drucke des 16. Jahrhunderts der Forschungsbibliothek waren 1999 nach Neuaufnahmen von 21 Titeln in 20 Bänden 16.226 Titel verzeichnet. Im Jahr 2000 sind nach der Neuaufnahme von 31 Titeln in 15 Bänden im Kurztitelkatalog 16.257 Titel verzeichnet.

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Verzeichnis der Deutschen Drucke des 17. Jahrhunderts (VD 17)

In dem seit September 1996 laufenden Projekt wurde 1999 mit zwei DFG-Mitarbeitern (1,75 Mannjahre) und dem entsprechenden Eigenanteil (0,5 Stelle Dipl.-Bibl., sowie weitere Unterstützung durch Projektleitung, EDV, Verfilmung/ Digitalisierung und Magazinkräfte) die Sachgruppe Poesis und Oppida der Herzoglichen Sammlung bearbeitet. 1999 wurden 3.189 neue Titel erfasst, 2.540 Titel zugetragen und 200 Neuansetzungen für die Personennormdatei sowie 17 Filme mit 17.295 Filmaufnahmen angefertigt.

Im Jahr 2000 wurden beide DFG-Stellen wieder voll besetzt. Mit dem Eigenanteil von Projektleitung, EDV-Unterstützung, Katalogisierung, Verfilmung/Digitalisierung und Magazin wurden die Sachgruppen Geographie, Buch- und Bibliothekswesen, Medizin in 8° und Theologie in 4° bearbeitet. Es wurden 3.105 neue Titel erfasst und 3.181 Titel zugetragen.

Gründung einer Arbeitsgemeinschaft Alte Drucke beim GBV

Um die Nachweissituation Alter Drucke überhaupt und konkret Vorhaben der Rekatalogiserung des Altbestandes der FB Gotha voranzubringen, wurde seitens des Bibliotheksleiters mit dem Leiter der Herzog-August-Bibliothek Wolfenbüttel verabredet, eine "Arbeitsgemeinschaft Alte Drucke" beim Gemeinsamen Bibliotheksverbund in Göttingen zu bilden. Aufgabe dieser Arbeitsgruppe ist die Koordinierung und Beförderung der spezifischen Belange für die Verzeichnung und Verwaltung Alter Drucke gegenüber den Gremien des Verbundes und der Verbundzentrale. Die konstituierende Sitzung fand am 26.09.2000 statt. Mitwirkende Bibliotheken zum Zeitpunkt der Gründung waren die Staatsbibliothek Berlin, die Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen, die Universitäts- und Landesbibliothek Halle, die Herzog-August-Bibliothek Wolfenbüttel sowie die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha.

Handschriftenkatalogisierung

Im Berichtszeitraum wurde am Institut für Sprachen und Kulturen des vorderen Orients der Friedrich-Schiller-Universität Jena im Rahmen des Verzeichnisses der Orientalischen Handschriften in Deutschland durch Herrn Forian Sobieroj 54 von Pertsch noch nicht verzeichneten Handschriften der FB Gotha katalogisiert. Hierzu leistete die Forschungsbibliothek umfangreiche Zuarbeiten.

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3.2.3 Bestandserhaltung

Foto, Repro, Digitalisierung

Die oben angeführten Leistungen der Fotostelle ließen sich nur durch den Einsatz von zwei zusätzlichen Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen erbringen. Die Zahlen beinhalten sowohl Aufnahmen aufgrund von nutzerseitigen Bestellungen wie Sicherheitsverfilmungen im Bereich der Handschriftensammlung. 1999 wurde für die Fotostelle ein Buchscanner der Firma Zeutschel (OS 7000) angeschafft. Im Jahr 2000 wurde eine Hybridkamera (ebenfalls Zeutschel) erworben. Mit dieser Hybridkamera kann entweder parallel in einem Arbeitsgang oder jeweils einzeln mikroverfilmt und gescannt werden. An diese Geräte angeschlossen sind entsprechende Programme zur elektronischen Bildbearbeitung.

Darüber hinaus ist die Fotostelle seit Anfang 2000 mit einer Farbscannerkamera, einem Diascanner für Kleinbild, einem A4-Flachbettscanner, einem Mikroformenscanner und einem hochwertigen A2-Drucker ausgestattet worden, um für Benutzeranfragen, Ausstellungen, Ausstellungskataloge und für die Präsentation im Internet Vorlagen anfertigen zu können.

Mit Sondermitteln des TMWFK wurden 1999 die historischen Bandkataloge aller Sammlungsteile mikroverficht. Dies ermöglicht die Benutzung von Fiche-Duplikaten durch Mitarbeiterinnen und Nutzer der Erfurter UB und ermöglicht es, die stark gefährdeten Bände überhaupt zum Restaurieren geben zu können. 2000 wurde mit entsprechenden Sondermitteln die Mikroverfichung der Dissertationen der Pädagogischen Hochschule fortgesetzt.

Organisatorisch wurde der Bereich Foto/Repro/Digitalisierung neu gestaltet, indem er einerseits aus dem Benutzungsbereich herausgenommen wurde, andererseits der Geschäftsgang für Auftragsreproduktionen vereinfacht wurde. Für letzteres wurde ein Durchschreibesatz entwickelt, der als Auftrags-, Bearbeitungs-, Rechnungs- und Kassenformular dient. Außerdem erhält der Benutzer zugleich die erforderlichen Angaben zu den Belangen des Copyright und der Bezahlung. Die Rechnungsstellung erfolgt nun durch die Fotostelle.

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Restaurierung und Konservierung

1999 wurden 90.491 DM für bestandserhaltende Maßnahmen, im Jahr 2000 94.413 DM für bestandserhaltende Maßnahmen in erster Linie für die Vergabe von Restaurierungsaufträgen nach außen verausgabt. Aus diesen Mitteln wurden 1999 59 Drucke vorwiegend des 16. und 17. Jahrhunderts restauriert, 2000 konnten 46 Drucke aus dieser Zeit und 14 Handschriften (Chart. A 18a+b, Chart. A 20, Chart. A 24d, Chart. A 644, Chart. A 1390, Chart. A 1899a, Chart. A. 2217 (1) Bl. 128-129, Chart. B 776, Chart. B 923, Chart. B 939, Chart. B 2056, Mus. 4° 28/3 + 28/4) wieder hergestellt werden.

Hinzu kommt die Restaurierung des systematischen Katalogs der Herzoglichen Sammlung. Hierbei handelt es sich um noch immer gültige Bandkataloge, welche als einzige Auskunft über die zutreffenden Signaturen geben. Aufgrund der Verwendung holzschliffhaltiger Papiere und des hierdurch bedingten Säurefraßes wurden die Bände brüchig, vielfach repariert und reißen nun insbesondere an den Randstellen der Verklebungen. Aufgrund der Vielfalt der Verklebungen und der Vielfalt der eingesetzten Beschreibmittel (Bleistift, Tusche, Tinten, Kopierstift, Kugelschreiber) ist die Wiederherstellung sehr aufwendig, da jedes Blatt einzeln behandelt werden muss. 1999 wurden die Kataloge der Gruppen Antiquitates, Leichenpredigten, Theologie (12 Bände), 2000 die Kataloge der Gruppen Politik, Ephemeriden und je ein Band der Gruppen Genealogie und Biographie (10 Bände) restauriert. Die Mittel hierfür wurden durch das TMWFK bereitgestellt.

Im Rahmen der regelmäßigen Buchpflege werden sukzessive alle Ledereinbände gereinigt, die bisherigen Signaturstreifen aus saurem Papier ausgetauscht und einer Lederpflege unterzogen. 1999 bis 2000 wurden 200.000 Bände in dieser Art behandelt. Hierbei kamen vor allem ABM-Kräfte zum Einsatz. Die Arbeiten in der Buchbinderei beschränkten sich im Berichtszeitraum (durch das Ausscheiden einer Mitarbeiterin in den Ruhestand zum 01.04.2000 und den Erziehungsurlaub der Buchbinderin bis Juni 2000) auf Reparaturen und die buchbinderische Verstärkung von Kleinschrifttum.

Fortsetzung: Teil 2

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