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Dateienformat und Verzeichnisstruktur der Dokumente

Ihr Dokument darf in jeder computerlesbaren Form existieren. Falls es in einem der gängigen Formate geschrieben ist, stellt die DBT den Nutzern die zum Öffnen der Dokumente notwendigen Programme zum Download zur Verfügung, und zwar automatisch und unmittelbar in der Dokumentbeschreibung. Sie sollten Ihre Dateien in den allgemein gängigen Formaten, Textdateien also möglichst in PDF, HTML oder PS einstellen. Für Word-Dateien ist zwar eine Reihe von Konvertierern verfügbar, die jedoch alle nicht hundertprozentig arbeiten, so dass der eine oder andere Nutzer mit punktuellen Verfremdungen Ihres Originals konfrontiert werden kann, um so mehr, je kunstvoller Sie die Datei aufgebaut haben.
Wir empfehlen das Format PDF/A, welches sich in der letzten Zeit zum Standard für die Langzeitarchivierung etabliert hat. Wir bieten Ihnen dafür umfangreiche Hilfen an.
Für Dokumente, welche durch die Bibliotheken evaluiert werden (Evaluationstyp: Für die Langzeitarchivierung vorgesehen) sowie über OAI verfügbar sein sollen, das betrifft insbesondere Dokumente , welche über die Kollektion Publikationen eingestellt werden, sind die Dateiformate PDF/A und XML für Textdokumente sowie TIFF für Bilddateien zwingend.
Für Audio- und Videodateien gelten besondere Vorgaben, da sich nicht jede Datei zum Streaming eignet. Eine Beschreibung der möglichen Formate finden Sie im Abschnitt Audio-/Video-Streaming.

Sie können Ihre Dateien auch in unterschiedlichen Formaten speichern. Am besten legen Sie dafür einen "weiteren Dateibereich" an und speichern dann Ihre Dateien im zweiten Format ab. Beide Dateibereiche werden auf der Metadatenseite mit Angabe des jeweiligen Formates angezeigt, und der Leser kann selbst das bevorzugte Format wählen.

Wahrscheinlich besteht Ihr Dokument nicht nur aus einer einzigen Datei, sondern aus einer Gruppe von Dateien, die vielleicht hierarchisch in Verzeichnissen geordnet sind. Die DBT kann diese Hierarchie nachvollziehen. Sie teilen dem Java-Applet das Verzeichnis mit, in dem Ihr Dokument liegt, es werden dann alle darin enthaltenen Dateien und Unterverzeichnisse mit deren Dateien übernommen. Sie sollten also Ihr Dokument so vorbereitet haben, dass alle erforderlichen Dateien in diesem Pfad liegen - und dass keine anderen Dateien oder Verzeichnisse enthalten sind. Die Dateien müssen nicht auf der Festplatte Ihres Rechners liegen. CD-ROM oder Netzlaufwerk sind genauso gut, wenn sie eben nur direkt erreichbar sind.

Anders formuliert: Dateien aus getrennten Verzeichnisbäumen können nicht übernommen werden.

URL statt Kopie

Es gibt für den Nutzer die Möglichkeit, alle Dateien eines Dateibereiches in einer ZIP-Datei herunterzuladen. Wenn Sie aus urheberrechtlichen Gründen diesen Service ausschalten wollen, können Sie, anstatt die Dokumentdateien in die DBT zu kopieren, die URL des Dokuments auf Ihrem eigenen Server angeben. Der Nutzer wird dann in der Dokumentbeschreibung einen externen Link vorfinden. Wenn Sie diese Form wählen, so sollten Sie Adressänderungen des Dokuments auf Ihrem Server möglichst bald auch in der DBT eintragen, um das lästige Problem nicht erreichbarer Links zu vermeiden.

Vorlesungsskripte

Sie können Vorlesungen als Kategorie in der Klassifikation Vorlesungsreihen registrieren lassen und dann jedes Ihrer Dokumente in Ihre Kategorie stecken. Es erleichtert Ihren Studenten das Finden aller dazugehörigen Skripte über den Link Vorlesungen/Kurse". Natürlich können die Vorlesungen auch über die Suchmaske mit Eingabe der entsprechenden Kriterien gefunden werden.